Serwis
1Jak działa serwis
Moduł służy do obsługi sprzętu oddanego do naprawy: przyjęcia od klienta, diagnozy i wyceny, wysyłki do serwisu zewnętrznego (dostawcy), odbioru po naprawie i wydania klientowi. W tym samym module jest Wypożyczalnia – wypożyczanie towaru klientom i przyjmowanie zwrotów.
Menu modułu ma cztery części:
- Serwis – , , , , , ;
- Wypożyczalnia – , , , , ;
- Analizy – , , ;
- Ustawienia – , .
Obieg zgłoszenia serwisowego
- PrzyjęcieRejestrujesz sprzęt – zgłoszenie dostaje numer i status Przyjęte. Program liczy termin naprawy z ustawień serwisu.
- Diagnoza, wycena, części, naprawaStatusy Diagnoza, Wycena – czeka na akceptację, Czeka na części, W naprawie ustawiasz ręcznie – na tablicy zleceń albo w karcie zgłoszenia. W tym czasie dopisujesz kalkulację naprawy (części, usługi, robocizna).
- Wysyłka do dostawcy (gdy naprawia serwis zewnętrzny)Po wysłaniu status zmienia się na U dostawcy.
- Przyjęcie z naprawyOdbierasz sprzęt od dostawcy – status Gotowe do wydania.
- Wydanie klientowiZamyka zgłoszenie – status Wydane.
Gdy naprawiasz na miejscu, wysyłka nie jest potrzebna: z W naprawie przestaw status na Gotowe do wydania i od razu wydaj sprzęt. Sprzęt, którego nie przyjmujesz do naprawy, rejestrujesz jako odrzucony – dostaje status Odrzucone – do zwrotu, a potem wydajesz go klientowi. Naprawę rozliczasz z kalkulacji: zamówieniem sprzedaży dla klienta i wydaniem części z magazynu (RW).
- serwis – wejście do modułu Serwis: tablica zleceń, lista zgłoszeń, karta, przyjęcie, statystyki, ustawienia. Domyślnie Tak.
- p_serwis_utworz_ser – przyjęcie nowego zgłoszenia; bez niego znika pozycja menu Przyjęcie serwisu od klienta. Domyślnie Tak.
- Ekrany wypożyczalni mają własne prawa – patrz rozdział Wypożyczalnia.
Każdy ekran ma ikonę (i) Prawa tego ekranu z listą praw, które na nim działają. Wejście na ekran bez prawa kończy się komunikatem „Brak uprawnień” z nazwą brakującego prawa. Jak nadaje się prawa – rozdział Prawa użytkowników.
Moduł Serwis potrzebuje tabel, które zakłada aktualizacja programu. Jeśli przy zapisie pojawi się komunikat „Brak tabeli … w bazie – uruchom w programie Aktualizuj program → Wykonaj wszystkie poprawki”, zgłoś to administratorowi – do tego czasu nie da się przyjąć ani zmienić żadnego zgłoszenia.
2Tablica zleceń
Główny ekran serwisu. Zgłoszenia bieżącego punktu leżą jako karty w kolumnach według statusu, z kolorami terminów i licznikami u góry.
Przyciski i liczniki
- Przyjmij do serwisu – formularz przyjęcia (rozdział Przyjęcie do serwisu); Zgłoszenia i raport, Historia urządzenia, Statystyki, Ustawienia.
- Przekazane z innych punktów: N – pojawia się tylko wtedy, gdy inny punkt przekazał zgłoszenia do Twojego punktu.
- Kafelki: Otwarte zgłoszenia, Po terminie (czerwony), Termin się zbliża (pomarańczowy), U dostawców, Gotowe do wydania, Przyjęte dziś. Kliknięcie kafelka otwiera listę tych zgłoszeń. Liczone są zgłoszenia przyjęte w ostatnich 60 dniach oraz wszystkie jeszcze niewydane.
Kolumny i karty
Kolumny: Przyjęte, Diagnoza, Wycena – akceptacja, Czeka na części, W naprawie, U dostawcy, Gotowe do wydania, Odrzucone – do zwrotu, Wydane (14 dni). W nagłówku kolumny jest liczba kart. Wydane starsze niż 14 dni znikają z tablicy – znajdziesz je na liście zgłoszeń w zakładce Wydane.
Na karcie: numer zgłoszenia, plakietka Pilny (czerwona) albo Niski (priorytet Normalny nie ma plakietki), urządzenie (indeks · podgrupa), numer seryjny, od kogo (w kolumnie U dostawcy – „→ dostawca”), termin, liczba dni w serwisie i serwisant. Termin przekroczony jest czerwony z ikoną ostrzeżenia, zbliżający się – pomarańczowy. Kliknięcie karty otwiera kartę zgłoszenia.
Zmiana statusu przeciągnięciem
- Przeciągnij kartę do innej kolumny – program od razu zapisze nowy status i dopisze zdarzenie w historii zgłoszenia.
