Księgowość

1Jak działa księgowość

Moduł Księgowość obsługuje obie formy ewidencji: podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) oraz księgę handlową (pełne księgi, plan kont, dekrety). Do tego dochodzą rejestry VAT, pliki JPK, ustawienia księgowania, a także kadry i środki trwałe.

Menu modułu ma części:

• Kadry i płace – Pracownicy, Słowniki kadrowe;
• Książka przychodów i rozchodów KPiR – Pulpit księgowy, Rejestr KPiR, Zestawienie roczne KPiR, Zestawienie miesięczne KPiR, Historia not KPiR, Wystawienie noty KPiR, Remanent, Zaliczka na PIT, Kontrole poprawności, Koszty KPiR wg kategorii;
• Rejestry VAT – rejestry sprzedaży, zakupu i korekt;
• JPK – Jednolity Plik Kontrolny, Znaczniki kont JPK_KR_PD;
• Księga handlowa – Pulpit księgi handlowej, Zapisy na księdze, Kartoteka konta, Przeksięgowanie kwoty (PK), Bilans otwarcia (BO), Scalanie kont analitycznych, a także zestawienia i kontrole księgi;
• Środki trwałe i wyposażenie;
• Ustawienia – Reguły księgowania (dekrety), Operacje, Plan kont, Struktura kont syntetycznych, Struktura raportu FIK (atrybuty kont), wydruki planu kont, Stałe kont i okres.

Skąd biorą się dane w księgowości

Większość danych nie jest wpisywana w tym module. Program bierze je z dokumentów z innych modułów:

• Sprzedaż i zakup – faktury, paragony i korekty z modułów Sprzedaż i Zakup. Przy księgowaniu dokument dostaje regułę księgowania (dekret). Reguła decyduje, na które konta trafią kwoty i do której kolumny KPiR trafi dokument.
• Kasa i bank – dowody KP/KW i operacje bankowe z modułu Kasa i bank. Trafiają do księgi handlowej, ale nie do KPiR.
• Magazyn – PZ, WZ, PW, RW, MM księgują się na kontach księgi handlowej, a do KPiR nie trafiają.
• Ręczne wpisy – noty KPiR, remanent, polecenia księgowania (PK) i bilans otwarcia (BO) wpisujesz w tym module.

Reguły księgowania są wspólne dla starej i nowej wersji programu. Ich ustawienia opisuje część Reguły księgowania.

Okres zamknięty

Firma ma datę zamknięcia okresu. Dokumentów i zapisów z datą do tego dnia włącznie nie można dodawać, zmieniać ani usuwać. Program pisze wtedy np. „Okres do 2026-09-30 jest zamknięty – nie można księgować z datą …”. Na ekranach not, PK i BO widać napis „Okres zamknięty do 30.09.2026”. Jak ustawić datę – Stałe kont i okres.

Bez prawa pozycja znika z menu. Każdy ekran ma ikonę (i) „Prawa tego ekranu”. Jak nadaje się prawa – rozdział Prawa użytkowników.

2KPiR – jak program liczy księgę

Księga przychodów i rozchodów nie jest osobno zapisywana – program liczy ją przy każdym otwarciu z dokumentów i not. Gdy poprawisz dokument albo regułę, księga, zestawienia, zaliczka i JPK_PKPIR od razu pokażą nowe kwoty.

Co trafia do KPiR

• Faktury i paragony sprzedaży (FS, PS) według daty wystawienia; korekty sprzedaży (KFS) z kwotą ujemną. Kolumnę wybiera reguła księgowania dokumentu. Sprzedaż bez reguły trafia do kolumny „pozostałe przychody”. Faktury zaliczkowe, noty i rachunki do KPiR nie trafiają.
• Faktury zakupu (FZ) według daty przyjęcia i korekty zakupu (KFZ). Kolumna wynika z reguły. Reguła bez wskazanej kolumny daje „pozostałe wydatki”.
• Noty KPiR – Twoje ręczne wpisy, np. amortyzacja, prowizje bankowe, odsetki (Noty KPiR).
• Zaksięgowane listy płac – wynagrodzenia i składki ZUS pracodawcy. Listy płac zakłada i księguje na razie tylko stara wersja programu.

Nie trafiają: dokumenty magazynowe, KP/KW, operacje bankowe, wypożyczenia i środki trwałe. Amortyzację wpisuje się notą KPiR.

Kwoty są netto. Księga liczy brutto, gdy w danych firmy zaznaczono „Płatnik nie jest vatowcem” albo dokument jest sprzed daty rozpoczęcia rozliczania VAT. Program bierze tylko punkty z zaznaczonym „raportuj”.

Numery kolumn – stary i nowy wzór

Od 2026 r. obowiązuje nowy wzór księgi (rozporządzenie MFiG z 6.09.2025, Dz.U. 2025 poz. 1299). Ma 19 kolumn, w tym „3. Numer KSeF faktury” i „5. Identyfikator podatkowy kontrahenta”. Za lata do 2025 Rejestr KPiR pokazuje dawny wzór (17 kolumn). Kolumny kwot przesunęły się o 2. Reguły księgowania i zestawienia używają jeszcze numerów starego wzoru, a Rejestr KPiR i noty – nowego:

Koszty na pulpicie, w rejestrze i w zaliczce to: zakup towarów + koszty uboczne + razem wydatki. Wolna kolumna (koszty niestanowiące KUP) jest pokazywana osobno i nie zmniejsza dochodu.

Forma opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt) nie jest ustawieniem firmy. Ekran Zaliczka na PIT liczy wszystkie trzy formy obok siebie.

3Pulpit księgowy

KsięgowośćPulpit księgowy

Pulpit pokazuje w jednym miejscu sytuację przedsiębiorcy prowadzącego KPiR: wynik miesiąca i roku, strukturę kosztów, najbliższe terminy podatkowe i wynik kontroli. Samo otwarcie pulpitu niczego nie zapisuje.

• Rok – dla bieżącego roku dane do bieżącego miesiąca, dla minionych lat do grudnia. Przyciski Rejestr KPiR, Zaliczka na PIT, Kontrole prowadzą do tych ekranów.
• Karty „Przychód”, „Koszty”, „Dochód” dotyczą ostatniego miesiąca roku pulpitu (dziś – bieżącego, który na początku miesiąca bywa prawie pusty). Pod kwotą jest suma od początku roku; dochód jest liczony „bez zmiany remanentu” i ujemny wynik ma kolor czerwony. Karta „Remanent na początek … r.” ma link „zmień” albo „nie wpisano – uzupełnij”.
• Przychody i koszty w miesiącach – wykres miesięcy roku. Układ wykresu zapamiętuje przeglądarka.
• Struktura kosztów – kolumny wydatków od stycznia: „Zakup towarów i materiałów”, „Koszty uboczne zakupu”, „Wynagrodzenia”, „Pozostałe wydatki”, „Nie stanowiące KUP (wolna kolumna)” i link „Koszty wg kategorii (reguł księgowania)” do raportu kosztów.
• Terminy podatkowe – „Najbliższe 45 dni; termin w dzień wolny przesunięty na najbliższy dzień roboczy.” Plakietki PIT, ZUS, VAT, KPiR; przy każdym „za N dni” (pomarańczowe przy 3 dniach i mniej) albo „N dni temu”. Status podpowiada stan: przy KPiR „wpisów w księdze: N”, przy JPK_V7M „plik zatwierdzony”, „ewidencja przygotowana, plik niezatwierdzony” albo „brak ewidencji JPK”. W styczniu, kwietniu i maju dochodzą terminy roczne (PIT-11, zeznanie roczne i JPK_PKPIR, roczne rozliczenie składki zdrowotnej).
• Kontrole – {miesiąc} – 11 kontroli z Kontroli poprawności za bieżący miesiąc. Zielona ikona – w porządku, pomarańczowa – do sprawdzenia, czerwona – błąd, niebieska – informacja. Kliknięcie otwiera ekran kontroli w tym miejscu.

4Rejestr KPiR

KsięgowośćRejestr KPiR

Rejestr to sama księga przychodów i rozchodów za wybrane miesiące roku, według wzoru obowiązującego w danym roku, z podsumowaniami, wydrukiem i eksportem.

