Projekty

1Jak działa moduł Projekty

Moduł Projekty służy do prowadzenia budżetów robót (budżetów R-M-S): planu kosztów i sprzedaży, harmonogramu, zaawansowania prac, kontraktowania zakupów, odbiorów od klienta i rozliczenia materiałów. W programie słowa „projekt”, „budżet” i „kosztorys” znaczą to samo.

Menu ma cztery części: Projekty (Projekty, Importuj budżet z xml, Prawa użytkowników), Raporty i harmonogramy (Zaawansowanie projektami, Harmonogram R-F, Realizacja Harmonogram R-F, Zestawienie materiałów łącznie), Kontraktowanie (Zamówienie kontraktowanie, Historia kontraktowanie, Historia kontraktowania wg pozycji) i Słowniki projektów (Typy projektu, Nowy rodzaj kosztu).

Budowa budżetu

• Grupa projektów – folder na projekty, np. „2026 - Budowy” albo nazwa klienta. Grupa może być nieaktywna – wtedy jej projekty znikają z listy aktywnych i z wyboru w dokumentach.
• Projekt – jeden budżet. Należy do grupy i do punktu (magazynu), ma właściciela, typ, etap, kontrahenta (odbiorcę faktur) i podstawową stawkę VAT.
• Dział – rozdział budżetu, np. „Część 1 Ocieplenie ścian”.
• Pozycja – to, co sprzedajemy klientowi: nazwa, jednostka miary, ilość (przedmiar), cena jednostkowa, daty planowane i faktyczne, procent wykonania.
• Linia kosztu – z czego pozycja powstaje. Każda linia ma rodzaj: R – Robocizna, M – Materiał, S – Sprzęt (oraz rodzaje własne firmy). Linia ma ilość, cenę, narzut (kwotę, nie procent) i plan sprzedaży.

Liczby w budżecie:

• Plan kosztów linii = ilość × cena + narzut. Suma linii daje plan pozycji, działu i projektu.
• Plan sprzedaży – kwota sprzedaży przypisana linii. Zmiana planu sprzedaży pozycji, działu albo projektu rozkłada się na linie proporcjonalnie do planu kosztów.
• Koszty – rzeczywiste: zamówienia i faktury zakupu, wydania (RW) i korekty zakupu przypisane do projektu. Dokument przypisany tylko do projektu (bez pozycji) liczy się jako koszt „poza pozycjami”.
• Zakontraktowane – wartość zaakceptowanych ofert dostawców (patrz Zakupy); koszt bez oferty liczy się po planie.
• Sprzedaż – faktury sprzedaży i korekty sprzedaży przypisane do projektu.
• Zaawansowanie % – średnia wykonania pozycji ważona ich wartością.

Kolejność pracy

1. Słowniki (raz)Typy projektu, etapy projektów (kolumny tablicy Kanban – na ekranie Słowniki) i ewentualnie własne rodzaje kosztów.
2. Grupa i projektZałóż grupę i projekt na liście projektów albo wczytaj gotowy budżet z pliku (Import budżetu). Budżet można też utworzyć z oferty sprzedaży („Utwórz budżet” na karcie oferty).
3. RoleNadaj pracownikom role w projekcie – bez roli pracownik projektu nie zobaczy (Prawa projektu).
4. BudżetDziały, pozycje, linie kosztów, ceny i plan sprzedaży.
5. HarmonogramDaty planowane pozycji na wykresie Gantta.
6. Kontraktowanie i zakupyZapotrzebowania, zapytania ofertowe, oferty, zlecenia; zakup w module Zakup z projektem na dokumencie.
7. RealizacjaDaty faktyczne i procent wykonania, odbiory od klienta i faktury sprzedaży.
8. Rozliczenie i raportyKoszty miesięczne, rozliczenie materiałów, raporty wielu projektów.

Role w projekcie

Każda osoba pracująca przy projekcie ma w nim jedną rolę:

• Uprawniony – Pracownik upoważniony (PU),
• DBR – Dział budżetowania i rozliczania,
• Kierownik S i Kierownik B – kierownicy robót (KRR/S, KRR/B; w szablonie praw mają wspólną kolumnę „KRR”),
• Zarząd (Z).

Prawa działają na dwóch poziomach. Prawa użytkownika w programie decydują o wejściu do modułu, zakładek i ekranów. Prawa w projekcie wynikają z roli: każdy projekt ma szablon praw z kolumnami dla ról (PU, DBR, KRR, Z), a każdy użytkownik może dodatkowo wyłączyć sobie prawo w kolumnie „U” (własne prawo). Wiele czynności – np. zmiana ceny czy ilości – wymaga obu: prawa w programie i prawa w projekcie.

Jak nadaje się prawa – rozdział Prawa użytkowników. Każdy ekran modułu ma ikonę (i) „Prawa tego ekranu” z opisem praw.

2Lista projektów

ProjektyProjekty

Lista pokazuje projekty z najważniejszymi liczbami. Opis pod tytułem mówi, co widzisz: „Wszystkie projekty firmy.” (z prawem do wszystkich projektów) albo „Projekty, w których masz rolę.”.

Przyciski nad listą

• Tabela / Kanban – sposób wyświetlania; program zapamiętuje wybór dla Twojego konta.
• Raporty i harmonogramy – raporty wielu projektów (Raporty projektów).
• Prawa użytkowników – role pracowników we wszystkich projektach (Prawa użytkowników).
• Nowy projekt i Grupy projektów – tylko z prawem do struktury i do wszystkich projektów.
• Import z pliku – „Nowy projekt z pliku projekt.json” albo „Wczytaj projekt z pliku XML norma” (Import budżetu).
• Pokaż także nieaktywne – dołącza projekty nieaktywne i projekty z nieaktywnych grup.

Filtry i kolumny

• Data utworzenia od / do, Magazyn, Właściciel, Etap (także „(bez etapu)”), Projekt („Nazwa projektu lub grupy” – wielkość liter i polskie znaki nie mają znaczenia). Wyczyść filtry pojawia się, gdy coś ustawiono.
• Kolumny tabeli: „Data utworzenia”, „Grupa projektów”, „Projekt” (z plakietką „nieaktywny”), „Typ”, „Etap” (z kolorową kropką), „Właściciel”, „Magazyn”, „Plan kosztów”, „Koszty”, „Plan sprzedaży”, „Zaaw. %”, „Plan start”, „Plan koniec”. Kliknięcie wiersza otwiera kartę projektu.