- Upuszczenie karty w kolumnie U dostawcy otwiera kartę zgłoszenia z formularzem wysyłki, a w kolumnie Wydane – z formularzem wydania. Status zmieni się dopiero po zatwierdzeniu formularza.
- Pole Szukaj: numer, urządzenie, S/N, klient… zawęża karty; lista Serwisant pokazuje zlecenia jednej osoby (puste – Wszyscy serwisanci, jest też pozycja (nieprzypisane)).
Karty nie przeciągniesz z kolumny U dostawcy („Sprzęt jest u dostawcy – najpierw przyjmij go z naprawy.”) ani z Wydane („Zgłoszenie jest już wydane klientowi.”). Statusy U dostawcy i Wydane ustawiają wyłącznie formularze wysyłki i wydania.
- p_serwis_utworz_ser – przycisk Przyjmij do serwisu (domyślnie Tak).
- p_serwis_edytuj_ser – przeciąganie kart (Tak).
3Przyjęcie do serwisu
Rejestracja sprzętu przyjętego do serwisu. U góry wybierasz, skąd pochodzi sprzęt – każda zakładka ma własne wyszukiwanie, a pod nim wspólny formularz. Zmiana zakładki czyści formularz.
Pięć źródeł przyjęcia
| Zakładka | Kiedy | Jak wyszukać |
|---|---|---|
| Towar sprzedany (z dokumentu sprzedaży) | Klient oddaje towar kupiony u Ciebie. | Wpisz S/N, podgrupę, indeks, odbiorcę, adres albo numer dokumentu (pole Wszystkie punkty – szuka też w innych punktach) → Szukaj. W wynikach (do 100 wierszy, tylko zaksięgowane faktury i paragony) kliknij właściwy wiersz – dane z dokumentu wypełnią formularz. Rodzaj naprawy ustawi się na Gwarancyjna, jeśli gwarancja jeszcze trwa, w przeciwnym razie na Płatna. |
| Z magazynu | Naprawa towaru firmy, który leży na stanie. | Szukaj po S/N, podgrupie, indeksie albo ID i wybierz egzemplarz. Właścicielem jest firma, rodzaj naprawy – Wewnętrzna. Numer seryjny zostaje zarezerwowany: do wydania z serwisu towaru nie da się sprzedać. |
| Środek trwały / wyposażenie | Naprawa środka trwałego albo wyposażenia firmy. | Szukaj po numerze inwentarzowym, ewidencyjnym, podgrupie, indeksie i rodzaju. Lista pokazuje tylko karty bez statusu; po przyjęciu karta dostaje status „Przekazany do serwisu”. |
| Inny (z ręki) | Sprzęt spoza Twoich dokumentów. | Formularz od razu; urządzenie znajdziesz polem Wyszukaj w bazie (towar) albo wpiszesz ręcznie. |
| Z innego punktu | Inny punkt przekazał Ci zgłoszenie. | Lista przekazanych zgłoszeń z przyciskiem Przepisz do aktualnego serwisu (rozdział Przekazanie do innego punktu). |
Formularz przyjęcia
- Podgrupa:, Indeks: (wymagany, poza środkiem trwałym), Nr faktury / nr gwarancji:, Lp na fakturze:, Numer wewnętrzny: (nr serwisu z innego mag.).
- Od kogo: (wymagany przy przyjęciu z ręki i z dokumentu) – wybierz odbiorcę z kartoteki albo wpisz nazwę. Wybierz z kartoteki, jeśli naprawa będzie płatna – tylko wtedy z kalkulacji powstanie zamówienie sprzedaży. Obok Adres: i Data przyjęcia: (domyślnie dziś).
- Numer seryjny: (sn producenta), Sticker nasz: (sn nasz), Sticker dostawcy: (wn dostawcy).
- Przyczyna: – wybór ze słownika (przycisk + dodaje nową przyczynę) albo Inna przyczyna: – jedno z nich jest wymagane.
- Nr listu przewozowego: (od klienta), Opis dla nas:, Opis dla dostawcy:, Dlaczego odrzucony: (tylko z ręki i z dokumentu).
Sekcja „Zlecenie” i podpis klienta
- Rodzaj naprawy – puste = „wg sposobu przyjęcia”; podpowiedź pod polem pokazuje terminy z ustawień (np. „gwarancja 14 dni, reklamacja 14, płatna 7, wewnętrzna 14”). Od rodzaju zależy termin zgłoszenia.
- Priorytet (Pilny / Normalny / Niski), Serwisant, Telefon (SMS), E-mail, Akceptowany koszt naprawy do (brutto) – kwota, do której klient zgadza się bez pytania.
- Akcesoria przyjęte z urządzeniem (np. zasilacz, torba) i Stan wizualny (np. rysy na obudowie) – drukują się na potwierdzeniu przyjęcia.
- Podpis klienta (potwierdzenie przyjęcia – drukowany na dokumencie) – klient podpisuje się palcem albo myszą; Wyczyść kasuje podpis.
- Wybierz źródło i sprzętZakładka, wyszukanie, kliknięcie wiersza (albo wpisanie danych z ręki).