• Rok, Od miesiąca, Do miesiąca (domyślnie bieżący miesiąc) i Cały rok.
• Przyciski: Wydruk księgi (PDF w formacie A3 z nagłówkiem firmy i sumami każdego miesiąca), CSV (plik do arkusza, separator „;”), Wystawienie noty, Historia not, Remanent, Kontrole.
• Karty: „Przychód”, „Koszty (zakup, koszty uboczne, wydatki)” (z kwotą wolnej kolumny), „Dochód (przychód − koszty)” i „Remanent na początek … r.” (z informacją o remanencie na koniec roku).
• Pod kartami opis wzoru, np. „Wzór księgi od 2026 r. … 19 kolumn – numer KSeF (3) i identyfikator podatkowy kontrahenta (5).”, i lista punktów, z których liczona jest księga.

Tabela księgi

• Kolumny według wzoru 2026: „1. Lp.”, „2. Data zdarzenia gospodarczego”, „3. Numer KSeF faktury”, „4. Nr dowodu księgowego”, „5. Identyfikator podatkowy kontrahenta”, „6. Kontrahent – imię i nazwisko (firma)”, „8. Opis zdarzenia gospodarczego”, kolumny kwot 9–17 z sumami oraz „Źródło wpisu” (dokument / nota KPiR / lista płac). W Kolumny włączysz m.in. „7. Kontrahent – adres”, „Reguła księgowania (dekret)” i „Punkt”.
• Liczba porządkowa biegnie narastająco od stycznia – w listopadzie pierwszy wpis może mieć np. numer 20.
• Numer KSeF pojawia się, gdy faktura została wysłana do KSeF (sprzedaż) albo pobrana z KSeF (zakup).
• Kliknięcie wiersza dokumentu otwiera dokument, a wiersza noty – Historię not z tego miesiąca.
• Na ekranie mieści się do 15 000 wpisów. Przy większej liczbie program to napisze; sumy obejmują wtedy wszystkie wpisy, a całość pobierzesz w CSV.

Podsumowania miesięczne

Pod księgą każdy miesiąc ma trzy wiersze: „Razem miesiąc (N wpisów)”, „Przeniesienie z poprzednich miesięcy” i „Razem od początku roku” – w kolumnach kwot 9–17. Ten sam układ ma wydruk księgi.

5Zestawienia KPiR – roczne i miesięczne

KsięgowośćZestawienie roczne KPiR

Oba zestawienia są raportami. Otwierają się na wspólnym ekranie raportu (parametry, tabela, eksport) opisanym w rozdziale Raporty. Niczego nie zapisują. W zestawieniach kolumny mają numery starego wzoru (7, 8, 10…), inne niż w Rejestrze KPiR – patrz tabela numerów kolumn.

Zestawienie roczne KPiR

• Parametr Rok. Tabela: miesiące styczeń–grudzień i kolumny „7. Wartość sprzedanych towarów i usług”, „8. Pozostałe przychody”, „9. Razem przychód (7+8)”, „10. Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”, „11. Koszty uboczne zakupu”, „12. Koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem”, „13. Wynagrodzenia w gotówce i w naturze”, „14. Pozostałe wydatki”, „16. Koszty nie służące uzyskaniu przychodu” i „Koszty (10+11+12+13+14)”.
• Pod tabelą podsumowanie roku: przychód, koszty, remanent początkowy i końcowy, a także „Dochód (przychód − koszty z uwzględnieniem remanentu)”.

Zestawienie miesięczne KPiR

• Parametr Miesiąc (domyślnie poprzedni). Kolumny: „Narastająco w poprzednim miesiącu”, „W miesiącu”, „Narastająco”. Pierwsza kolumna nazywa się „Przychód”, ale zawiera wszystkie pozycje – przychody i wydatki.
• Wiersze kończą „Razem wydatki”, „Koszty ogółem” i „Różnica” (razem przychód − koszty ogółem, bez wolnej kolumny).

6Noty KPiR – ręczne wpisy do księgi

KsięgowośćWystawienie noty KPiR

Nota KPiR to wpis do księgi bez dokumentu w programie: amortyzacja, prowizja bankowa, opłata bez faktury, odsetki od lokaty, koszt niestanowiący KUP. Nota powstaje najpierw jako szkic („zamówienie noty”) i trafia do księgi dopiero po zatwierdzeniu.

Wystawienie noty (szkice)

1. Dodaj szkicDodaj wpis otwiera okno „Wypełnij dane : wpisu noty KPIR”.
2. Wypełnij polaWpisz date (domyślnie dziś), Numer dokumentu (np. NK 3/11/2026), wpisz opis. W polu Kontrahent z kartoteki (odbiorcy i dostawcy) wyszukasz kontrahenta po nazwie albo NIP – program wpisze Kontrahent, NIP i Adres; możesz też wpisać je ręcznie.
3. Wybierz kolumnę i kwotęWybierz kolumne – np. „Pozostałe wydatki (kol. 15)”, „Pozostałe przychody (kol. 10)”, „Koszty uboczne zakupu (kol. 13)”, „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze (kol. 14)”, „Koszty nie stanowiące kosztu uzyskania przychodu (kol. 17 – wolna)” (numery według wzoru 2026). wpisz kwote – może być ujemna (zmniejszenie).
4. Zapisz szkicAktualizuj wpis → „Dodano szkic noty KPiR (lp N) – zatwierdź, by trafiła do księgi.” Szkic poprawisz ołówkiem („Edytuj szkic”).
5. ZatwierdźPtaszek „Zatwierdź – nota trafi do księgi” → „Nota lp N zatwierdzona – jest w księdze.” Nota znika ze szkiców i pojawia się w Historii not i w Rejestrze KPiR.

Niezatwierdzone szkice pokazuje kontrola „Niezatwierdzone noty KPiR” (na zrzutach – NK 3/11 i NK 4/11). Szkic usuniesz koszem („Usunąć szkic noty lp N …?”).

Historia not KPiR

KsięgowośćHistoria not KPiR

• Filtry Rok, Miesiąc („(cały rok)”) i pole „Szukaj (numer, opis, kontrahent, kwota)…” (Enter; sama fraza bez roku szuka we wszystkich latach). Obok lista lat, w których są noty.
• Tabela „Noty KPIR”: „lp”, „data”, „numer”, „opis”, „kontrahent”, „Nip”, „Kolumna KPiR” i kolumny kwot „kol 7” … „kol 16” (numery starego wzoru) z sumami.
• Korekta – ołówek (albo dwuklik) otwiera „Korekta noty KPiR lp N”: „Zmiana zapisanej noty – zmienia księgę, zestawienia i JPK_PKPIR.” → Zapisz → „Skorygowano notę KPiR lp N.”
• Usunięcie – kosz → „Usunąć notę z księgi lp N (numer)?” → „Usunięto notę KPiR lp N.”

7Remanent

KsięgowośćRemanent

Tu wpisujesz wartość spisu z natury (remanentu) na początek roku. Spis na koniec roku to wartość wpisana na początek następnego roku – tak liczą go Zestawienie roczne KPiR, Zaliczka na PIT (opcja „Remanent w grudniu”) i JPK_PKPIR (pola P_1 i P_2).

1. Wybierz rokRok – np. 2027, jeśli wpisujesz spis z 31.12.2026.
2. Sprawdź wartość magazynuWylicz stan magazynu na 31.12.… otwiera raport stanów magazynu na ten dzień. Wartość z raportu przepisz ręcznie – program nie przenosi jej sam.
3. Wpisz i zapiszWartość magazynu netto (remanent początkowy): → Zapisz → „Zapisano remanent na początek … r.” Jeśli rok ma już wartość, program pisze „Obecnie: … zł – zapis zastąpi wartość.”

Kliknięcie wiersza tabeli wczytuje rok i wartość do formularza. Kosz usuwa remanent danego roku („Usunąć remanent na początek … r.?”).

8Zaliczka na PIT

KsięgowośćZaliczka na PIT

Ekran liczy pomocniczo miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy z wpisów KPiR, metodą narastającą, dla trzech form naraz: skali podatkowej, podatku liniowego 19% i ryczałtu. Odczytaj tę, którą stosuje firma.

