Planer

1Jak działa Planer

Moduł Planer to organizer osobisty i zespołowy: listy zadań, tablice kanban, kalendarze z wydarzeniami i oś czasu. Jedno zadanie jest jednocześnie pozycją na liście, kartą na tablicy i – jeśli ma termin – wpisem w kalendarzu. Zmiana w jednym miejscu od razu widać we wszystkich pozostałych.

Menu ma dwie części: Planer (Mój dzień, Zadania, Tablice, Kalendarz) i Ustawienia (Powiadomienia, Konta zewnętrzne). Każdy ekran ma u góry te same zakładki: TODO, Kanban, Lista zadań, Kalendarz, Oś czasu.

Pojęcia

• Lista zadań – zbiór zadań, np. „Zadania”, „Biuro i rozliczenia”. Każdą listę można oglądać jako listę (TODO), tablicę (Kanban), tabelę (Lista zadań), kalendarz albo oś czasu.
• Tablica – to nie osobna rzecz, tylko ta sama lista pokazana w kolumnach. Lista bez własnych kolumn ma kolumny według statusu zadań.
• Kalendarz – zbiór wydarzeń (spotkania, dostawy, szkolenia). Zadania z terminem widać w kalendarzu jako osobną warstwę „Zadania z terminem”.
• Gdzie (miejsce) – każda lista i każdy kalendarz należy do jednego miejsca: Osobiste (tylko Ty i osoby, którym udostępnisz), Punkt (użytkownicy punktu, np. „Magazyn (01)”), Cała firma (wszyscy użytkownicy), Grupa czatu (członkowie rozmowy grupowej) albo Projekt (osoby z dostępem do projektu).
• Rola w liście lub kalendarzu: Właściciel (zmienia ustawienia, udostępnia, archiwizuje, usuwa), Edytor (dodaje i zmienia zadania lub wydarzenia), Podgląd (tylko ogląda). Dla wspólnych list właściciel ustawia Dostęp członków: „Wszyscy członkowie mogą edytować”, „Członkowie tylko podglądają” albo „Tylko osoby z udostępnienia”.
• Status zadania: „Do zrobienia”, „W toku”, „Czeka na innych”, „Odłożone”, „Zrobione”, „Anulowane”.
• Priorytet: „Brak”, „Pilny”, „Wysoki”, „Normalny”, „Niski”. Zadanie Pilne albo Wysokie ma gwiazdkę i jest „Ważne”.
• Widoki – zestawienia zadań ze wszystkich list naraz: „Mój dzień”, „Ważne”, „Zaplanowane”, „Przypisane do mnie”, „Wszystkie”, „Ukończone”.

Każdy użytkownik ma od początku własną listę „Zadania” i kalendarz „Mój kalendarz” – program zakłada je sam przy pierwszym wejściu do Planera. Tych dwóch nie można przenieść do archiwum ani usunąć.

Kto co widzi

• Cudze listy i kalendarze osobiste są zawsze niewidoczne – także dla administratora. To, co ktoś Ci udostępnił, znajdziesz w grupie „Udostępnione mi”.
• Zadanie widzi każdy, kto ma w liście co najmniej rolę Podgląd. Wykonawca z rolą Podgląd może zmieniać status, checklistę i komentować swoje zadania.
• Wydarzenie widzi każdy z dostępem do kalendarza oraz osoby zaproszone (zaproszony widzi tylko to jedno wydarzenie). Przy wydarzeniu „Prywatne” pozostali widzą tylko czas i napis „Zajęty”.
• Szczegóły powiązanego dokumentu, kontrahenta czy towaru widzi tylko osoba z prawem do tego ekranu – pozostali widzą kłódkę i „Powiązany obiekt (brak uprawnień)”.

Jak nadaje się prawa – rozdział Prawa użytkowników.

2Mój dzień

PlanerMój dzień

Mój dzień to Twoja lista zadań na dzisiaj, zebrana z dowolnych list. Wybór jest prywatny – inni go nie widzą – i dotyczy tylko bieżącego dnia. Następnego dnia lista jest pusta, a niezrobione zadania wracają jako sugestie.

• Nagłówek: powitanie zależne od pory dnia („Dzień dobry” / „Dobry wieczór”), data i pierścień postępu „N z M ukończonych”.
• Sugestie (N) rozwija listę „Sugestie do Mojego dnia” z powodem przy każdym zadaniu: „Zaległe”, „Termin dziś”, „Z wcześniejszego dnia”, „Przypisane – termin wkrótce”. Przycisk + dodaje zadanie do Mojego dnia.
• Pole Dodaj zadanie (do listy „Zadania”) – nowe zadanie trafia do Twojej listy „Zadania” i od razu do Mojego dnia.
• Ukończone zadania przechodzą do zwijanej sekcji „Ukończone (N)”. Pusty Mój dzień pokazuje „Skup się na dniu”.