- Uzupełnij przyczynę i opisPrzyczyna, opis usterki, akcesoria, telefon klienta.
- Poproś o podpisKlient podpisuje się w polu podpisu.
- Kliknij „Przyjmij towar do serwisu”Otworzy się karta zgłoszenia z komunikatem „Przyjęto – zgłoszenie serwisowe nr …”. Potwierdzenie dla klienta wydrukujesz przyciskiem Drukuj zgłoszenie.
Odrzucenie sprzętu
Przy przyjęciu z ręki albo z dokumentu sprzedaży wpisz powód w Dlaczego odrzucony: (puste = „ODRZUCONY”) i kliknij Odrzuć towar z serwisu. Powstanie zgłoszenie ze statusem Odrzucone – do zwrotu („Odrzucono – zgłoszenie serwisowe nr …”); sprzęt wydajesz potem jak każde inne zgłoszenie.
Najczęstsze komunikaty: „Podaj indeks.”, „Podaj, od kogo przyjęto sprzęt.”, „Wybierz towar z magazynu.”. Środek trwały, który ma już status, nie da się przyjąć („Błąd statusu, prawdopodobnie środek trwały / wyposażenie ma już status…”). Numer seryjny w wynikach z dokumentu sprzedaży pojawia się tylko wtedy, gdy przy sprzedaży wybrano numer seryjny.
- p_serwis_utworz_ser – przyjęcie nowego zgłoszenia i przepisanie zgłoszenia z innego punktu (domyślnie Tak). Bez niego ekran się otworzy, ale przyciski są nieaktywne.
- p_kontrahent – podgląd danych kontrahenta (Tak).
4Karta zgłoszenia
Pełna obsługa jednego zgłoszenia. Otwierasz ją kliknięciem karty na tablicy, wiersza na liście zgłoszeń, a także od razu po przyjęciu. W nagłówku: numer, plakietka statusu, sposób przyjęcia, termin i liczba dni w serwisie.
Zakładki
- Dane zgłoszenia – „Edycja zamówienia serwisowego”. Edytować można tylko pola bieżącego etapu: przed wysyłką – dane przyjęcia; po wysyłce – opis dla dostawcy, datę wysyłki, do kogo; po odbiorze – datę odbioru, odpowiedź i list od dostawcy; po wydaniu – datę wydania, naszą odpowiedź i list do klienta. Pozostałe pola są tylko do odczytu. Zapis: Aktualizuj dane („Zapisano zgłoszenie.”); w historii zostaje wartość przed i po zmianie.
- Wysyłka, naprawa, wydanie – formularze kolejnych etapów (rozdział Wysyłka, przyjęcie z naprawy, wydanie).
- Kalkulacja (N) – koszty naprawy (rozdział Kalkulacja naprawy).
- Historia – kiedy, kto, zdarzenie (przyjęcie, edycja, zmiana statusu, wysyłka, odbiór, wydanie, podpis, zamówienia, powiadomienia), zmiana statusu i opis. Przy zgłoszeniach sprzed nowej wersji programu historia zaczyna się od pierwszej zmiany.
- Komentarze i skany (N) – notatki i załączone pliki.
- Powiadomienia – SMS i e-mail do klienta z szablonu (Przyjęto do serwisu, Wycena naprawy, Wysłano do producenta, Gotowe do odbioru): wybierz szablon, kanał, adresata, popraw treść i kliknij Dodaj do kolejki.
- Zadania i terminy – zadania z Planera (tylko z prawem do Planera).
Wysyłka SMS i e-maili jest wyłączona – powiadomienia trafiają tylko do kolejki ze statusem „w kolejce – wysyłka wyłączona”. Klient niczego nie dostaje; skontaktuj się z nim sam.
Panel „Zlecenie”
Z prawej strony karty: Status (bez U dostawcy i Wydane – te ustawiają formularze), Serwisant, Priorytet, Termin, Rodzaj naprawy, Odbiorca (kartoteka – do zamówienia sprzedaży), Telefon, E-mail, Akcesoria przyjęte z urządzeniem, Stan wizualny, Akceptowany koszt naprawy do (brutto). Zapis: Zapisz zlecenie („Zapisano dane zlecenia.”). Pod panelem pojawiają się odnośniki do zamówienia sprzedaży (W …) i zamówienia wydania (RW …) utworzonych z kalkulacji.
Podpowiedź pod rodzajem naprawy przypomina terminy ustawowe: gwarancja 14 dni (art. 580 § 2 KC), reklamacja konsumenta 14 dni na odpowiedź (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).
Wydruki i podpis
- Drukuj zgłoszenie – „Dokument serwisowy przyjęcia”: dane klienta, rodzaj naprawy, przewidywany termin, akcesoria, stan wizualny, akceptowany koszt i miejsca na podpisy. Na jednym dokumencie drukują się wszystkie zgłoszenia tego klienta (ten sam adres) z tego dnia.
- Drukuj wysłanie (po wysyłce) – zgłoszenia wysłane tego dnia do tego samego dostawcy, z opisem dla dostawcy.