Widok Kanban – etapy projektów

W widoku Kanban kolumny to etapy ze słownika „Etapy projektów” (np. „Do złożenia”, „Złożony”, „Realizacja”, „Zakończony”). W nagłówku kolumny jest liczba projektów i suma planu sprzedaży. Karta pokazuje nazwę, typ, grupę, plan sprzedaży i kosztów, datę utworzenia, pasek zaawansowania i właściciela. Dwuklik otwiera kartę projektu.

• Przeciągnięcie karty do innej kolumny od razu zmienia etap projektu. Bez prawa zmiany projektów karty są tylko do podglądu.
• Projekt bez etapu stoi w pierwszej kolumnie z plakietką „bez etapu” – przeciągnij go, aby ustawić etap.
• Komunikat „Słownik etapów projektów jest pusty” oznacza, że trzeba dodać etapy na ekranie Słowniki.

Nowy projekt i grupy projektów

1. Załóż grupęGrupy projektów → Nowa grupa → wpisz nazwę, zostaw zaznaczone „Aktywna” → Zapisz. W tym samym oknie ołówkiem zmienisz nazwę lub aktywność grupy.
2. Otwórz oknoKliknij Nowy projekt.
3. Wypełnij polaGrupa projektów i Nazwa projektu (wymagane), Typ projektu, Właściciel, Etap, Magazyn (dokumenty projektu) (wymagane – punkt, w którym program szuka dokumentów projektu), Opis.
4. ZapiszDodaj projekt – otwiera się karta nowego projektu. Prawa w projekcie program kopiuje ze schematu praw projektów.
5. Nadaj roleZakładający nie dostaje roli w nowym projekcie – dodaj użytkowników w zakładce Prawa projektu.

• Zmiana nazwy grupy przepisuje ją we wszystkich projektach grupy.
• Usunąć można tylko pustą grupę – koszem przy grupie. Kosz usuwa grupę od razu, bez pytania.
• Projekt (i grupę, dział, pozycję) można też dodać bez wychodzenia z dokumentu – przyciskiem + przy polu projektu w zamówieniu sprzedaży, zakupu, wydaniu czy korekcie. Taki projekt powstaje w bieżącym punkcie.

3Karta projektu

ProjektyProjektynazwa projektu

Karta otwiera się kliknięciem projektu na liście albo odnośnikiem z dokumentu lub raportu. Przycisk ← Projekty wraca na listę.

Nagłówek

• Nazwa grupy (małym drukiem) i nazwa projektu, plakietki: typ, „etap: …”, „magazyn NN”, „właściciel: …”, „utworzony: …” i „Twoja rola: …”.
• Aktywny – projekt nieaktywny znika z listy aktywnych projektów i z wyboru w dokumentach.
• Zmień projekt – okno „Zmiana projektu”: grupa, nazwa, typ, właściciel, etap, opis, Kontrahent (skrót) (odbiorca faktur z kartoteki punktu projektu) i „Projekt aktywny”. Zmiana nazwy lub grupy przepisuje nazwę projektu w budżecie, kontraktowaniu i odbiorach.
• Usuń (z prawem usuwania) – „Usunąć projekt …?”: usuwa działy, pozycje, koszty, role, kontraktowanie i odbiory. Projektu z przypisanymi dokumentami nie można usunąć.

Menu zakładek

Zakładki są po lewej stronie, w sekcjach. Widzisz tylko te, do których masz prawo (wszystkie domyślnie Tak).

• „Nie masz dostępu do tego projektu.” – nie masz roli w projekcie ani prawa do wszystkich projektów.
• „Brak prawa do zakładki: …” – administrator odebrał Ci prawo do tej zakładki.

Notatki, Skany i pliki, Atrybuty

• Notatki – edytor tekstu z formatowaniem. Wpisz @, aby wstawić datę i godzinę, siebie albo kanał kontaktu; „@Wpis” wstawia wszystko naraz. Przycisk Zapisz notatki staje się aktywny po zmianie. Notatki projektu wczytanego z pliku program wypełnia sam danymi z importu (zamawiający, umowa, terminy części).
• Skany i pliki – „Wybierz pliki” albo przeciągnij pliki na kartę (pdf, obrazy, dokumenty biurowe, archiwa; do 20 MB, do 20 plików naraz). Dodawanie i usuwanie wymaga prawa w projekcie „dodanie dokumentu”.
• Atrybuty – Atrybut 1 to znacznik kosztów (filtr w spisach R-M-S i raportach): w karcie „Wyznacz atrybut 1 w projekcie” wybierasz atrybut i zaznaczasz koszty (zaznaczenie działu lub pozycji obejmuje jej koszty). Atrybut 2 to znacznik całego projektu (filtr w zestawieniach). Słowniki atrybutów są wspólne dla wszystkich projektów – zmiana w jednym projekcie działa wszędzie.

4Budżet projektu

karta projektuBudżet projektu

Zakładka ma dwa widoki: Struktura (drzewo do budowania budżetu – tylko z prawem do struktury) i Tabela (pełne liczby z edycją w komórkach). Program zapamiętuje wybrany widok.

Widok Struktura

• Z lewej Struktura budżetu: pole „Szukaj w strukturze…”, + Dział, rozwiń / zwiń wszystko i drzewo dział → pozycja → koszt z kwotą planu kosztów.
• Z prawej panel: bez zaznaczenia – karta „Projekt” z licznikami działów, pozycji, kosztów, planem kosztów i sprzedaży; po zaznaczeniu elementu – jego formularz z przyciskiem „+ Pozycja” albo „+ Koszt”.
• Przeciągnięcie elementu zmienia kolejność albo przenosi pozycję do innego działu (koszt do innej pozycji). Prawy klik otwiera menu: „Dodaj pozycję/koszt”, „Edytuj”, „Zmień nazwę”, „Przesuń wyżej/niżej”, „Usuń”.