1. Dodaj zadanie na dziśWpisz je w polu i naciśnij Enter – albo kliknij Sugestie i + przy zadaniu – albo w menu … wiersza (lub w oknie zadania) wybierz „Dodaj do Mojego dnia”.
2. Zmień kolejnośćPrzeciągnij zadanie za uchwyt („Przeciągnij, by zmienić kolejność”). Kolejność jest Twoja, osobista.
3. Odhacz wykonaneKliknij kółko przy tytule – zadanie zostanie przekreślone i przejdzie do „Ukończone”.
4. Usuń z Mojego dniaMenu … → „Usuń z Mojego dnia” albo w oknie zadania W Moim dniu – usuń. Samo zadanie zostaje na swojej liście.

3Zadania – widoki i listy (TODO)

PlanerZadania

Na zakładce TODO przycisk z lewej strony paska (np. Wszystkie, Mój dzień) przełącza źródło zadań. W menu są najpierw Widoki z liczbą otwartych zadań, potem Twoje listy pogrupowane według miejsc, „Archiwum” i na końcu „Nowa lista zadań”.

W widokach zbiorczych zadania są domyślnie pogrupowane według projektów – z paskiem postępu „zrobione/wszystkie” przy każdej grupie i grupą „Bez projektu” na końcu. Przycisk Aktywne projekty zawęża zadania do wybranych projektów.

Szybkie dodawanie – program rozumie tekst

Wpisz zadanie w polu dodawania i naciśnij Enter (albo Dodaj). Program wyłapuje z tekstu termin, etykietę i ważność i pokazuje je pod polem jako znaczki, zanim zapiszesz. Przykład: „Oferta dla klienta jutro 10:00 #sprzedaż !” da zadanie „Oferta dla klienta” z terminem jutro o 10:00, etykietą „sprzedaż” i gwiazdką.

• Pod polem są też przyciski Termin, Powtarzaj, Ważne i „Wyczyść ustawienia”.
• Widok dopisuje swoje cechy: w „Ważne” nowe zadanie dostaje priorytet Wysoki, w „Zaplanowane” termin dziś, w „Mój dzień” trafia do Mojego dnia, a w „Przypisane do mnie” wykonawcą zostajesz Ty. W widokach zadanie trafia do listy „Zadania”.
• Przycisk Nowe zadanie w pasku ustawia kursor w polu dodawania.

Wiersz zadania

• Kółko – ukończenie zadania. Pod tytułem: znaczek „Mój dzień”, nazwa listy (w widokach), termin – czerwony, gdy jest po terminie, niebieski, gdy termin jest dziś – oraz ikony powtarzania, przypomnienia, checklisty (np. 1/3), komentarzy, plików i powiązań, a także etykiety. Z prawej awatary wykonawców i gwiazdka „Oznacz jako ważne” / „Usuń z ważnych”.
• Menu …: „Dodaj do Mojego dnia” / „Usuń z Mojego dnia”, „Oznacz jako ważne”, „Dziś”, „Jutro”, „Usuń termin”, „Przenieś do listy”, „Usuń zadanie”.
• Kliknięcie wiersza (albo Enter) otwiera okno zadania.

Filtry, sortowanie, grupowanie, wyszukiwanie

• Filtry – warunki: lista, status, priorytet, termin, etykiety, wykonawcy. Przy aktywnym filtrze widać „Wyniki: N z M”, a przy braku wyników przycisk Wyczyść filtry.
• Sortuj: – „Własna kolejność”, „Ważność”, „Termin”, „Alfabetycznie”, „Data utworzenia”.
• Grupuj: – „Bez grupowania”, „Projekt”, „Termin”, „Status”, „Priorytet”, „Lista” (w widokach), „Etykieta”.
• Przeciągać zadania można tylko przy „Własna kolejność”, bez grupowania i bez filtrów.
• Pole Szukaj przeszukuje bieżący widok. Rozumie też krótkie polecenia, np. osoba:ja, termin:dzis (także jutro, zalegle, tydzien, brak), priorytet:wazne, etykieta:"Klient", status:otwarte. Minus przed poleceniem odwraca warunek, np. -osoba:brak – zadania, które mają wykonawcę.
• Widoki i etykiety – zapisane widoki (z wyszukiwaniem, przycisk z ikoną zakładki „Zapisz widok”) i lista etykiet; kliknięcie etykiety wpisuje ją do wyszukiwania.
• Ikona drukarki – „Drukuj (PDF)”: „Lista zadań”, „Lista z ukończonymi”, „Plan dnia”, „Plan tygodnia”.
• Sortowanie, grupowanie i zwinięte grupy program zapamiętuje w przeglądarce – na innym komputerze będą domyślne.