- Drukuj wydanie (po wydaniu) – nasza odpowiedź, kalkulacja i informacja o gwarancji.
- Protokół naprawy – wszystkie dane, kalkulacja i historia zgłoszenia.
- Podpis przyjęcia – okno „Podpis klienta – potwierdzenie przyjęcia”, gdy klient nie podpisał się przy przyjęciu. Podpis trafia na wydruk przyjęcia w miejsce „Podpis osoby upoważnionej do otrzymania serwisu”. Po złożeniu przycisk ma znaczek ✓.
- Historia urządzenia (gdy jest numer seryjny) – rozdział Historia urządzenia.
Teksty drukowane pod dokumentami (Serwis – przyjęcie, Serwis – wysyłka, Serwis – wydanie) ustawia się w → Dane firmy → Teksty na dokumentach.
Usunięcie zgłoszenia
Usuń zgłoszenie działa tylko przed wysyłką („Nie można usunąć, Produkt został już wysłany”). Program pyta „Usunąć zgłoszenie serwisowe nr …?”, zwalnia rezerwację numeru seryjnego albo karty środka trwałego, usuwa kalkulację i powiadomienia.
Karta działa tylko w punkcie, w którym przyjęto zgłoszenie. W innym punkcie zobaczysz „Nie ma takiego zgłoszenia serwisowego w tym punkcie.” – zmień punkt w nagłówku programu.
- p_serwis_edytuj_ser – edycja zgłoszenia i zlecenia (status, serwisant, termin), kalkulacja, podpisy, powiadomienia, zapis ustawień serwisu (domyślnie Tak). Bez niego pola są nieaktywne.
- p_serwis_usun_ser – usuwanie zgłoszenia (Tak).
- p_komentarz, p_komentarz_edit, p_komentarz_usun, p_upload_pobierz, p_upload_dodaj, p_upload_usun – komentarze i skany (Tak).
5Wysyłka, przyjęcie z naprawy, wydanie
Pozycje menu , i otwierają listę zgłoszeń z odpowiednią zakładką. Samą operację wykonujesz na karcie zgłoszenia: kliknij wiersz → zakładka Wysyłka, naprawa, wydanie. Program pokazuje formularz właściwy dla etapu.
Wysyłka do dostawcy
Karta „Wysyłka serwisu do dostawcy” ma cztery sposoby wskazania odbiorcy przesyłki:
- Dostawca z kartoteki – wyszukiwarka w polu Do kogo:.
- Szukaj dostawcy na podstawie faktur zakupu – po S/N, podgrupie, indeksie albo dostawcy (wstępnie z danych zgłoszenia) program znajdzie fakturę zakupu tego egzemplarza; kliknięcie wiersza ustawia dostawcę.
- Wypełnij z ręki – wpisujesz nazwę w Do kogo:.
- Przekaż serwis do innego magazynu – wysyłka do innego punktu firmy (niżej).
- Wskaż odbiorcęPod formularzem pojawi się „Do kogo: …”.
- Wpisz numer listu i datęNr listu przewozowego: i Data wysyłki: (domyślnie dziś).
- Kliknij „Wyślij serwis”Komunikat „Wysłano zgłoszenie serwisowe.”, status U dostawcy. Wydrukuj dokument przyciskiem Drukuj wysłanie.
Numer listu wysyłki zastępuje w zgłoszeniu numer listu przewozowego od klienta – poprzedni numer zostaje tylko w historii zgłoszenia.
Przekazanie do innego punktu
W trybie Przekaż serwis do innego magazynu wybierz Serwis docelowy: i kliknij Wyślij serwis. Punkt docelowy zobaczy zgłoszenie w Przyjęcie do serwisu → Z innego punktu i na tablicy („Przekazane z innych punktów”). Przycisk Przepisz do aktualnego serwisu od razu, bez pytania, tworzy u niego nowe zgłoszenie z kolejnym numerem („Serwis o numerze … został skopiowany z Serwisu nr: … do Serwisu nr: … z numerem …”).
Przyjęcie z naprawy od dostawcy
Po wysyłce zakładka pokazuje kartę „Przyjęcie serwisu z naprawy od dostawcy”: Data odbioru:, Odpowiedź: (ze słownika, + dodaje nową), Inna odpowiedź: (jeśli wymiana na nowe to wpisujemy nr seryjny), Nr listu przewozowego od dostawcy:. Przycisk Przyjmij towar → „Przyjęto towar z naprawy.”, status Gotowe do wydania. Gdy wybierzesz odpowiedź i wpiszesz inną, zapisane zostaną obie.
Wydanie klientowi
- Data wydania:, Nasza odpowiedź: (ze słownika) albo Inna nasza odpowiedź: – wpisana ma pierwszeństwo; Przepisz odpowiedź kopiuje odpowiedź dostawcy.
- Pole Wymiana na nowy / istotna naprawa (gwarancja biegnie od nowa – art. 581 § 1 KC) – zaznacz, gdy klient dostaje nowy egzemplarz albo naprawa była istotna.