Widok Tabela

• Kafelki: „Plan kosztów”, „Koszty (dokumenty)” (procent planu, na czerwono, gdy koszty przekraczają plan), „Plan sprzedaży”, „Sprzedaż”, „Planowany wynik” (plan sprzedaży − plan kosztów), „Zaawansowanie” i „Stawka VAT sprzedaży”.
• Przełącznik Netto / Brutto – brutto liczone ze stawki pozycji (pusta – stawka projektu). Kwoty wpisane w widoku brutto zapisują się jako netto. Wybór pamięta przeglądarka, nie konto.
• Karta „Działy, pozycje i koszty”: „Szukaj w budżecie…”, „+ Dział”, „Rozwiń wszystko”, „Zwiń wszystko”, menu Kolumny.
• Kolumny w grupach: PROJEKT WEJŚCIOWY – „Dział / pozycja / koszt” (koszt z kolorową plakietką R/M/S), „Jm”, „Ilość”, „Cena”, „VAT”, „Narzut”, „Plan kosztów”; PROJEKT ZAKONTRAKTOWANY – „Zakontraktowane”; REALIZACJA PROJEKTU – „Koszty”, „Plan sprzedaży”, „Zaaw. %”. Na końcu wiersza: + („Dodaj pozycję” / „Dodaj koszt”), ołówek „Zmień”, kosz „Usuń”.
• Kolumny, do których nie masz prawa w projekcie, w ogóle się nie pokazują.

Edycja budżetu

1. Dział+ Dział → „Nazwa działu” → Dodaj.
2. Pozycja+ w wierszu działu → „Nazwa pozycji”, „Jednostka miary”, „Ilość (przedmiar)”, „Cena jednostkowa” → Dodaj.
3. Koszt+ w wierszu pozycji → „Rodzaj kosztu” (wymagany), „Nazwa kosztu”, „Jednostka miary”, „Ilość”, „Cena jednostkowa”, „Narzut (kwota)” → Dodaj. „Plan kosztu = ilość × cena + narzut.”
4. Szybka zmiana liczbyDwuklik (albo Enter) w komórce „Ilość”, „Cena”, „Narzut” lub „Plan sprzedaży” → wpisz liczbę, np. 1 234,56 → Enter zapisuje. Dwuklik w komórce, której nie można zmienić w tabeli, otwiera okno „Zmiana: …”.
5. Plan sprzedaży całego projektuDwuklik na kafelku „Plan sprzedaży” → kwota → Enter. Kwota rozkłada się na koszty proporcjonalnie do planu kosztów.
6. UsunięcieKosz w wierszu → Usuń. Usunięcie działu usuwa jego pozycje i koszty, usunięcie pozycji – jej koszty.

• Pola bez prawa są zablokowane z napisem „Brak prawa do zmiany: … (Prawa projektu).”.
• „Nie można usunąć – … ma przypisane pozycje dokumentów (N). Najpierw zmień ich przypisanie.” – element z przypisanymi dokumentami nie da się usunąć ani przenieść.
• „Koszty pozycji mają ilość 0 – nie ma na co rozłożyć planu.”, „Brak planu kosztów – nie ma według czego rozłożyć planu sprzedaży.”.

5R-M-S – spisy kosztów

karta projektuR – Robocizna / M – Materiał / S – Sprzęt

Każdy rodzaj kosztu ma własną zakładkę ze spisem wszystkich kosztów tego rodzaju w projekcie: „LISTA ROBOCIZNY”, „LISTA MATERIAŁÓW”, „LISTA SPRZĘTU”. Spis porównuje trzy rzeczy: budżet wejściowy, zakontraktowanie i zakupy (faktury), a osobno pokazuje koszty pozabudżetowe – dokumenty przypisane do projektu bez kosztu w budżecie. Stąd kieruje się koszty do kontraktowania i przypisuje im indeks magazynowy lub usługę.

• Filtry: „Całość (Roboty zakończone i niezakończone)”, „Roboty zakończone”, „Roboty niezakończone”; „RMS Kosztorysowe”, „RMS Pozakosztorysowe”; „Atrybut 1 (filtr)”, „Dział”, „Pozycja”.
• Drzewo: kategoria → grupa towarowa → nazwa (według przypisanego indeksu; bez indeksu – „Bez przypisanej kategorii”). Takie same koszty z różnych pozycji (ta sama nazwa, j.m., cena, narzut) są scalone w jeden wiersz.
• Kolumny w grupach (każda z numerem): BUDŻET WEJŚCIOWY (1–6: Lp., Pozycje, RMS koszt, J.miary, Ilość, Cena, Narzut, Wartość), ZAKONTRAKTOWANIE (7–13: ilość, cena, wartość, „Gdzie” – dostawca, różnice), ZAKUPY (14–22: indeks, faktury, ilości, wartości kosztów, różnice względem budżetu i zakontraktowania, wykorzystanie w produkcji), Operacje (23).
• Pod tabelą podsumowanie w trzech blokach: „Budżet”, „Pozabudżetowe”, „Całość”.

Każda kolumna spisu to osobne prawo w projekcie (sekcja „Widoczne kolumny w R-M-S” w Prawach projektu). Gdy szablon Twojej roli nie włącza żadnej kolumny, zobaczysz komunikat „Brak widocznych kolumn spisu – włącz je w menu „Kolumny”…” – tak jak na zrzucie.

Czynności w spisie

1. Skieruj do kontraktowaniaZaznacz koszty w kolumnie „operacje” → Zaznaczone koszty do kontraktowania (albo Do kontraktowania w wierszu). Komunikat „Skierowano do kontraktowania: N.”. Koszt trafia do zakładki Kontraktowanie.
2. Przypisz indeks (materiały)Zaznacz koszty → Do zaznaczonych kosztów przypisz indeks magazynowy (albo Indeks w wierszu) → grupa, podgrupa, indeks → Przypisz indeks.
3. Przypisz usługę (robocizna, sprzęt)Do zaznaczonych kosztów przypisz usługę → Przypisz robociznę / Przypisz sprzęt.
4. Usuń przypisanieW oknie przypisania skasuj indeks.
5. Harmonogram kosztuPrzycisk Harmonogram otwiera wykres Gantta pozycji z tym kosztem.