Skróty klawiszowe

4Okno zadania

Kliknięcie zadania w dowolnym widoku (TODO, Kanban, Lista zadań, Kalendarz, Oś czasu, widżet na pulpicie) otwiera z prawej okno ze wszystkimi szczegółami. Każda zmiana zapisuje się od razu – nie ma przycisku „Zapisz”.

Nagłówek

• Plakietka z nazwą listy (przy liście w archiwum: „archiwum – tylko odczyt”), ikona łącza „Kopiuj łącze do zadania” (odnośnik można wysłać koledze – otworzy to samo zadanie) i × zamykający okno.
• Kółko ukończenia, tytuł (kliknij, by poprawić; Enter zapisuje, Esc anuluje) i gwiazdka ważności.

Pola zadania

W stopce: „Utworzono … · zmieniono …”, Drukuj (PDF zadania) i Usuń. Usunięcie wymaga potwierdzenia w oknie „Usunąć zadanie?” – zadanie znika z listy dla wszystkich osób z dostępem.

Powtarzanie

Gotowe reguły: „Codziennie”, „W dni robocze (pon.–pt.)”, „Co tydzień (…)”, „Co miesiąc (…)”, „Co rok (…)”, a w „Niestandardowe…” – co ile dni, tygodni, miesięcy lub lat, wybrane dni tygodnia, dzień miesiąca i koniec: „Bez końca”, „Do dnia” albo „Po razach”. Po ukończeniu zadania powtarzalnego program sam tworzy kolejne z następnym terminem.

Przypomnienia

1. OtwórzPrzypomnij mi (albo +, gdy przypomnienie już jest).
2. Wybierz chwilę„Przed terminem”: „W chwili terminu”, „15 minut przed”, „1 godzinę przed”, „1 dzień przed”, „1 tydzień przed” – działa tylko, gdy zadanie ma termin. Albo „Wybierz datę i godzinę…” – dokładny moment (bez godziny: 9:00).
3. Dla kogoEdytor listy może zaznaczyć „Dla wszystkich wykonawców”.

Przypomnienie przychodzi w czacie, w rozmowie „Planer”, i w dzwonku w nagłówku programu. Ograniczenia: najwyżej 4 tygodnie przed terminem i najwyżej 20 przypomnień przy zadaniu. Dymek przy znaczku pokazuje „Najbliższe: …” albo „Nieaktywne (brak terminu albo zadanie zamknięte)”.

Powiązania i pliki

• Powiąż z dokumentem, kontrahentem, projektem… – wpisz co najmniej 2 znaki (numer dokumentu, kontrahenta, projekt, towar) i wybierz z wyników; Rodzaj obiektu zawęża wyszukiwanie. Widać tylko obiekty, do których masz prawo. Możesz też wkleić odnośnik: otwórz kartę dokumentu, kontrahenta, projektu, zgłoszenia, towaru lub pracownika, skopiuj adres z paska przeglądarki i wklej w pole Odnośnik → Powiąż. Pasuje też zwykły adres strony (https://…). Najwyżej 50 powiązań.
• Dodaj plik – do 10 plików naraz, każdy do 20 MB: PDF, zdjęcia, dokumenty Word / Excel / OpenOffice, archiwa ZIP, 7z, RAR. Plik można podejrzeć, pobrać albo usunąć.

Checklista i zadania podrzędne

• Punkty checklisty to drobne kroki zadania. Wpisz treść w Dodaj punkt (Enter). Kwadracik odhacza punkt, pasek pokazuje postęp, a pole nad punktami zaznacza lub odznacza wszystkie naraz. Punkty przestawiasz za uchwyt; kliknięcie treści pozwala ją poprawić. W menu … punktu ustawisz „Osoba odpowiedzialna” albo usuniesz punkt.
• Zadania podrzędne to pełne zadania (z własnym terminem, wykonawcą, statusem) w tej samej liście. Dodaje się je w sekcji „Zadania podrzędne”; w wierszu listy widać przy nich „Podzadanie: …”.

Komentarze i @wzmianki

• Zakładka Komentarze: pole „Napisz komentarz (@ – wspomnij osobę, Enter – wyślij, Shift+Enter – nowy wiersz)”, przyciski „Dołącz plik” i „Wspomnij osobę (@)”.
• Wpisz @ i początek nazwiska – z listy wybierz osobę (Enter albo Tab). Wspomnieć można tylko osobę z dostępem do zadania. Wspomniana osoba dostaje powiadomienie zawsze, nawet gdy wyciszyła tę listę.
• Na komentarz można odpowiedzieć, dodać reakcję, a własny komentarz poprawić albo usunąć (zostaje napis „Komentarz usunięty”).