- Numer listu do klienta: i Podpis klienta (odbiór).
- Wydaj towar → „Wydano towar klientowi.”, status Wydane. Potem Drukuj wydanie.
Przy sprzęcie firmy wydanie zwalnia rezerwację numeru seryjnego (towar wraca na stan), a karta środka trwałego dostaje status „Powrót z serwisu”.
Terminy
Termin zgłoszenia program wylicza przy przyjęciu: data przyjęcia + liczba dni dla rodzaju naprawy z ustawień serwisu. Na kilka dni przed terminem (Ostrzeżenie przed terminem) karta robi się pomarańczowa, po terminie – czerwona. Termin możesz zmienić ręcznie w panelu Zlecenie. Wszystkie daty w formularzach (przyjęcia, wysyłki, odbioru, wydania) można wpisać wstecz.
„Zgłoszenie zostało już wysłane.”, „Zgłoszenie nie czeka na przyjęcie z naprawy.”, „Zgłoszenie zostało już wydane.” – operację wykonano wcześniej. „Nie masz prawa do wysłania / przyjęcia / wydania serwisu.” – brak odpowiedniego prawa.
- p_serwis_wyslij_ser – wysyłka do dostawcy albo do innego punktu (domyślnie Tak).
- p_serwis_przyjmij_ser – odbiór sprzętu od dostawcy po naprawie (Tak).
- p_serwis_wydaj_ser – wydanie sprzętu klientowi (Tak).
6Kalkulacja naprawy
Zakładka Kalkulacja na karcie zgłoszenia zbiera koszty naprawy i pozwala je rozliczyć.
Pozycje kalkulacji
- Tabela „Kalkulacja naprawy”: Rodzaj (Część / Usługa / Robocizna), Indeks / opis, Ilość / godziny, Cena netto, VAT %, Netto, Brutto, Serwisant, W zamówieniu; kosz usuwa pozycję. Stopka podaje razem netto i brutto, osobno części, usługi i robocizna oraz godziny pracy.
- Dodawanie: Rodzaj Część / usługa – wyszukaj towar z magazynu albo usługę (cena z kartoteki); Robocizna – wpisz Opis pracy (np. diagnoza, wymiana płyty) i liczbę godzin (cena = stawka z ustawień). Kliknij Dodaj pozycję.
- Gdy suma przekroczy akceptowany koszt naprawy, pojawi się ostrzeżenie „Koszt naprawy … zł brutto przekracza kwotę zaakceptowaną przez klienta … – potrzebna akceptacja (status „Wycena”)”. Ustaw status Wycena – czeka na akceptację i skontaktuj się z klientem.
Zamówienie sprzedaży z kalkulacji
Utwórz zamówienie sprzedaży (pytanie „Utworzyć zamówienie sprzedaży z pozycji kalkulacji dla odbiorcy zlecenia?”) tworzy zamówienie W dla odbiorcy z panelu Zlecenie, z numerem zewnętrznym „Serwis nr …” – komunikat „Utworzono zamówienie sprzedaży W …”. Fakturę księgujesz dalej w module Sprzedaż – edytor zamówienia i księgowanie.
- Potrzebny jest odbiorca z kartoteki („Wybierz odbiorcę zlecenia (dane klienta) – zamówienie sprzedaży wymaga odbiorcy z kartoteki.”).
- Robocizna trafia do zamówienia jako usługa wskazana w ustawieniach (Usługa robocizny). Bez niej pozycje robocizny pominie („… brak usługi robocizny w ustawieniach serwisu – pozycja nie trafiła do zamówienia.”).
- Nowe zamówienie staje się Twoim bieżącym zamówieniem sprzedaży, a inne bieżące zostają zwolnione.
Wydanie części (RW)
Wydaj części (RW) („Utworzyć zamówienie wydania RW na części z kalkulacji?”) tworzy zamówienie rozchodu wewnętrznego na części z magazynu – „Utworzono zamówienie wydania RW …”. Zamykasz je w module Magazyn – edytor wydania. Bez części z magazynu: „Brak części z magazynu do wydania.”.
Pozycji, która jest już w zamówieniu, nie zmienisz ani nie usuniesz w kalkulacji („Pozycja jest już w zamówieniu … – zmień ją tam.”). Popraw ją w samym zamówieniu sprzedaży albo RW.
- p_serwis_edytuj_ser – dodawanie i usuwanie pozycji (domyślnie Tak).
- p_zamowienia_sprzed – Utwórz zamówienie sprzedaży (Tak).
- p_rozchod_wew – Wydaj części (RW) (Tak).
7Lista zgłoszeń i raport
Jeden ekran z zakładkami etapów. Służy do znalezienia zgłoszenia – kliknięcie wiersza otwiera kartę zgłoszenia – i do wydruku raportu.