6Planer projektu i wykres Gantta

karta projektuPlanerGantt

Zakładka Planer to planer zadań projektu z zakładkami „TODO”, „Kanban”, „Lista zadań”, „Kalendarz”, „Oś czasu” i dodatkowo „Gantt”. Nad zakładkami jest pasek „Postęp wg zadań” z licznikami (Otwarte, W toku, Po terminie, W tym tygodniu, Pozycje budżetu zakończone) i przycisk Otwórz w Planerze. Zadania, tablicę i kalendarz opisuje rozdział Planer – Planer projektu.

Wykres Gantta

Wykres pokazuje działy i pozycje budżetu. Pasek to daty planowane pozycji, wypełnienie – procent wykonania, strzałki – powiązania między pozycjami.

• Rodzaj wykresu – „Całość” albo jeden rodzaj kosztu (np. Robocizna). W widoku rodzaju widać tylko pozycje z kosztami tego rodzaju i ich koszty (fioletowe paski, tylko do odczytu).
• Legenda kolorów: w toku (zielony), po terminie (pomarańczowy – plan zakończenia minął, a pozycja nie jest zakończona), zakończone (niebieski – 100%). Pole „Pokaż daty faktyczne (tło paska)” – tylko z prawem do dat faktycznych.
• Nawigacja: Dziś, skala („Dzień”, „Tydzień”, „Miesiąc”, „Kwartał”, „Rok”), strzałki wstecz / dalej, plakietka „N zaplanowanych pozycji”. Gdy projekt trwa, wykres otwiera się na dzisiejszym dniu (czerwona linia), w przeciwnym razie – na początku projektu.
• Panel „Działy i pozycje”: „Start”, „Koniec” (dla działu – najwcześniejszy start i najpóźniejszy koniec jego pozycji), „Dni” (dni robocze pon.–pt.), „%”.

1. Zaplanuj pozycjęKliknij pasek, nazwę pozycji albo pusty dzień w wierszu pozycji bez dat → „Planowane rozpoczęcie”, „Planowane zakończenie” → Zapisz.
2. Przesuń termin mysząPrzeciągnij albo rozciągnij pasek – zapis następuje od razu po puszczeniu przycisku myszy.
3. Powiąż pozycjeW oknie pozycji „Dodaj poprzednika” → Dodaj → ewentualnie „opóźnienie (dni)” → Zapisz. Powiązanie to tylko strzałka na wykresie – nie przesuwa dat samo.
4. Zakończ pozycję„Faktyczne zakończenie (ustawia 100%)” → Zapisz.
5. Cały dział narazKliknij nazwę działu → wpisz daty lub „Wykonanie %” (puste pola bez zmian) → Zapisz dla działu. Komunikat „Zmieniono pozycji: N.”; pozycje z błędem są pomijane.

• „Podgląd – brak prawa do zmiany dat planowanych.” – w szablonie praw Twojej roli wyłączone są prawa do dat planu (sekcja „Zaawansowanie i daty” w Prawach projektu). Przeciąganie pasków wymaga prawa do obu dat planu – rozpoczęcia i zakończenia.
• Komunikaty przy zapisie: „Podaj planowaną datę rozpoczęcia.”, „Zła kolejność dat: planowane zakończenie przed rozpoczęciem.”, „Wprowadź 0–100.”.

7Zaawansowanie

karta projektuZaawansowanie

Zakładka ma dwie części, przełączane u góry: Realizacja i Raport. Z prawem tylko do jednej widać samą tę część.

Realizacja

• Tabela działów i pozycji: „Plan start”, „Plan stop” (pomarańczowy, gdy po terminie), „Dni rob.” – z prawem do dat planu; „Start”, „Stop” – z prawem do dat faktycznych; „Realizacja” – suwak 0–100% przy prawie zmiany procentu, inaczej sam pasek.
• Wiersz działu pokazuje średnią realizację jego pozycji.

1. Zmień datęDwuklik albo Enter w komórce daty → data → Enter. W wierszu działu zmiana dotyczy wszystkich jego pozycji.
2. Zmień procentPrzesuń suwak „Realizacja” i puść – zapis od razu.
3. Okno pozycji / działuOłówek („Zmień” / „Ustaw dla całego działu”) albo dwuklik wiersza – to samo okno co na wykresie Gantta.

Faktyczne zakończenie („Stop”) ustawia 100% i blokuje pole „Wykonanie %”.

Raport

„ZAAWANSOWANIE projektu …” – zestawienie tylko do odczytu w trzech grupach kolumn: SPRZEDAŻ (wartość z umowy, sprzedane – odebrane, niesprzedane, zaawansowanie sprzedaży), KOSZTY (planowane w projekcie wyjściowym i zakontraktowanym, poniesione, pozostałości, koszty prac zakończonych i niezakończonych) i PRODUKCJA WYNIKI (zaawansowanie kosztów i produkcji, wyniki i planowany zysk prac zakończonych). Kolumny mają numery (kol. 2–21), a legenda nad tabelą podaje wzory, np. „kol. 4=2-3”.

• Filtry: „Atrybut 1 (filtr)”, „Dział”, „Pozycja” – raport liczy się od razu.
• Każdy dział ma wiersze „Suma”, „Zakończone”, „Niezakończone”; na dole „CAŁOŚĆ: …”. Puste komórki są celowe – zera nie są pokazywane.
• „Brak widocznych kolumn zaawansowania…” – szablon Twojej roli nie włącza kolumn raportu.

8Harmonogram R-F

karta projektuHarmonogram R-F 2

Harmonogram rzeczowo-finansowy tego projektu: plan sprzedaży pozycji wobec planu odbiorów rozpisanego na miesiące kontraktu. Oś miesięcy („Czas trwania kontraktu”, „Rozpoczęcie kontraktu”, „Zakończenie kontraktu”) program liczy z dat planowanych kosztów – wystarczy zaplanować pozycje na wykresie Gantta.

• W kolumnie sumy górna liczba to plan sprzedaży, dolna – plan odbiorów. Plan sprzedaży jest czerwony, gdy różni się od planu odbiorów (na zrzucie – bo plan odbiorów nie jest jeszcze wpisany).
• Filtry „Dział” i „Pozycja” zawężają tabelę.

1. Wpisz plan odbioruW wierszu pozycji kliknij dwa razy komórkę miesiąca (albo zacznij pisać) → kwota → Enter albo wyjście z pola. Zapis jest natychmiastowy; wpisanie 0 zapisuje 0.