Aktywność

Zakładka Aktywność to historia zadania zwykłymi słowami: kto „utworzył(a) zadanie”, „zmienił(a) status”, „ustawił(a) termin”, „przypisał(a)”, „przeniósł(-osła) do innej listy”, „odhaczył(a) punkt checklisty”, „dodał(a) komentarz”, „dodał(a) załącznik” itd. Zmiany wykonane automatycznie podpisane są „System”.

Zaplanuj w kalendarzu

1. Otwórz okienkoZaplanuj w kalendarzu – „Zablokuj czas na zadanie”.
2. WybierzKalendarz, Dzień i Ile czasu. Przycisk „Pierwszy wolny termin (8:00–16:00)” sam znajdzie wolne okno.
3. ZatwierdźZaplanuj – w kalendarzu powstaje wydarzenie powiązane z zadaniem („Zaplanowano czas w kalendarzu.”). W oknie zadania widać potem „Zaplanowano X z Y”.

5Widoki: Kanban, Lista zadań, Kalendarz, Oś czasu

Zakładki u góry pokazują te same zadania na różne sposoby. Dla widoków zbiorczych (Wszystkie, Mój dzień…) i dla pojedynczej listy działają tak samo – w pojedynczej liście widzisz tylko jej zadania.

Kanban

• Przycisk z lewej strony paska wybiera tablicę: „Projekty”, „Wszystkie tablice”, konkretną listę, „Nowa tablica / lista” albo „Tablica z szablonu…”. Tablice list opisuje rozdział Listy i tablice.
• Kto ma dostęp do ekranu Projekty, po kliknięciu zakładki Kanban widzi najpierw tablicę „Projekty”: karta to projekt, kolumna to etap projektu, tor to grupa projektów. Na górze liczniki „Projekty”, „Otwarte zadania”, „Po terminie”, „Średni postęp”. Przeciągnięcie karty w obrębie toru zmienia etap projektu; między torami przenosić nie wolno. Dwuklik na karcie otwiera planer projektu.
• Bez dostępu do Projektów zakładka Kanban otwiera przegląd tablic.

Lista zadań (tabela)

• Kolumny: „Projekt”, „Zadanie” (gwiazdka dla ważnych), „Lista”, „Status”, „Priorytet”, „Termin”, „Wykonawcy”, „Etykiety”, „Checklista”, „Powiązania”, „Komentarze”, „Powtarzanie”, „Rozpoczęcie”, „Szacowany czas (min)”, „Ukończono”, „Utworzono”, „Zmieniono”. Które są widoczne, wybierasz przyciskiem Kolumny; szerszą tabelę przewiń w bok.
• Kliknięcie nagłówka sortuje, Grupuj dzieli na grupy, Eksport zapisuje tabelę do pliku. Kliknięcie wiersza otwiera okno zadania.
• Ułożenie tabeli (kolumny, szerokości) program zapamiętuje po zmianie.

Kalendarz

Zakładka Kalendarz pokazuje wydarzenia ze wszystkich Twoich kalendarzy i zadania z terminem – opis w rozdziale Kalendarz. Otwarta z pojedynczej listy pokazuje tylko zadania tej listy według terminów; przycisk Nowe zadanie dodaje zadanie w kliknięty dzień.

Oś czasu

• Na osi widać zadania z terminem (od rozpoczęcia do terminu), wydarzenia, a z dostępem do Projektów także projekty i terminy pozycji budżetu. Co pokazać, wybierasz przyciskiem Pokaż („Projekty (od–do)”, „Zadania”, „Wydarzenia”, „Terminy pozycji budżetu”, „Kamienie milowe”).
• Sterowanie: Dziś, strzałki wstecz / dalej, skala (Dzień, Tydzień, Miesiąc, Kwartał, Rok), + / − – powiększ / pomniejsz.
• Przeciągnięcie paska zmienia daty zadania. Kliknięcie otwiera zadanie albo planer projektu.
• Na osi pojedynczej listy prawy przycisk myszy na pasku pozwala oznaczyć zadanie jako kamień milowy (wymaga terminu) i ustawić zależności: „Poprzedniki” (na co zadanie czeka) i „Następniki”. Program nie pozwoli na zależność w kółko („Ta zależność utworzyłaby cykl…”).
• Zadania bez terminu nie mają miejsca na osi – program podaje ich liczbę.

6Listy i tablice

PlanerTablice

Przegląd pokazuje wszystkie listy, do których masz dostęp, z miejscem („Osobiste”), Twoją rolą („Właściciel”) i liczbą otwartych zadań. Kliknięcie karty otwiera tablicę listy.

Zakładanie listy

1. Otwórz oknoW TODO przycisk wyboru listy → „Nowa lista zadań” albo w Kanbanie → „Nowa tablica / lista”.
2. Nazwa i miejsceNazwa (wymagana) i Gdzie: „Osobiste (tylko ja i osoby z udostępnienia)”, „Cała firma”, punkt, grupa czatu albo projekt – widzisz tylko miejsca dozwolone Twoimi prawami.
3. Dostęp i wyglądDla wspólnych list – Dostęp członków; dalej Domyślny widok („Lista” albo „Tablica”), Kolor, Opis (opcjonalnie).
4. ZałóżZałóż – „Założono „…”.” i program przechodzi do nowej listy.