Zakładki etapów
| Zakładka | Co pokazuje | Pozycja menu |
|---|---|---|
| Przyjęte dziś | zgłoszenia z dzisiejszą datą przyjęcia | – |
| Do wysyłki | niewysłane i niewydane | Wysyłka serwisu do dostawcy |
| U dostawcy | wysłane, jeszcze nieodebrane | Przyjęcie serwisu z naprawy od dostawcy |
| Niewydane | bez daty wydania | Wydanie serwisu klientowi |
| Wydane | wydane klientowi | – |
| Wszystkie | raport z wyszukiwaniem | Raport |
Filtry i kolumny
- Podstawowe: Lp, Produkt, S/N, Status, Serwisant, Termin (po terminie / termin się zbliża / w terminie) → Szukaj; Wyczyść formularz.
- Filtry raportu rozwija dalsze pola: odbiorca, dostawca, podgrupa, indeks (każde także w wersji „NOT” – z wykluczeniem), nowy S/N, przyczyna, opisy, odpowiedzi, numer wewnętrzny, sticker dostawcy, numer listu od dostawcy, zakres dat przyjęcia, data dowolnego etapu, liczba dni przeterminowanych, „Wcześniej wydane klientowi niż wróciło z serwisu” i rodzaj przyjęcia.
- Tabela pokazuje 100 wierszy na stronę: Lp (po najechaniu – podgląd zgłoszenia), status, podgrupa, indeks, S/N, daty przyjęcia, wysyłki, odbioru i wydania, od kogo, do kogo, termin, dni w serwisie, serwisant, numer faktury. Dalsze kolumny (przyczyna, opisy, numery listów, telefon) włączysz przyciskiem Kolumny.
Lista pobiera najwyżej 1000 zgłoszeń. Filtry Status, Serwisant i Termin są stosowane przed tym limitem, więc w dużej bazie też znajdą starsze zgłoszenia.
Wydruk raportu
Wyświetl wydruk otwiera PDF „Raport z programu serwisowego dnia …” z każdym zgłoszeniem: urządzenie, status, właściciel, dostawca, daty etapów, przyczyna, opisy i odpowiedzi. Wydruk uwzględnia filtry zatwierdzone przyciskiem „Szukaj” – zmienione, ale niezatwierdzone pola nie mają wpływu.
W filtrze „Nr listu od dostawcy” szukasz numeru listu, z którym sprzęt wrócił. Numer listu wysyłki do dostawcy jest w kolumnie „Nr listu”.
- serwis – lista i raport (domyślnie Tak); p_serwis_utworz_ser – przycisk Przyjmij do serwisu (Tak).
- p_upload_pobierz – skany pod wierszami (Tak).
8Historia urządzenia i statystyki
Historia urządzenia
Wszystko o jednym egzemplarzu według numeru seryjnego. Wpisz co najmniej 3 znaki numeru i kliknij Szukaj.
- Sprzedaż – dokument sprzedaży z tym numerem, odbiorca, długość gwarancji (brak wpisu = domyślnie 24 miesiące).
- Gwarancja – „na gwarancji” / „po gwarancji” / „bez gwarancji sprzedawcy”, data końca, przedłużenie o dni napraw gwarancyjnych (art. 581 § 2 KC), bieg od nowa po wymianie lub istotnej naprawie (art. 581 § 1 KC) i termin rękojmi. Bez dokumentu sprzedaży gwarancji nie da się wyliczyć.
- Zgłoszenia serwisowe – naprawy tego egzemplarza: punkt, numer, daty, status, rodzaj naprawy, przyczyna, odpowiedzi.
- Przyjęcia i wydania numeru seryjnego – ruchy magazynowe egzemplarza (więcej o numerach seryjnych – karta towaru).
Lista pokazuje zgłoszenia tylko z tych punktów, do których masz dostęp. Kliknięcie wiersza otwiera kartę zgłoszenia w bieżącym punkcie – zgłoszenie z innego punktu (kolumna Punkt) otworzysz po zmianie punktu w nagłówku programu.
Statystyki serwisu
- Przyjęte od / do – zmiana daty od razu przelicza ekran. Domyślnie od pierwszego dnia miesiąca sprzed 11 miesięcy do dziś.
- Kafelki: Przyjęte w okresie (wydane, otwarte), Średni czas naprawy (z medianą), Wydane w terminie.
- Wykresy: Zgłoszenia w miesiącach, Czas naprawy – przyjęcie → wydanie (dni).
- Tabele: Obciążenie serwisantów (otwarte, zakończone, po terminie, średni czas), Najczęstsze przyczyny, Wysyłki do dostawców (wysłane, wróciło, średnio dni u dostawcy).
Okres liczy się po dacie przyjęcia, ale zgłoszenia niewydane są wliczane zawsze.
Gotowe zestawienie (niewydane po powrocie od dostawcy, niewysłane, po odbiorcy, po dostawcy) jest w katalogu raportów – z eksportem i wydrukiem PDF.
9Ustawienia i słowniki serwisu
Ustawienia są wspólne dla całej firmy (wszystkich punktów).
- Terminy napraw (SLA) – dni od przyjęcia: Gwarancyjna (domyślnie 14), Reklamacja (rękojmia) (14), Płatna (7), Wewnętrzna (sprzęt firmy) (14), Ostrzeżenie przed terminem (dni) (3).