1. OkresRok i Za miesiąc (domyślnie ostatni zakończony miesiąc).
2. SkładkiSkładki społeczne miesięcznie i Składka zdrowotna miesięcznie – program nie prowadzi ewidencji ZUS właściciela, więc wpisujesz je sam. Nie są zapamiętywane – przy następnym wejściu wpisz je ponownie.
3. OpcjeStawka ryczałtu (od 17% do 2%, domyślnie 8,5%) i „Remanent w grudniu” – różnica remanentu początkowego i końcowego w kosztach grudnia (aktywne, gdy oba remanenty są wpisane).
4. PrzeliczPrzelicz – karty pokazują zaliczkę za miesiąc i sumę od początku roku, a zdanie pod nimi – termin zapłaty (20. dzień następnego miesiąca, przesunięty z dnia wolnego) i dochód od początku roku.

• Tabela „Zaliczki PIT {rok}”: przychód i koszty w miesiącu, dochód narastająco, zaliczki trzech form i termin zapłaty. Podstawy i podatek narastająco włączysz w Kolumny.
• Skala: 12% i 32% ponad 120 000 zł, kwota zmniejszająca 3600 zł. Liniowy: składka zdrowotna odliczana do rocznego limitu (w 2026 r. 14 100 zł). Ryczałt: od przychodu miesiąca po odliczeniu składek społecznych i 50% zdrowotnej – to szacunek.
• Wyliczenie nie uwzględnia ulg, strat z lat ubiegłych, innych źródeł przychodu ani wspólnego rozliczenia. Ekran niczego nie zapisuje.

9Kontrole poprawności KPiR

KsięgowośćKontrole poprawności

Lista kontrolna przed zamknięciem miesiąca. Pokazuje dokumenty, które nie trafiły do księgi albo trafiły do złej kolumny, brak numerów KSeF i NIP, niezatwierdzone noty, rozbieżności z ewidencją VAT i brak remanentu. Kontrole niczego nie zmieniają – poprawki robisz w dokumentach, regułach albo notach.

• Od, Do (domyślnie bieżący miesiąc, najwyżej rok) → Sprawdź. Napis „Wszystkie kontrole bez uwag.” albo „Kontrole z uwagami: N z 11.”
• Pasek skrótów u góry przewija do wybranej kontroli. Kontrola z uwagami ma tabelę dokumentów (numer dokumentu otwiera go w oknie) i sumę kwot.

Zamknięcie miesiąca w KPiR – krok po kroku

1. DokumentyZaksięguj wszystkie faktury sprzedaży i zakupu miesiąca z właściwą regułą (Sprzedaż, Zakup). Wyślij sprzedaż do KSeF i pobierz z KSeF faktury zakupu.
2. KontroleUruchom kontrole za miesiąc i popraw błędy: zakupy bez reguły, dokumenty pominięte, sprzedaż bez reguły, brak KSeF i NIP.
3. NotyWpisz ręczne pozycje (amortyzacja, opłaty bez faktury) i zatwierdź szkice.
4. KsięgaPrzejrzyj Rejestr KPiR, w razie potrzeby wydrukuj księgę albo pobierz CSV.
5. ZaliczkaNa ekranie Zaliczka na PIT wpisz składki i odczytaj zaliczkę oraz termin.
6. VATPrzygotuj i zatwierdź JPK_V7M (V7K), a potem uruchom kontrole jeszcze raz – porównanie KPiR z ewidencją VAT. Plik wyślij poza programem.
7. PulpitSprawdź terminy i statusy na Pulpicie księgowym. Na koniec roku wpisz remanent na początek następnego roku i przygotuj JPK_PKPIR.

10Koszty KPiR wg kategorii

KsięgowośćKoszty KPiR wg kategorii

Raport pokazuje, na co idą koszty: wydatki z księgi pogrupowane według reguły księgowania dokumentu, z udziałem procentowym w kosztach. Noty KPiR i zaksięgowane listy płac są osobnymi kategoriami. Obsługa raportu – Raporty.

• Okres (skróty „Ten miesiąc”, „Poprzedni miesiąc”, „12 miesięcy”, „Rok …” albo daty) i Grupuj: „Wg kategorii (dekretu)”, „Wg kolumny KPiR”, „Wg kontrahenta”.
• Kolumny: „Wpisów”, „Zakup towarów i materiałów”, „Koszty uboczne zakupu”, „Wynagrodzenia”, „Pozostałe wydatki”, „Koszty razem (bez wolnej kol.)”, „Udział w kosztach” i osobno „Nie stanowiące KUP (wolna kol.)”. Kolejność – od największych kosztów.
• Dobre nazwy reguł zakupu (np. „Paliwo”, „Transport”, „Usługi obce”) dają czytelny podział kosztów – patrz Reguły księgowania.

11Rejestry VAT

KsięgowośćRejestr sprzedaży VAT

Cztery rejestry: sprzedaży, zakupu, korekt sprzedaży i korekt zakupu. Są raportami – obsługa parametrów, filtrów, CSV i wydruku jak w rozdziale Raporty. Każda zmiana parametru od razu przelicza rejestr. Rejestry niczego nie zapisują.

• Parametry: Miesiąc (domyślnie poprzedni) i Punkt („Wszystkie punkty (raportowane)” albo jeden punkt). W rejestrze sprzedaży dodatkowo „Faktury”, „Paragony”, „Zaliczki” oraz Fiskalizacja: „Wszystkie”, „Tylko zafiskalizowane”, „Tylko niezafiskalizowane”.
• Kolumny: „Lp.”, „Numer” (z plakietką rodzaju; pod nim numer obcy), „Data” (w zakupie „Data VAT”), „Nabywca” / „Sprzedawca” z NIP i adresem, „Brutto”, para „Netto” i „VAT” dla każdej stawki w miesiącu, „Netto 0% kraj”, „Netto 0% eksport”, „Zwolnione” i „Podatek należny” / „VAT do odliczenia”. Kafelki nad tabelą sumują pierwsze cztery kolumny kwot.
• Wydruk PDF (A4 poziomo) ma tytuł „REJESTR SPRZEDAŻY VAT” itd., a na każdej stronie „Suma strony”, „Z przeniesienia” i „Razem”.
• Rejestr sprzedaży zawiera faktury, paragony i zaliczki według daty wystawienia. Rejestry korekt pokazują zmianę wartości – minus oznacza zmniejszenie; pod numerem korekty jest numer dokumentu korygowanego.

• Rejestr zakupu zawiera faktury zakupu (bez dokumentów z numerem SAD) według „Data VAT”; pod numerem programu jest numer faktury dostawcy.
• Kwoty są liczone z pozycji dokumentów według stawek. Waluty obce nie są przeliczane na złote. Liczą się tylko punkty z zaznaczonym „raportuj”.

12Jednolity Plik Kontrolny (JPK)

KsięgowośćJednolity Plik Kontrolny

Ekran przygotowuje pliki XML struktur JPK z danych programu i sprawdza je schematem Ministerstwa Finansów. Pokazuje sumy kontrolne i podgląd, a gotowy plik pobierzesz.

Struktury

Lista pokazuje tylko struktury, do których masz prawa. JPK_MAG wymaga dwóch praw domyślnie wyłączonych, więc zwykle jej nie widać. Ryczałtowej ewidencji przychodów (JPK_EWP) program nie generuje.

Parametry

• Struktura (pod listą opis, kto i kiedy składa) i okres: Miesiąc dla V7, Rok dla struktur rocznych, Od / Do dla struktur na żądanie.
• Cel złożenia: „1 – złożenie” albo „2 – korekta”. Program nie podpowiada celu – przy korekcie wybierz go sam.
• Urząd skarbowy – domyślnie z danych firmy; jest wymagany w pliku. Magazyn – przy JPK_FA i JPK_MAG.
• Opcje V7: Ewidencja VAT („Sprzedaż i zakup” / „Sprzedaż” / „Zakup” – dla których dokumentów uzupełnić brakujące zapisy), „przelicz zapisy”, Paragony (RO) („Zbiorczo za miesiąc (jeden zapis RO na punkt)” albo „Zbiorczo dziennie”), „Część deklaracyjna”, Nadwyżka z poprzedniej deklaracji (P_39), Ulga na kasy rejestrujące (P_49), Zwrot na rachunek w 25 dni (P_54).
• Gdy firma jest osobą fizyczną, przy V7 pojawia się ramka „Podatnik – osoba fizyczna” z wymaganymi polami Imię, Nazwisko, Data urodzenia.
• JPK_PKPIR ma m.in. „Metoda kasowa (Kasowy_PIT)”, „Remanent z programu” i pola spisu z natury (P_1, P_2); JPK_WB – wybór rachunku; JPK_KR_PD – rodzaj jednostki i dodatkowe kwoty podatkowe.