Tablica z szablonu

W Kanbanie przycisk wyboru tablicy → „Tablica z szablonu…” zakłada listę z gotowymi kolumnami, etykietami i akcjami automatycznymi – wszystko można potem zmienić. Podaj Nazwa tablicy i Gdzie → Załóż tablicę.

Praca na tablicy

• Karty to zadania listy. Na karcie: kolor, etykiety, tytuł, termin („Po terminie” / „Termin dziś”), postęp checklisty, liczba komentarzy i załączników, awatary wykonawców. Kliknięcie otwiera okno zadania, przeciągnięcie przenosi kartę.
• Przeniesienie karty do innej kolumny zmienia status zadania – każda kolumna ma przypisany status. Odhaczenie zadania przenosi kartę do kolumny zrobionych.
• Dodaj kartę pod kolumną: wpisz „Co trzeba zrobić?” – Enter dodaje i pozwala pisać dalej, Esc zamyka.
• Pasek tablicy: Filtry (tytuł, status, wykonawca, priorytet, termin, kolumna, kolor, etykieta, tor), szybkie filtry „Moje”, „Na dziś”, „Po terminie” z licznikami, układ kart rozszerzony / kompaktowy, Aktywność (ostatnie zmiany na tablicy), Statystyki (otwarte, po terminie, bez wykonawcy, ukończone w 7 / 30 dni, czas realizacji, najdłużej bez ruchu, otwarte według wykonawców) i Kolumny i tory (tylko właściciel).

Kolumny i limit WIP

• Lista bez własnych kolumn ma kolumny według statusów („Kolumny wynikają ze statusów zadań.”). Właściciel ustawi własne przez Kolumny i tory → „Ustaw kolumny z szablonu…” („Podstawowy”: Do zrobienia · W toku · Zrobione; „Rozszerzony”: Pomysły · W realizacji · Testy · Gotowe) albo „Dodaj kolumnę…”.
• Okno kolumny: Nazwa, Status kart, Limit WIP, Kolor, Opis (opcjonalnie). Menu kolumny (nagłówek) ma też „Zwiń kolumnę”, „Dodaj kolumnę obok…”, „Przesuń w lewo” / „Przesuń w prawo”.
• Limit WIP to największa zalecana liczba kart w kolumnie (np. „W toku” najwyżej 2). Licznik w nagłówku pokazuje „Limit WIP: N z M”. Przy przekroczeniu program pyta – Nie przenoś albo Przekrocz limit. Limit tylko ostrzega; przekroczenie zostaje zapisane w aktywności tablicy.
• Przy usuwaniu kolumny z kartami wybierasz, dokąd je przenieść („Przenieś karty do”). Usunięcie ostatniej kolumny przywraca kolumny według statusu.

Tory

Tory dzielą tablicę poziomo – np. na zespoły, klientów albo etapy. Kolumny i tory → „Dodaj tor…”: Nazwa (np. „Zespół A”), Kolor, Opis. Karty bez toru są w osobnym pasie. Tor można zwinąć, przesunąć w górę lub w dół; przy usuwaniu wskazujesz, na który tor przenieść jego karty.

Skróty klawiszowe tablicy

N – nowa karta w pierwszej kolumnie, Enter – otwórz kartę, / – szukaj na tablicy, F – filtry, M – tylko moje karty, D – termin dziś, Z – po terminie, K – układ kompaktowy / rozszerzony, A – aktywność tablicy, ? – lista skrótów.

Ustawienia, udostępnianie, archiwum

Przycisk … obok nazwy listy („Ustawienia i udostępnienia”) otwiera menu: „Ustawienia”, a dla właściciela także „Udostępnij”, „Przenieś do archiwum” / „Przywróć z archiwum” i „Usuń”.

1. Otwórz udostępnieniaMenu … → „Udostępnij” (albo „Ustawienia” → zakładka „Udostępnienia”).
2. Wybierz odbiorcęW polu Osoba, grupa czatu albo punkt wyszukaj odbiorcę.
3. Nadaj rolęRola: Właściciel, Edytor albo Podgląd. Odbiorca od razu widzi listę w grupie „Udostępnione mi”. Udostępnienie usuniesz ikoną przy odbiorcy.