• „źle wpisane daty” zamiast tabeli – koszty projektu nie mają dat planowanych.
• Plan odbiorów zasila m.in. kolumnę „Planowany odbiór” w zakładce Koszty.

Harmonogram dla całej grupy projektów i jego realizację opisuje rozdział Raporty projektów.

9Zakupy: kontraktowanie i koszty

Kontraktowanie to droga od „w budżecie jest koszt X” do „wiemy, od kogo, za ile i ile zamawiamy”. Ma cztery kroki:

• ZMU – Zapotrzebowanie: osoba lub dział zgłasza, ile czego potrzebuje i na kiedy.
• ZOF – Zapytanie ofertowe: do jednego zapotrzebowania wysyłasz zapytania do kilku dostawców (Fax, Mail, Telefon, List, Rozmowa, Przetarg, SMS, Telex).
• PZN – Protokół z negocjacji: wpisujesz odpowiedź dostawcy – „Oferta przed negocjacjami”, „Oferta po negocjacjach” i ilość do zamówienia.
• ZLE – Akceptacja / Zlecenie: akceptujesz zwycięską ofertę (pozostałe oferty tego zapotrzebowania zostają odrzucone), a potem ją zlecasz.

Zakładka Kontraktowanie

karta projektuKontraktowanie

Zakładka pokazuje koszty projektu skierowane do kontraktowania ze spisów R-M-S, w podziale na rodzaje („Robocizna”, „Materiały”, „Sprzęt” z liczbą kosztów) i w drzewie kategoria → grupa towarowa → podgrupa. Dopóki nic nie skierowano, tabela jest pusta: „Brak kosztów skierowanych do kontraktowania.”.

• Kolumny: dane z budżetu („RMS koszt”, „jednostka miary”, „Ilość budżet”, „Cena jend.”, „Narzut”), „Zapytania i negocjacje” (kto zgłosił, dostawca, oferty przed i po, daty akceptacji i zlecenia – wiersz zlecony jest pogrubiony), „Indeks”, „Faktury zakupu” (zamówienia, faktury, korekty z projektem), „Ilość”, „Wartość”, „Operacje”.
• W komórce „RMS koszt” przyciski ZMU, ZOF, PZN, ZLE otwierają okno kosztu na danym kroku, a Szybkie kontraktowanie – wszystkie kroki naraz.
• Dodaj zapotrzebowanie u góry prowadzi do koszyka Zamówienie kontraktowanie (nie otwiera okna ZMU).

1. ZapotrzebowanieZMU → przy linii budżetu Dodaj zapotrzebowanie → osoba, data, ilość, miara, plik → zapisz.
2. ZapytaniaZakładka ZOF → Dodaj zapytanie → dostawca (wyszukiwanie po nazwie, NIP, adresie), forma, data, ilość → zapisz. Powtórz dla kolejnych dostawców.
3. OfertyZakładka PZN → Oferta od dostawcy → data negocjacji, ilość zamawiana, oferta przed / po negocjacjach → zapisz.
4. DecyzjaZakładka ZLE → Akceptacja przy wybranej ofercie → Zlecenie. Cofnięcie: Usun przy zleconej ofercie – pozostałe oferty wracają do decyzji.

Szybkie kontraktowanie – jeden dostawca, jedna cena: wybierz dostawcę, wpisz „Oferta po negocjacjach” (domyślnie 0 – bez zmiany zapis kończy się błędem „Bład ceny”), ilości w kolumnie „Zakontraktuj” → zapisz. Program od razu zakłada zapotrzebowanie i ofertę zaakceptowaną i zleconą.

• Po akceptacji zapotrzebowania i oferty nie można zmienić: „Zapotrzebowanie ma zaakceptowaną ofertę - zmiana niemożliwa.”.
• Usuń w kolumnie „Operacje” zdejmuje koszt z kontraktowania razem z jego zapotrzebowaniami i zapytaniami; kosztu z ofertą zaakceptowaną albo zleconą nie można usunąć.

Sprawdzenie zakupu

karta projektuSprawdzenie zakupu

Kontrola, czy zaakceptowane oferty zostały naprawdę kupione. „Realizacja zapotrzebowania z PROJEKTU: …” ma sekcje:

• Niezrealizowane zapotrzebowania – z lewej zaakceptowane zapytania bez zakupu, z prawej nieprzypisane pozycje zaksięgowanych faktur i korekt zakupu z tym projektem.
• Zrealizowane zapotrzebowanie – oferta z kupionymi pozycjami, „Wartość zakupu w koszcie RMS” i „Różnica” (czerwona, gdy zakup droższy).
• Anulowane zapotrzebowania i Zaakceptowane zakupy bez zapotrzebowania.

1. Połącz zakup z ofertąZaznacz zapotrzebowanie (lewa tabela) i pozycje faktury (prawa) → Przypisz zakup do zapotrzebowania.
2. Anuluj zapotrzebowanieGdy zakupu nie będzie: Anuluj zapotrzebowanie.
3. Zakup spoza kontraktowaniaPozycja faktury → Zakup bez zapotrzebowania.
4. CofnijUsuń zapotrzebowanie / Usuń zakup usuwają tylko powiązanie – pozycje wracają do niezrealizowanych.

Szkic zamówienia zakupu się tu nie pokaże – tylko zaksięgowane faktury i korekty.

Dokumenty zakupu

Tabela tylko do odczytu: zamówienia zakupu, zakupy, korekty zakupu i wydania (RW) przypisane do projektu – „Rodzaj”, „Data”, „Dokument” (odnośnik), „Dostawca”, „Indeks”, „Ilość”, „Jm”, „Cena netto”, „Wartość netto”, „Typ kosztu”, „Pozycja”, „Koszt”. Program szuka dokumentów tylko w punkcie projektu – dokument z innego punktu się tu nie pokaże. Pusto: „Brak dokumentów przypisanych do projektu.”.

Koszty

karta projektuKoszty

„Rozlicznie kosztów budżetu …” (tak w programie) – zestawienie miesięczne, tylko do odczytu. Kolumny: „Miesiąc” (na dole „Suma :”), „Koszty razem”, „Faktury zakupu zaksięgowane”, „Zamówienia zakupu”, „Korekty zakupu zaksięgowane”, „Zamówienia korekty zakupu”, „Planowany odbiór” (z Harmonogramu R-F), „Zrealizowany odbiór”, „Koszty zakupu odbiorów”, „Faktury sprzedaży”, „Zamówienia sprzedaży”, „Korekty sprzedaży”, „Zamówienia Korekty sprzedaży”.