Miesięczny JPK_V7M – krok po kroku

1. Przygotuj dokumentyZaksięguj sprzedaż i zakup za miesiąc. Sprawdź rejestry VAT i kontrole.
2. Ustaw parametryStruktura „JPK_V7M (3)…”, Miesiąc, cel „1 – złożenie”, urząd skarbowy, ewentualnie nadwyżka P_39.
3. GenerujGeneruj plik JPK – program uzupełnia ewidencję VAT i pokazuje wynik: nazwę pliku (np. „JPK_V7M_10_2026.xml”), plakietkę „zgodny ze schematem XSD” albo „niezgodny ze schematem (N)”, ostrzeżenia, sumy kontrolne (liczba wierszy, podatek należny i naliczony, kwoty deklaracji P_38, P_48, P_51, P_62) i zakładki „Ewidencja VAT Sprzedaż” / „Ewidencja VAT Zakup”.
4. SprawdźPorównaj sumy z rejestrami VAT. Przeczytaj ostrzeżenia, np. o paragonach wykazanych zbiorczo jako RO albo o fakturach do paragonów (FP), które są w pliku, ale poza sumami.
5. ZatwierdźZatwierdź → „Zatwierdzić JPK_V7M za … ? Plik zostanie zapisany w historii, a wiersze ewidencji otrzymają numery.” → „Zatwierdzono JPK nr N (…) – plik zgodny ze schematem.”
6. Pobierz i wyślijPobierz XML (albo „plik xml” w historii) i wyślij plik poza programem.
7. KorektaPopraw dokumenty, wygeneruj plik z celem „2 – korekta” i zatwierdź – nazwa pliku dostanie końcówkę „_k002”.

• Ewidencja VAT dokumentu powstaje zwykle już przy jego księgowaniu – jeśli wszystkie dokumenty są zaksięgowane, „Generuj” niczego nie dopisze.
• Faktura z numerem KSeF trafia do pliku z tym numerem; faktura bez niego – z oznaczeniem BFK; zbiorczy zapis z kas – DI.
• Plik nie zawiera oznaczeń GTU, procedur (np. MPP, TP), OFF, MK ani IMP. Jeśli firma ich potrzebuje, uzupełnij je poza programem.

Zatwierdzone pliki JPK VAT

Pod formularzem jest historia zatwierdzonych plików V7: „lp wew”, „kod formularza / system”, „cel złożenia”, „data wytworzenia jpk”, „data od”, „data do”, liczby wierszy i kwoty podatku oraz „plik xml”. „Usuń” (dymek „Usuń raport JPK”) → „Usunąć JPK nr N?” usuwa plik z historii. Zatwierdzenie zmienia też status w terminach Pulpitu księgowego.

13Znaczniki kont JPK_KR_PD

KsięgowośćZnaczniki kont JPK_KR_PD

Dotyczy tylko firm z księgą handlową, które składają JPK_KR_PD. Każde konto w pliku musi mieć znacznik pozycji sprawozdania (S_12_1), a konta wynikowe także kategorię podatkową (S_12_3). Przy KPiR ten ekran nie jest potrzebny.

• Znaczniki zapisuje się dla początku numeru konta (prefiksu): „4” obejmuje cały zespół, „401” – konto z analitykami. Konto dostaje znacznik najdłuższego pasującego prefiksu.
• Dodaj znaczniki – okno z polami Prefiks konta, S_12_1 – pozycja sprawozdania (bilans / RZiS), S_12_2 – druga pozycja sprawozdania (opcjonalnie), S_12_3 – kategoria podatkowa (PD) → Zapisz. Trzy puste pola usuwają wpis.
• Import z pliku CSV – wiersz na konto: prefiks;S_12_1;S_12_2;S_12_3 albo prefiks=znacznik,znacznik,PDx. Istniejący prefiks zostanie zmieniony. Program podaje liczbę dodanych, zmienionych i błędnych wierszy.
• Ostrzeżenie „Konta syntetyczne bez znacznika S_12_1: N z M – bez niego plik JPK_KR_PD nie przejdzie walidacji.” znika, gdy wszystkie konta mają znaczniki. Prawa tabela pokazuje, który znacznik dostanie każde konto (czerwone „brak” – bez znacznika).

14Księga handlowa – zasady i pulpit

KsięgowośćPulpit księgi handlowej

Księga handlowa to jeden zbiór zapisów wspólny dla wszystkich punktów i obu wersji programu. Każdy zapis ma datę, konto (syntetyczne i analityczne), kwotę Winien albo Ma, numer dekretu (np. „FFS 17/01/2026”, „PK 541”, „BO 12”), paczkę (numer łączący zapisy jednego księgowania), sekcję, treść (nazwę reguły) i operatora.

• Dokument księguje się przy zatwierdzeniu regułą wybraną w polu dekretu (albo regułą przypisaną do operacji). Winien musi równać się Ma co do grosza, inaczej dokument się nie zapisze.
• Ponowne księgowanie dokumentu zeruje jego poprzednie zapisy (numer dostaje przedrostek „U”, np. „UF62/01/2025”) i dopisuje nowe.
• Księga liczy salda narastająco od pierwszego zapisu – nie zamyka roku.

Typowe komunikaty przy zatwierdzaniu dokumentu: „Nie ma reguły księgowania „…” (dokument …).”, „Księgowanie dokumentu … regułą „…” nie bilansuje się: Wn …, Ma …. Popraw regułę księgowania.”, „Reguła „…”: brak wartości dla „…”.” (np. dokument bez odbiorcy przy regule z analityką odbiorcy).

Pulpit księgi handlowej

• Rok, napis „Salda na {data} · okres zamknięty do {data}” i przyciski Obroty i salda, Zapisy na księdze, Struktura kont, Kontrole.
• Karty kont stałych: „Kasa”, „Bank”, „Rozrachunki z odbiorcami”, „Rozrachunki z dostawcami”, „Rozliczenie VAT”, „Magazyn (towary)” – saldo, obroty roku, a przy rozrachunkach należności, zobowiązania i nadpłaty. Karta pokazuje się tylko dla kont ustawionych w Stałych kont.
• Wykresy „Przychody, koszty i wynik w miesiącach” (przychody z kont zespołu 7, koszty z zespołów 4 i 5) i „Aktywność księgi” (liczba zapisów w miesiącach).
• Wiekowanie rozrachunków – należności i zobowiązania w przedziałach 0–30, 31–60, 61–90, 91–180, 181–365 i ponad 365 dni, 5 największych sald i link do raportu wiekowania.
• Kontrole księgi – 10 kontroli z liczbą uwag (Kontrole księgi) i tabela „Największe obroty kont”.

15Zapisy na księdze, dekret i kartoteka konta

KsięgowośćZapisy na księdze

Wyszukiwarka zapisów księgi. Najnowsze są na górze. Z tabeli przejdziesz do dekretu, paczki i kartoteki konta.

• Filtry: Nr dekretu (dokumentu) i Nr paczki (fragment), Konto syntetyczne, Analityka (dokładny numer), Data od, Data do, Kwota Wn lub Ma (dokładna kwota), Operator, Lp. wpisu, Najwyżej wierszy (50–5000, domyślnie 100) i „pokaż wyzerowane (U)” → Szukaj.
• Kolumny: „Data”, „Konto” (numer z nazwą – otwiera kartotekę), „Winien”, „Ma”, „Dekret” (otwiera okno dekretu), „Paczka” (okno paczki), „Reguła”, „Operator”, „Lp.”.
• Nad tabelą liczba wierszy i „Różnica Wn − Ma”. Napis „pokazano najnowsze – zawęź wyszukiwanie lub zwiększ limit” oznacza, że wyników jest więcej niż limit.
• Zapisy anulowane (z przedrostkiem „U”) są ukryte, dopóki nie zaznaczysz „pokaż wyzerowane (U)”.