• Zakładka „Ogólne” ustawień: miejsce, właściciel, Twoja rola; właściciel zmienia nazwę, opis, kolor, domyślny widok i dostęp członków. Każdy może ustawić sobie „Mój kolor (tylko u mnie)”.
• Zakładka „Automaty” (tylko listy) – reguły „Kiedy … Wtedy …”, np. gdy karta trafi do kolumny, zmień status albo dodaj etykietę. Są gotowe przepisy, np. „Biorę to”, „Czerwone po terminie”, „Jutro w Moim dniu”. Dodaje je właściciel listy.
• Lista w archiwum jest tylko do odczytu; znajdziesz ją w menu wyboru list pod „Archiwum”.

7Kalendarz

PlanerKalendarz

Kalendarz pokazuje razem wszystkie kalendarze, do których masz dostęp, wydarzenia, na które Cię zaproszono, i zadania z terminem. Zadania mają ikonę kółka, a ukończone są przekreślone.

Widoki i nawigacja

• Dziś wraca do bieżącego dnia, strzałki przewijają okres. Wybrany widok program zapamiętuje w przeglądarce.
• Panel z lewej: mini kalendarz (kliknięcie dnia przechodzi do niego), wyszukiwanie, „Zaproszenia (N)” do odpowiedzi, „Najbliższe” oraz lista kalendarzy z przełącznikiem widoczności i kolorem. W menu kalendarza: „Pokaż tylko ten” / „Pokaż wszystkie” i ustawienia. W sekcji „Warstwy” włączasz „Zaproszenia z innych kalendarzy” i „Zadania z terminem”.
• Filtry → „Pokaż”: „Tylko moje (organizuję / jestem zaproszony)”, „Odwołane wydarzenia”, „Zadania z terminem”, „Ukończone zadania”, „Zaproszenia z innych kalendarzy”.
• Przeciągnięcie wydarzenia albo zadania w siatce zmienia jego czas. Jeśli sala lub osoba jest wtedy zajęta, program przeniesie wpis i ostrzeże: „Przeniesiono – uwaga, konflikt: …”.

Nowy kalendarz zakładasz przyciskiem + przy grupie „Osobiste” w panelu → „Nowy kalendarz” – okno jak przy nowej liście (Rodzaj: „Kalendarz”).

Nowe wydarzenie

Najszybciej: kliknij godzinę w siatce (albo zaznacz myszą zakres). W małym oknie „Nowe wydarzenie” wpisz Tytuł, wybierz Kalendarz, ewentualnie zaznacz „Cały dzień” → Dodaj. „Więcej opcji” otwiera pełne okno.

1. Otwórz oknoNowe wydarzenie u góry kalendarza.
2. Tytuł, kalendarz, czasTytuł, Kalendarz, „Cały dzień”, Od i Do. Przy wydarzeniu całodniowym podajesz pierwszy i ostatni dzień – dla jednego dnia obie daty są takie same.
3. GdzieMiejsce (adres, pokój), Sala / zasób do rezerwacji, Link (spotkanie online lub strona).
4. GościeGoście → „Szukaj osoby”. Zaprosić można tylko użytkowników programu z dostępem do Planera (najwyżej 200).
5. Przypomnienia„Dodaj przypomnienie”: od „W chwili rozpoczęcia” przez „5 / 10 / 15 / 30 minut przed” do „1 tydzień przed”; przy całodniowych np. „W dniu wydarzenia o 9:00”, „Dzień wcześniej o 9:00”. Najwyżej 5.
6. PozostałeWidoczność („Publiczne” albo „Prywatne (inni widzą „Zajęty”)”), Pokaż jako (Zajęty / Dostępny), Status (Potwierdzone, Wstępne, Odwołane), Kolor, Powiązane zadanie, Opis.
7. ZapiszDodaj wydarzenie („Dodano wydarzenie.”).

Kliknięcie istniejącego wydarzenia otwiera podgląd: kiedy, kalendarz, miejsce, sala, link „Dołącz do spotkania”, organizator, goście z odpowiedziami, przypomnienia, zadanie, opis. Stąd edytujesz, usuwasz („Usunąć wydarzenie?” – także u zaproszonych osób) albo pobierasz wydarzenie jako plik .ics.

Komunikaty: „Podaj tytuł wydarzenia.”, „Wybierz kalendarz.”, „Koniec musi być po początku.”, „Masz tylko podgląd tego kalendarza.”, „Kalendarz subskrybowany – tylko do odczytu.”

Zaproszenia i odpowiedzi

• Zaproszona osoba dostaje powiadomienie i widzi wydarzenie w swoim kalendarzu. W oknie wydarzenia odpowiada na pytanie „Weźmiesz udział?” – Tak, Może albo Nie.
• Przy gościach widać stan: „Będzie”, „Nie będzie”, „Może”, „Bez odpowiedzi”, a przy organizatorze „· organizator”. Gdy organizator zmieni wydarzenie, goście widzą „Wydarzenie zmieniono – potwierdź ponownie”.
• Zaproszenia czekające na odpowiedź są też w panelu z lewej, w „Zaproszenia (N)”.