• Kliknięcie kwoty w kolumnie zakupu otwiera okno z pozycjami dokumentów z tego miesiąca, z odnośnikiem do dokumentu.
• Filtry dział, pozycja i atrybut zawężają tylko kolumny zakupu; oś obejmuje tylko miesiące, w których coś jest.

Projekt na dokumentach zakupu

Koszt trafia do projektu z dokumentu, na którym wskazano projekt. W zamówieniu zakupu, wydaniu i korekcie jest pole „Pozycja w projekcie” / „Domyślna pozycja w projekcie” (kaskada projekt → dział → pozycja), a w pozycjach – kolumna Projekt. Kliknięcie pinezki otwiera okno „Dekretacja kosztu”: wybierasz projekt, dział, pozycję i linię kosztu → Aktualizuj; Usuń zdejmuje przypisanie. Projekt z nagłówka przechodzi na pozycje bez projektu. Szczegóły – rozdział Zakup – Edycja nagłówka i projekt.

• Pole projektu i dekretację widać tylko z prawem p_zakup_kosztorys.
• Gdy włączone jest prawo „projekt obowiązkowy”, pole ma gwiazdkę („* Projekt:”), a zapis bez projektu kończy się komunikatem „Wybierz projekt.”.
• Do wyboru są aktywne projekty aktywnych grup w punkcie.

Zamówienie kontraktowanie (koszyk)

ProjektyZamówienie kontraktowanie

Zbiorcze przygotowanie zapytań: kilka kosztów projektu × kilka firm naraz. Każdy użytkownik ma najwyżej jeden szkic „bieżący”; zmieniać szkic może tylko jego właściciel.

1. Nowy szkicUtwórz zamówienie → „Osoba zamawiająca”, „Data wystawienia zapotrzebowania”, „Zapytanie forma”, „Budżet” → Utwórz zamówienie. Szkic staje się bieżący.
2. KosztyW lewym drzewie „K O S Z T Y : R M S” kliknij koszt → zaznacz „Dodaj” przy liniach → Dodaj produkty do zamówienia. Ilość możesz poprawić w zakładce „Zapotrzebowanie”.
3. FirmyZakładka „Firmy” → Dodaj firmę → wyszukaj dostawcę → [W]ybierz.
4. Maska ZOFZakładka „ZOF” – odznacz firmy, które nie mają dostać zapytania o dany koszt (każde kliknięcie zapisuje się od razu).
5. Indeksy (opcjonalnie)Dodaj indeksy przy linii – rozbicie kosztu na konkretne towary lub usługi (ekran „Historia kontraktowania wg pozycji”), żeby firmy podały ceny poszczególnych indeksów.
6. Realizacja[R]ealizuj zamówienie → potwierdź. Powstają zapotrzebowania i zapytania ofertowe do zaznaczonych firm, a szkic przechodzi do historii (okno „Zapotrzebowanie zrealizowane” z numerem).

Ceny firm, akceptację i zlecenie wpisujesz potem w Historii kontraktowanie (Projekty → Historia kontraktowanie): wybierz dzień w kalendarzu albo wyszukaj numer → zakładka „Oferta” (ceny – zapis po wyjściu z pola) → „Akceptacja” → „Zlecenie / Zakontraktowanie”. To te same zapytania co w oknie ZLE zakładki Kontraktowanie.

10Sprzedaż: odbiory i dokumenty sprzedaży

karta projektuOdbiory

Odbiór to potwierdzenie, że pozycja (albo jej część) została wykonana i przekazana klientowi – z ilością, ceną, obmiarem i datą. Odbiory są podstawą faktury sprzedaży, rozliczenia materiałów i zlecenia produkcji. Odbiory zbiera się w protokoły odbioru – wiele pozycji naraz.

• Nagłówek: „Odbiory projektu:”, projekt i „odbiorca faktur: …” – to kontrahent projektu.
• Tabela pogrupowana według protokołów („Protokół nr N z data” z plakietką „zaakceptowany”, „do akceptacji” albo „zmieniony po akceptacji”); kolumny „lp”, „dzial”, „pozycja”, „nr fs”, „data odbioru”, „miara”, „ilość sprzedawana”, „Obmiar”, „cena j. sprzedaży”, „wartość sprzedaży”, „Operacje”.
• Pod tabelą Dodaj odbiór (widoczny z prawem dodawania odbiorów) i Dodaj zaznaczone do faktur sprzedaży.

Protokół odbioru

1. Wybór pozycjiDodaj odbiór → zaznacz działy lub pozycje (widać „Ilość budżetu”, „Odebrano”, „Pozostało”) → Dalej.
2. Ilości i ceny„Data odbioru” (wymagana); ilość domyślnie = pozostała do odbioru, cena z budżetu. Zmiana ilości lub ceny przelicza wartość, zmiana wartości – cenę → Dalej.
3. MateriałyZużycie wyliczone z zakupów pozycji proporcjonalnie do odebranej ilości – popraw w komórce albo Pomiń.
4. Akceptacja, skan i opis„Opis protokołu”, „Skany protokołu”, przełącznik Akceptuję odbiór (zapisuje, kto i kiedy zaakceptował) i Utwórz zlecenie produkcji z materiałów → Zapisz protokół.

• Na liście przy protokole: „Edytuj”, „Akceptuj” / „Cofnij akceptację”, spinacz ze skanami, „Zlecenia produkcji”, „Usuń”. Akceptacja nie blokuje zmian – zmiana po akceptacji zostaje w historii.
• Przy pojedynczym odbiorze „Materiały” pokazuje materiały na ilość odbioru i przycisk „Utwórz zlecenie produkcji” (raz na odbiór).

Od odbioru do faktury

1. Zaznacz odbioryPole w kolumnie „nr fs” (albo całą grupę protokołu).
2. Utwórz zamówienieDodaj zaznaczone do faktur sprzedaży → „Utworzono zamówienie sprzedaży W …”. Powstaje jeden szkic zamówienia sprzedaży dla odbiorcy projektu, z projektem w nagłówku i pozycjami budżetu.
3. Wystaw fakturęDalej w module Sprzedaż – rozdział Zamówienia sprzedaży.