Okno dekretu i paczki

• Plakietki „bilansuje się” albo „Wn ≠ Ma” oraz „okres zamknięty (…)”, gdy zapis jest z zamkniętego okresu.
• „Dokument źródłowy:” – link do faktury, zakupu, wydania albo przyjęcia, z którego powstał zapis; dla zapisów ręcznych, kasy i banku – „nie znaleziono …”. Jeśli dokument jest w innym punkcie, kliknięcie przełącza Twój bieżący punkt („Przełączono na punkt …”).
• Edytuj (tylko dekret, okres otwarty) – okno „Edycja dekretu”: Data, Nr paczki, Sekcja, Treść / reguła i wiersze kont z kwotami. Zapisz dekret jest aktywny dopiero, gdy Wn = Ma. Poprzednie wiersze zostają wyzerowane („U”), a nowe zapisane.
• Usuń → „Na pewno usunąć dekret?” – zapisy są zerowane, nie kasowane.

Kartoteka konta

KsięgowośćKartoteka konta

• Konto (wybór z podpowiedzią po numerze albo nazwie), Od, Do (domyślnie bieżący rok) → Pokaż.
• Kafle „Saldo początkowe” (zapisy przed „Od”), „Obroty Winien”, „Obroty Ma”, „Saldo końcowe” i tabela zapisów okresu (do 5000 wierszy; sumy zawsze pełne).
• Kartotekę otworzysz też kliknięciem numeru konta w każdej tabeli zapisów, na pulpicie, w kontrolach i raportach.

16Polecenie księgowania (PK) i bilans otwarcia (BO)

KsięgowośćPrzeksięgowanie kwoty (PK)

PK to ręczny zapis na kontach, np. przeksięgowanie nadpłaty na inne konto, poprawka błędnego konta, rozliczenie wyniku.

1. NagłówekData (po dacie zamknięcia okresu), Sekcja (domyślnie „PK”), Treść.
2. WierszeW każdym wierszu wybierz Konto (podpowiedź po numerze lub nazwie; konto z analitykami wymaga wyboru analityki) i wpisz kwotę w Winien albo Ma. Wiersz dodaje kolejny.
3. ZaksięgujZaksięguj (aktywny, gdy Wn = Ma) – program nadaje numer „PK N” i paczkę „PK {data}”, przechodzi do okna dekretu i pisze „Zaksięgowano PK N.”

Bilans otwarcia (BO)

KsięgowośćBilans otwarcia (BO)

• Karta „Bilans otwarcia {rok}” sumuje wszystkie dokumenty BO roku: liczba wierszy, Winien, Ma i „bilansuje się” albo różnica.
• Wpisz salda kont (aktywa po stronie Winien, pasywa po stronie Ma) → Zapisz bilans otwarcia → numer „BO N”. Jeden dokument BO nie musi się bilansować – możesz wpisać bilans w kilku częściach, aż karta roku pokaże „bilansuje się”.
• Na ekranie nie ma pola roku: domyślnie jest bieżący rok i data 1 stycznia.

17Scalanie kont analitycznych

KsięgowośćScalanie kont analitycznych

Służy do połączenia dwóch kont analitycznych tego samego odbiorcy albo dostawcy (np. kontrahent założony dwa razy). Wszystko z konta „usuwanego” przechodzi na konto „prawidłowe”.

1. Wybierz stronySyntetyka („… - Odbiorcy” albo „… - Dostawcy”), Konto prawidłowe („Konto, na które zostaną przeniesione wszystkie wpisy”) i Konto usuwane („Konto, które zostanie skasowane”).
2. SprawdźWyświetl pokazuje porównanie obu kont: nazwę w księdze i w kartotece, NIP, telefon, adres, liczbę kartotek w punktach, liczbę zapisów i saldo, a także uwagi, np. „Brak kontrahenta prawidłowego w kartotekach – scalenie niemożliwe.”
3. ScalScalaj i potwierdzenie „Scalić konto … z …? Operacja jest nieodwracalna…”.

Scalenie przenosi zapisy księgi, kartoteki kontrahenta we wszystkich punktach, dokumenty sprzedaży i zakupu, zamówienia, korekty, rozrachunki, wpisy bankowe, osoby kontaktowe i karty środków trwałych. Konto usuwane znika z planu kont.

18Zestawienia i kontrole księgi handlowej

KsięgowośćKsięga handlowa – zestawienia

Zestawienia księgi to raporty – obsługa jak w rozdziale Raporty. Obejmują zapisy wszystkich punktów i niczego nie zapisują. Numer konta w raporcie otwiera kartotekę.

Kontrole księgi

KsięgowośćKontrole księgi

Pola Od, Do (domyślnie od 1 stycznia do dziś) i Nierozliczone ponad (dni) (90) → Sprawdź. Program pisze „Kontrole z uwagami: N z 10.” i pokazuje karty kontroli z tabelami (do 500 wierszy):

• błędy: „Niezbilansowane dowody”, „Niebilansujące paczki”, „Konta syntetyczne spoza planu kont”, „Zapisy z nieprawidłową datą” (bez daty, sprzed 2000 r. albo ponad rok w przód);
• ostrzeżenia: „Brakujące analityki”, „Zapisy bez analityki na kontach z analityką”, „Salda niezgodne z charakterem konta” (np. kasa z saldem Ma), „Uzgodnienie kasy i banku z księgą”, „Rozrachunki nierozliczone ponad N dni”;
• „Bilans otwarcia {rok} a salda końcowe {rok−1}” – porównanie BO z saldami poprzedniego roku.

Na dole jest karta „Uzupełnienie brakujących kont” – lista kont analitycznych punktów, których brakuje w planie kont (np. dla reguł z analityką „nr magazynu”). Uzupełnij plan kont dopisuje je do planu kont – to jedyny przycisk tego ekranu, który coś zapisuje.

19Reguły księgowania (dekrety)

KsięgowośćReguły księgowania (dekrety)

Reguła księgowania (dekret) to schemat, według którego program księguje dokument: na jakie konta, po której stronie i jaką kwotę (netto, VAT, brutto). Dla KPiR reguła wskazuje też kolumnę księgi. Reguły są wspólne dla obu wersji programu.

• Reguły są pogrupowane w sekcje (Sprzedaz, Zakup, Kasa KP, Kasa KW, Bank wpływy, Bank wypływy, Przychod, Rozchod, Amortyzacja…). Przy regule widać liczbę linii, operacje, które jej używają, i plakietkę „pusta”, gdy reguła nie ma linii.
• Nowa w karcie sekcji zakłada regułę, ikona „Kopiuj” – kopię istniejącej.

Edycja reguły

• Nazwa reguły (nie może być samą liczbą), Sekcja, Wymagany poziom uprawnień i Kolumna KPiR (poza kasą i bankiem) – np. „Kol 7 Wartosc sprzedanych towarow i uslug”, „Kol 10 …” (zakup towarów), „Kol 11 …” (koszty uboczne), „Kol 14 …” (pozostałe wydatki), „Kol 16 …” (koszty niestanowiące KUP). Numery są według starego wzoru księgi – patrz tabela kolumn.
• Karta „Linie (konto, analityka, Wn / Ma)” – do 16 linii: Rodzaj pozycji, Konto syntetyczne (z planu albo symbol, np. konto odbiorców), Analityka (np. nr magazynu, analityka odbiorcy), Winien i Ma (netto, vat, brutto).
• Pod liniami test „Test (netto 100, VAT 23, brutto 123): Wn … · Ma … – bilansuje się” albo „– NIE bilansuje się, dokumenty nie zostaną zapisane”.
• Zapisz / Dodaj regułę, Kopiuj, Usuń („Na pewno usunąć?”; reguły używanej nie usuniesz). Regułę sprzedaży bez linii zaliczek uzupełnisz przyciskiem „Uzupełnij regułę o zaliczki (Z/RZ → 840)”.