- Robocizna w kalkulacji: Stawka netto za godzinę (100,00), VAT % (23), Usługa robocizny (do zamówienia sprzedaży) – usługa z katalogu, pod którą robocizna trafia do faktury. Ustaw ją, inaczej robocizna nie przejdzie do zamówienia sprzedaży.
- Szablony powiadomień: Przyjęto do serwisu, Wycena naprawy, Wysłano do producenta, Gotowe do odbioru; można w nich używać zmiennych {numer}, {urzadzenie}, {sn}, {termin}, {kwota}, {klient}, {firma}.
- Zapisz ustawienia → „Zapisano ustawienia serwisu.”; Słowniki: przyczyny, odpowiedzi otwiera słowniki.
Zmiana terminów SLA dotyczy tylko nowych zgłoszeń – terminy zgłoszeń już przyjętych się nie zmieniają.
Słowniki serwisu
Grupa Serwis na ekranie słowników ma trzy listy: Struktura przyczyn (lista Przyczyna: przy przyjęciu), Struktura odpowiedzi (Odpowiedź: przy odbiorze od dostawcy) i Struktura naszej odpowiedzi (Nasza odpowiedź: przy wydaniu). Pozycję dodasz przyciskiem Dodaj, zmienisz – Zmień, usuniesz – Usuń. Nową pozycję możesz też dodać od razu w formularzu przyciskiem + obok listy.
Zgłoszenia zapamiętują tekst przyczyny i odpowiedzi, a nie odnośnik do słownika. Zmiana nazwy albo usunięcie pozycji nie zmienia już zapisanych zgłoszeń – mówi o tym okno „Usunąć pozycję?”.
- p_serwis_edytuj_ser – zapis ustawień serwisu (domyślnie Tak); bez niego ustawienia są tylko do podglądu.
- p_struktura_przyczyn, p_struktura_odpowiedz, p_struktura_nasza_odpowiedz – przeglądanie słowników (Tak).
- p_struktura_przyczyn_dodaj / _edycja / _usun, p_struktura_odpowiedzi_dodaj / _edycja / _usun, p_struktura_naszej_odpowiedzi_dodaj / _edycja, p_struktura_nasze_odpowiedzi_usun – dodawanie, zmiana i usuwanie pozycji (Tak).
10Wypożyczalnia
Wypożyczalnia wydaje klientom towar na określony czas za opłatą za dzień (wartość = cena × ilość × liczba dni) i przyjmuje go z powrotem. Wypożyczenie nie zmienia stanu magazynu – towar jest zarezerwowany: dostępna ilość to stan minus towar w zamówieniach wypożyczeń, towar wypożyczony i inne rezerwacje. Za zwrot po terminie program nalicza opłatę: dni po przewidywanej dacie zwrotu × cena z cennika „po terminie”.
- Zamówienie wypożyczalniSzkic z towarem, ceną za dzień, kaucją, datami i numerami seryjnymi.
- „Wypożycz”Powstaje dokument wypożyczenia, towar trafia do magazynu towarów wypożyczonych, kaucja – na KP, a opcjonalnie zamówienie sprzedaży usługi wypożyczenia.
- Zamówienie zwrotuDla odbiorcy, który ma wypożyczony towar; dni po terminie program liczy sam.
- „Zwróć”Powstaje dokument zwrotu, numery seryjne wracają do wolnych, opcjonalnie powstaje zamówienie sprzedaży usługi „po terminie”.
- HistoriaCofnięcie dokumentu, poprawa nagłówka, faktura za wypożyczenie.
Zamówienie wypożyczalni
Lista „Lista zamówień wypożyczalnia:” pokazuje robocze zamówienia i dokumenty cofnięte z historii. Zakresy i ikony działają jak na liście zamówień sprzedaży (opis): Wszystkie zamówienia, Zamówienie Bieżące, Twoje zamówienia (domyślny – wystawione przez Ciebie). W kolumnie Wydruki są zamówienie i warunki wypożyczenia, w Operacje – otwórz, ustaw/zwolnij bieżącą, usuń, autoryzuj.
- Kliknij „Utwórz zamówienie” (Alt+U)W oknie „Tworzenie nowego zamówienia wypożyczalni” wybierz Odbiorca: (szukanie po nazwie, adresie, NIP), Sposób liczenia: (z netto / z brutto), Akwizytor:, Data wypożyczenia:, Długość terminu: w dniach i Przewidywana data zwrotu:. Nowe zamówienie staje się Twoim bieżącym – inne bieżące zostaną zwolnione.
- Dodaj towarZakładka Dokument: wpisz indeks, nazwę, kod kreskowy albo ID. Lista pokazuje dostępną ilość i cenę z cennika wypożyczalni. Wypożyczać można tylko towary magazynowe (bez usług, środków trwałych i wyposażenia). Gdy brakuje towaru, program doda dostępną ilość („Dodano dostępną ilość: N.”).