• „Projekt nie ma odbiorcy faktur – wybierz odbiorcę w projekcie.” – ustaw kontrahenta w „Zmień projekt” albo w Prawach projektu.
• Odbioru, który jest już na dokumencie sprzedaży albo ma zlecenie produkcji, nie można zmienić ani usunąć.

Dokumenty sprzedaży

Tabela tylko do odczytu, jak Dokumenty zakupu: faktury sprzedaży (także w przygotowaniu) i korekty sprzedaży przypisane do projektu, z kolumną „Odbiorca”. Pozycje budżetu można też dodać do faktury bez odbioru – w szkicu sprzedaży zakładka „B U D Ż E T Y” pokazuje projekty odbiorcy z planem i dotychczasową sprzedażą.

11Rozliczenie materiałów, pracownicy, raporty aktywności

Rozliczenie Materiałów

karta projektuRozliczenie Materiałów

Zestawienie towarów kupionych na projekt (faktury i zamówienia zakupu) wobec wydanych na odbiory i produkcję, z różnicą ilości i wartości – pokazuje, co z zakupionych materiałów nie zostało rozliczone. Tylko do odczytu.

• Filtry: rodzaje („Bez wyznaczonego Kosztu”, „Koszty R”, „Koszty RD”, „Koszty M”, „Koszty MD”, „Koszty S”, „Koszty SD” i własne; przyciski „Zaznacz” / „Odznacz”), „Atrybut 1 (filtr)”, „Dział”, „Pozycja”, „Filtr po dostawcach :”.
• Kolumny „kol 1” – „kol 10”: indeks, zakup (lista dokumentów, ilość, wartość), odbiory / produkcja (lista, ilość, wartość), różnica ilości i wartości. Na dole „suma zakupy:”, „suma odbiory:”, „różnica:”.
• Liczą się tylko towary z kartoteki magazynu projektu – zakupy usług się tu nie pojawią.
• Kolumny włącza się w menu „Kolumny” – jak w budżecie, to zapis Twojego prawa „U”.

Pracownicy

„Ocena pracowników: …” – pracownicy dywizji przypisanych do projektu i dodani ręcznie z kartoteki kadr („Wybierz pracownika z kartoteki kadr” → Dodaj do projektu). Kolumny ocen: „Fachowość”, „Wydajność”, „Jakość pracy”, „Współpraca w zespole”, „Stosunek do przełożonych” (liczby całkowite), „Przyczyna zjazdu”, „Uwagi”, „Data ostatniego dnia w pracy”. Ocenę wpisujesz dwuklikiem w komórce i Enter – zapis od razu.

Raporty aktywności

• Raport aktywności dzienny – Twój raport dnia w projekcie: „Dzień”, pola do zaznaczenia (np. „Wprowadzono nowe faktury zakupu.”, „Uaktualniono zaawansowanie”, „Nastąpiły zmiany w harmonogramie”) i „Notatka” → Aktualizuj raport aktywności. Jeden wpis na osobę i dzień – ponowny zapis nadpisuje.
• Raport aktywności tygodniowy – jeden wspólny raport projektu na tydzień (pon.–niedz.), punkty 1–12 i uwagi. Każda rola wypełnia swoje kolumny: DBR – punkty 1–7 i uwagi DBR, Kierownik S / B – punkty 8–12 i swoje uwagi, Zarząd – wszystko. Rola Uprawniony (PU) nie może zapisać raportu tygodnia.

12Prawa projektu

karta projektuPrawa projektu

Dane projektu

„Kontrahent i domyślne dane sprzedaży projektu.”: Kontrahent (lista „Zmień kontrahenta” zapisuje od razu), Podstawowa stawka sprzedaży VAT, Symbol projektu (typ), Podstawowe PKWiU, Podstawowy certyfikat → Zapisz dane.

Użytkownicy projektu

1. Nadaj rolę„Wybierz użytkownika” → rola: „Pracownik upoważniony (PU)”, „Dział budżetowania i rozliczania (DBR)”, „Kierownik robót S (KRR/S)”, „Kierownik robót B (KRR/B)”, „Zarząd (Z)” → + Dodaj. Od tej chwili użytkownik widzi projekt.
2. Odbierz rolęKosz „Usuń z projektu”.

Nie dawaj jednej osobie dwóch różnych ról w tym samym projekcie – program weźmie wtedy pierwszą znalezioną.

Prawa w projekcie wg roli

Tabela praw ma kolumny U (Twoje własne prawo), PU, DBR, KRR (Kierownik S i B), Z (Zarząd). Sekcje: „Podstawowe prawa budżetu”, „Zaawansowanie i daty”, „Widoczne kolumny w EDYCJI BUDŻETU”, „… w ZAAWANSOWANIU”, „… w R-M-S”, „… w ZAAWANSOWANIU BUDŻETAMI”, „… w RM (rozliczenie materiałów)”. Prawo z gwiazdką (*) działa tylko razem z prawem użytkownika w programie o tej samej nazwie.

• Prawo wyłączone w kolumnie roli zabrania zawsze. Gdy rola pozwala, możesz je sobie wyłączyć w kolumnie „U”.
• Zapisz prawa (N) – zapisuje zmiany w kolumnach ról.
• Zapisz jako schemat – szablon tego projektu staje się schematem dla nowo zakładanych projektów; Odtwórz ze schematu – nadpisuje szablon projektu schematem.

Prawa użytkowników – role we wszystkich projektach

ProjektyPrawa użytkowników

Jedna tabela: projekty × aktywni pracownicy punktu projektu, z kolumnami ról „Bez uprawnień”, „Uprawniony”, „DBR (Dział budżetowania i rozliczania)”, „Kierownik S”, „Kierownik B”, „Zarząd”. Kliknięcie opcji w kolumnie roli zmienia rolę od razu; „Bez uprawnień” zabiera dostęp do projektu.

• Filtry: „Szukaj (projekt, grupa, pracownik, login)”, „Grupa projektów”, „Rola” (także „Z dowolną rolą”), „Pokaż także nieaktywne”, „Wyczyść filtry”.
• Widać tylko aktywnych pracowników, których punkt jest punktem projektu.