20Operacje – którą regułą program księguje

KsięgowośćOperacje

Operacja to czynność programu, którą trzeba zaksięgować: „Sprzedaz”, „Zakup”, „KP_zaplata_fakt”, „Wpłata kasy do banku”, „Amortyzacja Środka Trwałego” itd. Tutaj wybierasz, jaką regułą program ją księguje. Reguła operacji „Sprzedaz” jest domyślnym dekretem nowej faktury sprzedaży.

• Reguła księgowania – lista reguł sekcji albo „— brak (nie księguje) —”; „+” zakłada nową regułę, „edytuj regułę” otwiera wybraną.
• Czerwona plakietka „„…” nie istnieje” oznacza, że operacja wskazuje regułę, której już nie ma – wybierz inną.
• Reguły do wyboru – „wszystkie z sekcji” albo „N dozwolonych”: zawęża listę reguł, które użytkownik zobaczy w formularzu dokumentu.
• Operacje amortyzacji bez reguły księgują się domyślnymi kontami amortyzacji i umorzenia.

21Plan kont i struktura kont

KsięgowośćPlan kont

• Z lewej karta „Konta syntetyczne” (pole „Filtruj konta”, Dodaj, przy koncie „Edytuj” i „Usuń”), z prawej „Konta analityczne” wybranej syntetyki z wyszukiwaniem „Szukaj po nazwie lub numerze (Enter)” – pokazuje do 1000 kont.
• Okno konta: Konto syntetyczne, Analityka (tylko przy dodawaniu), Nazwa → Zapisz. „Numeru konta analitycznego nie zmienia się – wskazują go zapisy księgowe i kartoteki.”
• Konta z zapisami, z analitykami albo z kontami podrzędnymi nie da się usunąć.
• Analityki kontrahentów, banków i pracowników program zakłada sam przy zapisie kartoteki albo pierwszym księgowaniu.

Struktura kont syntetycznych

Drzewo kont syntetycznych z kontem nadrzędnym („Rodzic”). Przy koncie: „Dodaj konto podrzędne”, „Edytuj” (pola „Nr synt”, „Nazwa”, „Rodzic”, „Przeciwstawne konto analityczne koszty”). Program ostrzega o kontach z nieprawidłowym kontem nadrzędnym.

Struktura raportu FIK (atrybuty kont)

Atrybuty grupują konta do raportów (Raport strukturalny, Zestawienie dowodów księgowych, Plan kont syntetycznych – obroty i salda). Nowy wpis: Atrybut, Filtr syntetyka, Filtr analityka („Analityka pusta – cała syntetyka należy do atrybutu.”), Opis. Same atrybuty dopisuje się w słowniku atrybutów FIK.

Wydruki „Plan kont syntetyka (wydruk)” i „Plan kont analityka (wydruk)” to raporty z listą kont do pobrania lub wydruku.

22Stałe kont i okres

KsięgowośćStałe kont i okres

Konta stałe

„Konta syntetyczne, pod którymi program zakłada analityki kontrahentów, banków i pracowników.” Stałe to m.in.: „Kasa” (KAS), „Kasa – środki w drodze”, „Bank” (BNK), „Odbiorcy (należności)” (ODB), „Dostawcy (zobowiązania)” (DST), „Pracownicy”, „Magazyn (towary)”, „Rozliczenie zakupu”, „VAT naliczony”, „Sprzedaż towarów”, „Sprzedaż usług”, „Środki trwałe”, „Umorzenie środków trwałych”, „Wyposażenie”, „Umorzenie wyposażenia”.

• Wpisz numer konta syntetycznego – pod polem pojawia się nazwa konta albo „nie ma takiego konta”. Przycisk Zapisz przy wierszu zapisuje tę jedną stałą.
• Stałe zasilają karty Pulpitu księgi handlowej, kontrolę „Salda niezgodne z charakterem konta”, wiekowanie rozrachunków i scalanie kont.

Zamknięcie okresu

Karta „Okres”: „Dokumentów i zapisów sprzed daty zamknięcia nie można dodawać ani zmieniać.” Ten sam zapis jest w module Administracja (Zamknięcie okresu).

• „Zamykaj okres automatycznie” – program sam przesuwa datę zamknięcia: od 20. dnia miesiąca okres jest zamknięty do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca, a wcześniej – do ostatniego dnia miesiąca przed nim. Przykład: 4 listopada 2026 zamknięte jest do 30.09.2026, a od 20 listopada 2026 – do 31.10.2026. Obok widać aktualną datę („teraz: …”).
• Data zamknięcia – wpisujesz ją ręcznie, gdy tryb automatyczny jest wyłączony (przy automatycznym pole jest nieaktywne).
• Pokazuj dokumenty zakupu od – od jakiej daty pokazywać dokumenty zakupu.
• Zapisz → „Zapisano ustawienia okresu.”

Instrukcja dotyczy systemu Logos Online System w wersji 2.9. Program jest stale rozwijany – jeśli coś wygląda inaczej niż na zrzutach, skontaktuj się z nami.

23Kadry i płace

KsięgowośćPracownicy

Kartoteka pracowników firmy – zatrudnionych, byłych i kandydatów – z pełną kartą kadrową, przebiegiem zatrudnienia i wydrukami z wzorów. Okruszki ekranu pokazują „Kadry › Pracownicy”.

Lista pracowników

• Nagłówek „Pracownicy” z liczbą pracowników i przyciskiem Dodaj pracownika.
• Filtry: pola Indeks, Nazwisko, NIP, PESEL (fragment, Enter albo Szukaj) oraz listy Status, Dywizja, Stanowisko wykonywane, Kraj wykonywania, Województwo (działają od razu, domyślnie „– wszystkie –”). Wyczyść zdejmuje filtry.
• Statusy: „Aktywny”, „były pracownik”, „Kandydat”, „ex-pracownik”, „pracownik na karencji”, „Wolentariat”, „Społecznik”, „czarna lista” albo „– bez statusu –”.
• Kolumny: „Indeks”, „Nazwisko”, „Imię”, „Status”, „Dywizja”, „Stanowisko”, „Analityka”, „Bistro”; w Kolumny także „Kraj”, „NIP”, „PESEL”, „Dowód osobisty”, „Upoważniony”, „Telefon” i „ID”. Nad tabelą są też Filtry, Grupuj i Eksport. Kliknięcie wiersza otwiera kartę.

Karta pracownika

Zakładki są ułożone pionowo w sekcjach:

• „Dane pracownika”: „Dane podstawowe”, „Adresy”, „Bank, US, ZUS”, „Wojsko”, „NFZ”, „Badania i szkolenia”, „Za godzinę”.
• „Kadry”: „Wykonywane zawody”, „Rodzina”, „Ubezpieczenia”, „Pozwolenia na pracę”, „Historia pracy”, „Praca w firmie”, „Ocena pracy”, „Kalendarz”; z prawem do wzorów umów także „Wydruki kadrowe”. Zakładki z listami mają liczniki wpisów.
• „Płace”: „Domyślna lista płac”, „Domyślna l.p. zagranica”, „Listy płac”, „Rozliczenia”, „Księgowość”.
• „Planer”: „Zadania i terminy”.

Sekcje „Kadry”, „Płace” i „Planer” pokazują się dopiero po pierwszym zapisaniu pracownika. W nagłówku karty: Lista (powrót do listy), indeks, nazwisko i imię z plakietką statusu, Usuń i Zapisz dane.

1. Nowy pracownikDodaj pracownika → wpisz co najmniej Indeks (niepowtarzalny indeks w systemie) i Nazwisko (pola z gwiazdką) → Dodaj pracownika → „Dodano pracownika.”
2. DaneUzupełnij zakładki danych. „„Zapisz dane” zapisuje pola ze wszystkich zakładek danych naraz.” Po wpisaniu kodu pocztowego program uzupełnia puste pola adresu.
3. Słowniki„+” przy Stanowisko wykonywane i Dywizja dopisuje nową pozycję od razu do słownika.
4. UsunięcieUsuń → „Usunąć pracownika?”. Jeśli pracownik ma dane w innych miejscach (listy płac, historia, rodzina, środki trwałe…), program nie pozwoli go usunąć – zmień status na „były pracownik”.