Sale i zasoby

Sale, samochody i sprzęt to wspólny słownik firmy. W polu Sala / zasób przycisk „Dodaj salę / zasób” otwiera okno: Nazwa, Rodzaj (Sala, Pojazd, Sprzęt, Inne), Liczba miejsc. Zasoby dodaje osoba zarządzająca wspólnymi kalendarzami (prawo planer_punkt albo planer_firma). Zajętość sal sprawdzisz w widoku Zasoby.

Wydarzenia cykliczne

W polu Powtarzanie wybierz „Codziennie”, „Co tydzień …”, „Co miesiąc dnia N.”, „Co roku …” albo „Więcej opcji (odstęp, koniec powtarzania)…” – odstęp, dni tygodnia, dzień miesiąca i koniec: „Nigdy”, „Po liczbie razy”, „W dniu”. Przykład z demo: „Odprawa zespołu” co poniedziałek o 8:00.

Przy zmianie albo usuwaniu jednego wystąpienia serii program pyta: „To wydarzenie należy do serii. Czego dotyczy zmiana?” – To wydarzenie (tylko wybrany dzień), To i następne albo Wszystkie wydarzenia. Samą regułę powtarzania zmienisz tylko przy „to i następne” lub „wszystkie”.

Pliki .ics i subskrypcje

• Wczytanie pliku – w panelu kalendarzy „Wczytaj plik .ics…”: przeciągnij plik (do 5 MB) albo „Wybierz plik”, wybierz kalendarz dla wydarzeń i listę dla zadań (albo „Nie wczytuj …”), przy powtórce zdecyduj „Nadpisz je wersją z pliku” → „Dalej – podgląd” → Wczytaj.
• Subskrypcja z adresu – „Subskrybuj z adresu (.ics)…”: np. święta, publiczny kalendarz Google albo kalendarz kontrahenta. Podaj Adres kalendarza (.ics), Nazwa, Gdzie, Kolor → Subskrybuj. Taki kalendarz jest tylko do odczytu i odświeża się co godzinę.
• Eksport i subskrypcja na zewnątrz – w ustawieniach kalendarza lub listy, zakładka „Subskrypcja i eksport”: „Eksport do pliku” albo stały adres do dodania w Google, Apple czy Outlooku (instrukcja krok po kroku jest na tej zakładce). Do wyboru „Pełne szczegóły” albo „Tylko zajętość („Zajęty”)”. Wspólne kalendarze wymagają zgody właściciela („Zezwól na subskrypcję poza programem”).

8Powiadomienia

PlanerUstawieniaPowiadomienia

Wszystkie powiadomienia Planera – przypomnienia, przypisania, @wzmianki, zaproszenia i zmiany wydarzeń – trafiają do rozmowy „Planer” w czacie i do dzwonka w nagłówku programu. Wiadomość ma przycisk „Otwórz zadanie” albo „Otwórz wydarzenie w kalendarzu”.

Kanały

• Czat – rozmowa „Planer” – działa zawsze. Otwórz rozmowę przechodzi do czatu.
• Powiadomienia przeglądarki – okienko systemowe, gdy program jest w tle (np. na innej karcie). Włącz na tym urządzeniu – ustawienie dotyczy tylko tego komputera lub telefonu. Jeśli przeglądarka blokuje powiadomienia, zezwól na nie w ustawieniach witryny (ikona kłódki przy adresie).
• Dźwięk – krótki sygnał przy nowym powiadomieniu (wspólny z czatem).
• Cisza nocna – po włączeniu przełącznika w wybranych godzinach (podpowiedź 22:00–07:00) nie ma dźwięku ani okienek przeglądarki; wiadomości czekają w czacie.
• Wysyłka przypomnień – informacja: przy plakietce „harmonogram serwera” przypomnienia przychodzą co minutę, także wtedy, gdy nikt nie ma otwartego programu.

Rodzaje powiadomień i wyciszanie

• Tabela na zakładkach Zadania i Kalendarz: przy każdym rodzaju dwa pola – „Czat” i „Przeglądarka”. Zadania: „Przypomnienie o zadaniu”, „Przypisano mi zadanie”, „Wzmianka w komentarzu”, „Komentarz w moim zadaniu”, „Akcja automatyczna listy”. Kalendarz: „Przypomnienie o wydarzeniu”, „Zaproszenie na wydarzenie”, „Zmiana lub odwołanie wydarzenia”, „Odpowiedź uczestnika”. Odznaczony czat oznacza brak powiadomienia.
• Sekcja Kalendarze i listy – przełącznikiem wyciszasz pojedynczą listę lub kalendarz. Wyciszone nie wysyłają przypomnień, komentarzy ani zmian wydarzeń. Przypisanie zadania i @wzmianka przychodzą zawsze.