13Import budżetu i duplikowanie

ProjektyImportuj budżet z xml

Ekran „Tabela grup projektów” pokazuje wszystkie projekty pogrupowane według grup: „Projekt”, „Osoba odpowiedzialna”, „Magazyn”, „Data utworzenia”, „Aktywny” i „Opcje” (Duplikuj, Edytuj, Usuń). Filtry: „Grupa:”, „Projekt:”, „Osoba odpowiedzialna:”. Na ten sam ekran prowadzi przycisk Import z pliku na liście projektów.

Nowy projekt z pliku Norma XML

1. Otwórz oknoDodaj nowy projekt z pliku XML norma – okno „Wczytanie projektu z pliku XML” (kosztorys Norma: działy, pozycje i nakłady R / M / S z narzutami; plik do 11,6 MB).
2. Wybierz plik i grupę„Nazwa pliku” (.xml) i „Grupa” (+ dodaje nową grupę).
3. WczytajWczytaj projekt z pliku XML norma → karta projektu z komunikatem „Wczytano projekt …: działy N, pozycje N, koszty N.”.

• Nazwą projektu zostaje nazwa pliku razem z „.xml” – w razie potrzeby zmień ją przyciskiem „Zmień projekt”.
• Plik zostaje zapisany przy projekcie – ikona dokumentu przy nazwie otwiera „Przegląd pliku”.
• Projekt powstaje w bieżącym punkcie, a prawa dostaje ze schematu praw.

Nowy projekt z pliku projekt.json

Dodaj nowy projekt z pliku projekt.json → „Plik projekt.json”, „Grupa” → Wczytaj projekt z pliku projekt.json. Części zamówienia z pliku stają się działami, a pozycje części – pozycjami projektu z linią kosztu M (ilość i jednostka, cena 0, specyfikacja w obmiarze). Plik z panelu przetargów daje pełniejszy budżet: koszty z cenami zakupu i sprzedaży, terminy części z umowy i notatki projektu (zamawiający, umowa, wymagane dokumenty, osoby kontaktowe). Ponowny import tego samego przetargu aktualizuje projekt – elementy z dokumentami zostają, a dodane ręcznie nie są ruszane. Plik projekt.json nie jest zapisywany przy projekcie.

Duplikowanie, edycja, usuwanie

• Duplikuj – okno „Dane nowego projektu”: „Grupa” (istniejąca albo nowa) i „Nazwa” → Duplikuj projekt. Kopiowane są działy, pozycje i koszty. Nie są kopiowani członkowie projektu, dokumenty, kontraktowanie ani odbiory – po duplikacie nadaj role.
• Edytuj (albo dwuklik) – „Osoba odpowiedzialna” i „Aktywny” → Zmień.
• Usuń – tylko projekt bieżącego punktu i bez przypisanych dokumentów.
• Dodaj nową Grupę Projektów – „Nazwa grupy” → Dodaj.

• „Plik o nazwie … juz istnieje w systemie!” – plik Norma o tej nazwie był już wczytany. „Plik nie jest kosztorysem Norma (brak sekcji DzialyPozycje).” – to nie jest kosztorys z programu Norma.

14Raporty projektów

ProjektyRaporty i harmonogramy

Raporty obejmują aktywne projekty bieżącego punktu; bez prawa do wszystkich projektów – tylko projekty, w których masz rolę. Te same raporty są pod przyciskiem Raporty i harmonogramy na liście projektów.

• RZP – filtr: „Grupa projektów”, „Projekt w grupie”, pola „Pokaż rozbicie grupy na typy Projektów”, „Pokaż projekty wchodzące w skład grupy”, „Pokaż działy…”, „Pokaż pozycje…”, roboty zakończone / niezakończone, „Pokaż rozbicie na RMS”, „Atrybut 1 (filtr)”, „Atrybut 2 (filtr)”. Kolumna jest widoczna tylko wtedy, gdy masz do niej prawo w każdym projekcie raportu – jeśli kolumn brakuje, zawęź grupę lub projekt.
• Harmonogram R-F i Realizacja – najpierw wybierz „Grupa projektów” (jedna grupa wybiera się sama).

15Słowniki projektów

Typy projektu

ProjektyTypy projektu

Wspólny ekran słowników, słownik „Typy projektu”: „Nazwa symbol”, „Kolejność”, „opis”. Dodaj – nowa pozycja; w wierszu „Zmień” i „Usuń”. Zmiana nazwy zmienia ją we wszystkich projektach, w których typ jest użyty. Typu w użyciu nie można usunąć – okno „Usunąć pozycję?” pokaże, gdzie jest używany. Typ wybiera się w oknie projektu; raport RZP potrafi rozbić grupę na typy. W tej samej grupie słowników są „Etapy projektów (kolumny tablicy)”.

Nowy rodzaj kosztu

ProjektyNowy rodzaj kosztu

Ekran „Rodzaje kosztów RMS”: stałe R (1), M (2), S (3) i rodzaje własne firmy. Kolumny: „Symbol”, „Numer Rms”, „Rodzaj”, „Materiały”, „Usługi”, „Wyposażenie”, „Środki trwałe”, „opis”. Rodzaj własny dostaje własną zakładkę w sekcji R-M-S karty projektu i pojawia się w budżecie i raportach.

1. Otwórz oknoDodaj wpis – okno „Wypełnij dane wpisu”.
2. Wypełnij„Niepowtarzalny Symbol kosztu (1 litera inna niż R M S N)”, „Niepowtarzalny numer RMS ( większy niż 3)” (program proponuje kolejny), „Opis”, „Rodzaj kosztów w fakturach zakupu” (Materiały / Usługi / Wyposażenie / Środki trwałe).
3. ZapiszAktualizuj wpis → „Dodano rodzaj kosztu.”.

• Rodzaju używanego w liniach kosztów albo na dokumentach nie można usunąć – okno „Usunąć rodzaj kosztu …?” wypisze, gdzie jest używany.
• „Symbol, opis lub numer już były użyte.”, „Numer RMS musi być większy niż 3.”, „Rodzajów R, M, S nie można zmieniać.”.

Instrukcja dotyczy systemu Logos Online System w wersji 2.9. Program jest stale rozwijany – jeśli coś wygląda inaczej niż na zrzutach, skontaktuj się z nami.