Program sprawdza poprawność PESEL, NIP i numeru konta (NRB) – np. „Niepoprawny PESEL (11 cyfr z sumą kontrolną).”, „Taki indeks ma już inny pracownik.”

Zakładki z listami („Wykonywane zawody”, „Rodzina”, „Ubezpieczenia”, „Pozwolenia na pracę”, „Historia pracy”) mają przycisk Dodaj wpis, a przy każdym wpisie ołówek (zmiana) i kosz (usunięcie).

Praca w firmie – zatrudnienie

Karta „Aktualna umowa o pracę” pokazuje „Stan:” („Nigdy nie zatrudniony”, „Aktualnie zatrudniony”, „Pracownik zwolniony”), a pod nim „Status”, „Rodzaj umowy”, „Data rozpoczęcia umowy”, „Data zakończenia umowy”, „Dywizja”, „Stanowisko” i „Kraj wykonywania pracy”. Wymagane pole Wymiar urlopu (20 albo 26 dni) zapiszesz przyciskiem Zapisz aktualną umowę o pracę – staje się aktywny po zmianie. Przyciski zdarzeń zależą od stanu: przy niezatrudnionym albo zwolnionym Dodaj rozpoczęcie pracy, przy zatrudnionym Zmiana formy zatrudnienia, Zmiana dywizji i Zakończenie pracy.

1. PrzygotujDodaj wpisy w zakładkach „Ubezpieczenia” i, jeśli trzeba, „Pozwolenia na pracę” – wybierzesz je potem w oknie zdarzenia.
2. RozpoczęcieDodaj rozpoczęcie pracy → rodzaj umowy, stanowisko, dywizja, data → Zapisz aktualną umowę → „Zapisano: Rozpoczęcie pracy.” Pracownik dostaje status „Aktywny”.
3. ZmianyZmiana formy zatrudnienia albo Zmiana dywizji.
4. ZakończenieZakończenie pracy → sposób rozwiązania i data. Status zmienia się na „były pracownik”. Ponowne zatrudnienie otwiera nową fazę.
5. WydrukZakładka „Wydruki kadrowe” → „Drukuj z wzoru” (np. umowa z danymi ostatniego zdarzenia).

Karta „Praca w firmie” to „Zdarzenia zatrudnienia z podziałem na okresy (fazy). Usunąć można tylko ostatnie zdarzenie.” – kolumny „Faza”, „Zdarzenie”, „Data”, „Data zakończenia”, „Szczegóły”, „Kraj”, „Dywizja”, „Stanowisko”, „Wymiar urlopu”. Pod nią, w karcie „Skany i pliki”, dołączysz skany umów (Wybierz pliki albo przeciągnięcie na kartę; PDF, zdjęcia, dokumenty biurowe, archiwa, do 20 MB, najwyżej 20 naraz).

Kalendarz

Kalendarz pokazuje rok pracownika („Kalendarz {indeks} {rok}”, strzałki zmieniają rok): w wierszach miesiące, w kolumnach dni 01–31, w komórkach litery dni. Tabela „Legenda” podaje, ile dni każdego rodzaju przypada na miesiąc: N – Niedziela, S – Sobota, Ś – Święto oraz nieobecności C – Wypłata Chorobowe, Z – Zasiłek Chorobowy, R – Świadczenie Rehabilitacyjne, M – Zasiłek Macierzyński, W – Urlop Wychowawczy, NN – Nieobecność Nieusprawiedliwiona, U – Urlop, US – Urlop służbowy, UB – Urlop bezpłatny, DS – Delegacja, BD – Badania lekarskie, UN – Inna usprawiedliwiona Nieobecność.

Zakładka tylko pokazuje dane. Nieobecności wpisuje na razie stara wersja programu – bez nich kalendarz zawiera same soboty, niedziele i święta.

Zakładki płacowe

• „Domyślna lista płac” i „Domyślna l.p. zagranica” – wartości kopiowane na listę płac przy dodawaniu pracownika do listy (wynagrodzenie i premie z umowy, godziny, nadgodziny; za granicą stawka za godzinę, ryczałt, zakwaterowanie). Zapisz → „Zapisano.”
• „Listy płac” – listy płac pracownika z kwotami „Brutto”, „Do wypłaty”, „Koszt pracodawcy” i informacją „Zaksięgowane”; tylko do oglądania.
• „Rozliczenia” – wpłaty i wypłaty KP / KW / bank z saldem w roku; przycisk PDF.
• „Księgowość” – zapisy na koncie FK pracownika (wymaga wypełnionej „Syntetyki” i „Analityki” i zapisów na księdze handlowej).

Słowniki kadrowe

Wspólny ekran słowników z grupą „Kadry i płace”: dywizje, stanowiska, kraje wykonywania pracy, wzorce ewidencji obecności, rodzaje umów i rozwiązań umów, urzędy skarbowe, oddziały ZUS, WKU, oddziały NFZ, kody tytułu ubezpieczenia, kody choroby i świadczeń, symbole dni pracy. Dodaj, ołówek (zmiana nazwy zmienia ją we wszystkich miejscach użycia), kosz – pozycji używanej nie da się usunąć.

24Środki trwałe i wyposażenie

KsięgowośćŚrodki trwałe i wyposażenie

Program prowadzi dwie ewidencje: środki trwałe i wyposażenie, każdą z kartami, amortyzacją, operacjami, przeglądami i spisem z natury.

Obieg środka trwałego

1. IndeksŚrodek trwały ma indeks w strukturze środków trwałych (Magazyn), z klasyfikacją KŚT i stawką amortyzacji.
2. Przyjęcie (OT)Kartę zakłada dokument przychodu albo zakupu z pozycją środka trwałego lub wyposażenia (Zakup – środki trwałe). Przy zamknięciu dokumentu powstaje karta i operacja „Przyjęcie do ewidencji” z numerem OT. Na ekranach środków trwałych nie ma osobnego przycisku przyjęcia.
3. KartaDane, KŚT, stawka, metoda amortyzacji, plan amortyzacji, operacje, przeglądy, komentarze.
4. AmortyzacjaTabela amortyzacji → „Nalicz amortyzację” → odpisy miesięcy i księgowanie.
5. OperacjeZmiana miejsca użytkowania, orzeczenie komisji, likwidacja (dokument RLT), przekazanie (dokument PT), sprzedaż, zaginięcie, status „stare”.

Przykład na zrzutach: ładowarkę MINI ŁADOWARKA KOŁOWA 1,2 T (68 500,00 zł) przyjęto dokumentem PZ 14/01/2026 od dostawcy GAZTECH 4.11.2026 – powstała karta z numerem inwentarzowym 011-591-001 i operacja OT. Amortyzacja liniowa 20% zaczyna się od grudnia 2026.

Pulpit i ewidencja

Pulpit („Środki trwałe – pulpit”) ma przełącznik „Środki trwałe” / „Wyposażenie” i przyciski „Ewidencja”, „Wykazy”, „Tabela amortyzacji”, „KŚT”, „Spis z natury”, „Przeglądy”. Pokazuje kafle „Kart na stanie”, „Wartość początkowa”, „Umorzenie” (z procentem wartości) i „Wartość netto”, wykres „Umorzenie w czasie” (także 12 miesięcy naprzód, z planu amortyzacji), tabelę „Wg grup KŚT”, „Strukturę wg miejsc użytkowania”, „Statusy kart” oraz „Przeglądy w ciągu 30 dni i zaległe”. Pulpit tylko pokazuje dane; umorzenie na pulpicie i w ewidencji jest wyliczone z planu amortyzacji, a nie zsumowane z naliczonych odpisów.