Zmiany zapisują się od razu po kliknięciu. Dzwonek w nagłówku („Powiadomienia Planera”) pokazuje liczbę nowych; jest tam „Oznacz wszystkie jako przeczytane” i odnośnik do tych ustawień.

9Konta zewnętrzne – Google, Microsoft, iCloud

PlanerUstawieniaKonta zewnętrzne

Połączenie z kontem zewnętrznym sprawia, że wydarzenia i zadania z Planera są widoczne w telefonie i w innym kalendarzu – i odwrotnie. Każdy łączy własne konto.

1. Połącz kontoPołącz konto → wybierz usługę. Przy Google i Microsoft zalogujesz się na stronie dostawcy; przy iCloud i CalDAV wpiszesz login i hasło aplikacji. Po powrocie: „Połączono konto. Wybierz kalendarze i listy do synchronizacji.”
2. Co synchronizowaćWybierz kalendarz lub listę zadań u dostawcy.
3. Gdzie w PlanerzeNowy kalendarz / nowa lista osobista albo istniejąca, w której jesteś edytorem.
4. Kierunek„W obie strony”, „Tylko do Planera” albo „Tylko z Planera” → Połącz i synchronizuj.

• Synchronizacja odbywa się sama co kilka minut (na zrzucie: co 10 min) albo przyciskiem „Synchronizuj teraz” – najwyżej raz na minutę. Przy koncie są też „Wstrzymaj synchronizację”, „Dziennik synchronizacji”, „Dodaj kalendarz lub listę”, „Połącz ponownie” i „Odłącz konto”.
• Synchronizują się wydarzenia (tytuł, opis, miejsce, czas, powtarzanie, status) i zadania.
• Zadania Google mają tylko datę terminu – godzina zostaje w Planerze; nie przechodzą też ważność i powtarzanie.
• Planer nie wysyła przez Google ani Microsoft zaproszeń – uczestnicy od dostawcy są tylko pokazywani.
• Wspólne kalendarze i listy można synchronizować tylko za zgodą właściciela; prywatne wydarzenia innych osób wychodzą jako „Zajęty”.
• Gdy to samo pole zmieniono w obu miejscach, obowiązuje późniejsza zmiana, a druga wersja czeka w sekcji „Konflikty do rozstrzygnięcia” – można ją przywrócić.

10Planer w innych modułach

„Zadania i terminy” na kartach

Karta dokumentu, kontrahenta, zgłoszenia serwisowego, towaru i pracownika ma zakładkę „Zadania i terminy” – wszystkie zadania i wydarzenia Planera powiązane z tym obiektem.

• U góry podsumowanie: „Otwarte”, „Po terminie”, „Postęp wg zadań”; zakładki „Zadania (N)” i „Terminy (N)”.
• Tabela zadań: „Zadanie”, „Status”, „Termin”, „Lista / tablica”, „Wykonawcy”, „Postęp”, „Priorytet” i inne. Kliknięcie otwiera okno zadania.
• Nowe zadanie – „Co trzeba zrobić?”, „Lista”, „Termin (opcjonalnie)” → „Dodaj powiązane zadanie”. Nowe wydarzenie – np. „Spotkanie, odbiór, termin…”, kalendarz i dzień → „Dodaj powiązane wydarzenie”. Zadanie i wydarzenie dodane tutaj są od razu powiązane z obiektem.
• Widać tylko zadania z list, do których masz dostęp: „Brak zadań powiązanych z tym obiektem (albo nie masz dostępu do ich list).”

Planer projektu

• Karta projektu ma zakładkę „Planer” z tymi samymi zakładkami (TODO, Kanban, Lista zadań, Kalendarz, Oś czasu) oraz dodatkowo „Gantt”.
• Kanban projektu to jedna tablica zbudowana z budżetu: dział budżetu to tor, pozycja to karta, koszt to punkt checklisty. Przy pierwszym wejściu program zakłada tę tablicę sam („Zakładanie tablicy projektu…”); przycisk „Synchronizuj z budżetem” dopisuje zmiany z budżetu.
• W TODO zadania są pogrupowane według działów budżetu, a nowe zadanie trafia zawsze do tablicy projektu. Daty karty pozycji to plan pozycji budżetu – ich zmiana wymaga prawa do zmiany dat planu.

Widżet na pulpicie

Na pulpicie widżet „Planer” pokazuje liczniki „Zadania na dziś”, „Zaległe”, „Wydarzenia dziś”, „Przypisane do mnie”, listę zadań na dziś z przyciskiem „Zrobione” i wydarzenia z najbliższych 7 dni.

Instrukcja dotyczy systemu Logos Online System w wersji 2.9. Program jest stale rozwijany – jeśli coś wygląda inaczej niż na zrzutach, skontaktuj się z nami.