• „Drzewo ewidencji” – przełączniki „Grupy”, „KŚT”, „Miejsc.” (miejsca użytkowania), „Prac.” (pracownicy), „Org.” (struktura organizacyjna), „Stat.” (statusy); przy węzłach liczba kart. Drzewo zwiniesz ikoną w nagłówku.
• Pole wyszukiwania (numer, indeks, symbol, nr seryjny, miejsce, osoba) i znacznik Tylko na stanie – bez kart zlikwidowanych, sprzedanych, przekazanych i „stare”.
• Kafle „Kart”, „Wartość”, „Umorzenie”, „Wartość netto” – dla kart widocznych po filtrach.
• Zakładki „Wg numerów inwentarzowych” (kolumny m.in. „nr. ewidencyjny”, „nr. inwentarzowy”, „Indeks”, „Podgrupa”, „Status”, a w Kolumny dalsze: producent, dostawca, wartości, miejsce, osoba odpowiedzialna), „Księga inwentarzowa” (dla miejsca wybranego w drzewie „Miejsc.”, z przyciskiem „Drukuj księgę”) i „Wg inwentaryzacji”. Kliknięcie numeru inwentarzowego otwiera kartę.
• Zaznacz karty (pole przy wierszu albo Zaznacz widoczne) i wybierz Przyjmij do wykazu… – wykaz orzeczeń technicznych, orzeczeń do likwidacji, przekazania albo zmiany statusu na stare. Bez zaznaczenia przycisk jest nieaktywny. Wydrukuj ewidencję drukuje ewidencję numerów inwentarzowych, CSV zapisuje plik.

Karta środka trwałego

• Karta otwiera się w oknie nad ewidencją (ikona w rogu powiększa je na cały ekran). Nagłówek: nazwa, „nr inw.”, plakietka statusu, „nr ewid.” z kategorią / grupą / podgrupą i przycisk Karta produktu (wydruk PDF). Kafle: „Wartość początkowa”, „Umorzenie (dziś)”, „Wartość netto”, „Amortyzacja” (metoda i stawka).
• Zakładki: „Dane podstawowe”, „Dane dokumentu wejścia” (magazyn, dostawca, rodzaj, numer i data dokumentu, cena, ilość, dokument wydania), „Amortyzacja”, „Opis”, „Operacje”, „Przeglądy”, „Komentarze” – przy trzech ostatnich liczba wpisów.
• „Dane podstawowe”: „Dokument:”, „Nr dostawy:”, „Kategoria | Grupa | Podgrupa:”, „Cena zakupu netto:”, „Ilość:”, „Wartość:”, „Lokalizacja:” (zmienia się operacją „Zmiana miejsca użytkowania”), „Struktura organizacyjna:”, „Stanowisko kosztowe:”, „Nr inwentarzowy:”, „Producent:” (z „+” do dodania producenta), „Symbol:”, „Rok produkcji:”, „koniec gwarancji:”, „Przeglądy co:”, „następny przegląd:”, „Serial number (sn):”, „pn:”, „Osoba odpowiedzialna:”, „Użytkownik:”.

• „Dane do amortyzacji”: „Klasyfikacja KŚT:”, „Stawka amortyzacji” (wynikająca z KŚT, można ją zmienić indywidualnie), „Współczynnik”, „Wartość”, „Rodzaj amortyzacji” (Liniowa / Degresywna / Jednorazowy), „Rodzaj odpisu” (Odpisy miesięczne / kwartalne / roczne), „Pierwsze odliczenie %”, „Miesięczne odliczenie %”.
• „Plan amortyzacji” jest wyliczony z danych karty – do wglądu, bez zapisu i księgowania. Opis nad wykresem podaje metodę, stawkę i datę przyjęcia, od której liczy się plan („od miesiąca po przyjęciu”). Wykres przełączysz między „Miesiące”, „Rok do roku” i „Narastająco” oraz zakresem „12 m”, „24 m”, „36 m”; przyciski z prawej zmieniają widok (np. na liczby). Słupki pokazują „Umorzenie narastająco” i „Wartość netto” na koniec miesiąca.
• Zakres „12 m”, „24 m” i „36 m” liczy miesiące od bieżącego miesiąca w przód – na zrzucie od grudnia 2026 (pierwszy odpis ładowarki) do listopada 2027. Wartość netto (pomarańczowa) maleje o 1141,67 zł miesięcznie (68 500 zł × 20% rocznie), umorzenie narastająco (niebieskie) rośnie – cały plan trwa 60 miesięcy.

• „Status:” pochodzi z ostatniej operacji. Przyciski zależą od statusu: przy karcie bez statusu „Zmiana miejsca użytkowania”, „Orzeczenie komisji”, „Protokół likwidacji”, „Protokół przekazania”, „Status stare” i „Odśwież”.
• Dalsze kroki: „Orzeczenie komisji” → „Zamknij orzeczenie” albo „Skieruj do likwidacji”, „Skieruj do stare”, „Skieruj do naprawy” (zakłada zgłoszenie serwisowe); „Protokół likwidacji” → „Zlikwiduj” (dokument RLT); „Protokół przekazania” → „Przekaż” (dokument PT).
• Tabela operacji: „Nr”, „Data”, „Rodzaj operacji”, „Nr wykazu”, „Dokument”, „Status”, „Wystawiający:”, a w kolumnie „Operacje” link „wydruk” (np. dokument OT). Na liście są też operacje techniczne, np. zmiana numeru inwentarzowego.

Tabela amortyzacji i naliczanie

Nad tabelą program wyjaśnia: odpisy wynikają z planu amortyzacji kart (metoda, stawka i współczynnik brane kolejno z karty, indeksu i KŚT), od miesiąca po przyjęciu do wykreślenia. Karty bez stawki wymienia w ostrzeżeniu „Karty bez stawki amortyzacji (karta, indeks, KŚT): N – bez odpisów.”

• „Naliczone miesiące {rok}” – „Miesiąc”, „Dowód”, „Odpisów”, „Kwota”, „Księgowanie” i przycisk „Cofnij”; przed naliczeniem: „W tym roku nie naliczono amortyzacji.” Nad tabelą informacja o regule księgowania – bez reguły program księguje domyślnie Wn 408 (AMORTYZACJA) / Ma 071 (UMORZENIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH).
• Tabela kart – „Nr inwentarzowy”, „Indeks”, „KŚT”, „Metoda”, „Stawka”, „Przyjęcie”, „Wartość początkowa”, kolejne miesiące roku, a dalej odpisy w roku wg planu, naliczone, umorzenie i wartość netto. Pod tabelą: „Razem odpisy w roku wg planu: …, naliczone: …” – w przykładzie 1141,67 zł, bo ładowarka ma w 2026 r. tylko odpis grudniowy.

1. Wybierz„Środki trwałe” albo „Wyposażenie” i Rok. Kolory kwot: zielona – naliczona zgodnie z planem, czerwona – inna niż plan, pomarańczowa – nienaliczona; ✓ oznacza miesiąc naliczony.
2. Okno naliczeniaNalicz amortyzację → Od miesiąca, Do miesiąca (najwyżej 36 miesięcy) i Księgowanie: „Księga handlowa (FIK)” albo „KPiR – nota (pozostałe wydatki)”.
3. PodglądPodgląd pokazuje odpisy i zapisy każdego miesiąca oraz błędy (np. okres zamknięty, brak reguły).
4. NaliczNalicz i zaksięguj – jeden dowód na miesiąc z datą ostatniego dnia miesiąca („AM RRRR-MM”, dla wyposażenia „AMW RRRR-MM”). Przy KPiR powstaje nota KPiR.

Odpis liniowy zaczyna się w miesiącu po przyjęciu, jednorazowy – w miesiącu przyjęcia. Ładowarkę przyjętą 4.11.2026 amortyzuje się od grudnia 2026. Naliczenie miesiąca cofniesz przyciskiem „Cofnij”. Regułę księgowania amortyzacji ustawisz w Operacjach; bez niej program używa domyślnych kont amortyzacji i umorzenia. PDF i CSV drukują i eksportują tabelę.

Wykazy, KŚT, przeglądy i spis z natury

• Wykazy – dokumenty operacji (orzeczenia, likwidacje, przekazania, status stare) z komisją; „Nowy wykaz…” od razu zakłada wykaz z kolejnym numerem.
• KŚT – drzewo Klasyfikacji Środków Trwałych (grupa, podgrupa, rodzaj) ze stawkami amortyzacji.
• Przeglądy – lista przeglądów technicznych; przegląd dodaje się na karcie, a „Zamknij Przegląd” wylicza termin następnego.
• Spis z natury – arkusz spisu z komisją; po zamknięciu z różnic powstają wykazy likwidacji, zaginionych, przesunięć i przychód inwentaryzacyjny. Wpis ilości w arkuszu zapisuje się od razu.