- Popraw ceny i długośćW tabeli zmieniasz Ilość, Cena wypo. (za dzień; w dymku cena po terminie), Długość (dni) i Rabat. Pod tabelą sumy sprzedaży, gotówki, zakupu i kaucji.
- Uzupełnij nagłówekZakładka Nagłówek: Kaucja:, forma płatności, kwota gotówką, godziny wypożyczenia i zwrotu, Cennik wypo:, Po terminie:, język dokumentu. Każda zmiana zapisuje się od razu; zmiana daty przelicza długość i wartość pozycji.
- Wpisz numery seryjneZakładka Nr seryjne – wpisz numer albo wybierz z listy Wybierz SN:.
- Kliknij „Wypożycz” (Alt+W)Po potwierdzeniu: „Zaksięgowano dokument o numerze: …”. Otwierają się wydruki zaznaczone w zakładce Wydruki po zamknięciu (dokument, warunki, KP na kaucję, zamówienie sprzedaży).
Pozostałe zakładki: Komentarz drukowany (drukuje się na wypożyczeniu), Komentarze, Wcześniejsze wypożyczenia – niezwrócony towar tego odbiorcy, z datami po terminie na czerwono.
Samo otwarcie zamówienia wypożyczalni zmienia dane. Program przy otwarciu:
- przelicza ceny zakupu pozycji według kartoteki towaru, jeśli się zmieniły;
- dopisuje odbiorcy cennik wypożyczalni z Twoich ustawień, jeśli odbiorca go nie ma;
- czyni wolne zamówienie (status „Otwarte”) Twoim bieżącym, jeśli nie masz innego bieżącego.
Nie otwieraj cudzych wolnych zamówień „dla podglądu” – do podglądu użyj dymka przy numerze na liście albo wydruku. Także zmiana Cennik wypo: lub Po terminie: w nagłówku zmienia cennik odbiorcy w kartotece.
Datę wypożyczenia wcześniejszą niż dziś (wypożyczenie wpisywane wstecz) podaj już w oknie „Tworzenie nowego zamówienia wypożyczalni” – zostaje bez zmian. Przy późniejszej zmianie nagłówka daty wcześniejsze niż dziś program bez komunikatu zamienia: datę wypożyczenia i sprzedaży – na dziś, termin płatności – na datę sprzedaży, datę zwrotu – na datę wypożyczenia. Brak numerów seryjnych zatrzymuje „Wypożycz” komunikatem „Uzupełnij numery seryjne (zakładka „Nr seryjne”).”, a brak autoryzacji – „Zamówienie nie posiada autoryzacji.”.
Magazyn towarów wypożyczonych
Towar, który jest u klientów: numer i data wypożyczenia, przewidywana data zwrotu, kontrahent, ilość do zwrotu, towar, ceny (zakupu, wypożyczenia, po terminie, sprzedaży). Pole Szukaj... przeszukuje indeks, nazwę, kontrahenta i numer wypożyczenia. Kliknięcie numeru otwiera dokument wypożyczenia.
Zwrot i rozliczenie po terminie
- Utwórz zamówienie zwrotuW oknie wyszukiwarka pokazuje tylko odbiorców, którzy mają towar do zwrotu. Wybierz też sposób liczenia i Cennik po terminie: (puste = cennik odbiorcy). Data zwrotu = dziś.
- Dodaj zwracany towarDodaj produkty do zamówienia – wpisz ilość przy wierszach (albo „max”) albo zaznacz całe wypożyczenia w sekcji Rozliczenie wypożyczeń → Dodaj zaznaczone do zamówienia.
- Sprawdź dni po terminieKolumna Po terminie = data zwrotu − przewidywana data zwrotu (nie mniej niż 0); cena to cena po terminie za dzień. Zmiana Data zwrotu: w nagłówku przelicza wszystkie pozycje.
- Wpisz numery seryjneZakładka Nr seryjne – numery zwracanych egzemplarzy.
- Kliknij „Zwróć” (Alt+Z)Powstaje dokument zwrotu. Gdy w danych firmy ustawiono usługę sprzedaży dla zwrotu po terminie, powstaje też zamówienie sprzedaży z opłatą po terminie – zaksięgujesz je jak zwykłą fakturę (księgowanie).
Dodanie pozycji do zamówienia zwrotu od razu zmniejsza ilość do zwrotu w magazynie towarów wypożyczonych – jeszcze przed „Zwróć”. Usunięcie pozycji albo opróżnienie zamówienia ją przywraca. Otwarcie zamówienia zwrotu działa tak samo jak otwarcie zamówienia wypożyczalni (ceny zakupu, cennik odbiorcy, przejęcie wolnego zamówienia jako bieżącego).
Historia wypożyczeń i zwrotów, faktura
Listy pokazują domyślnie bieżący miesiąc – starsze dokumenty zobaczysz po zmianie daty „od:”. Na liście i na karcie dokumentu:
- Cofnij dokument do zamówień – dokument wraca jako zamówienie z tym samym numerem („Dokument … cofnięty do zamówień wypożyczalni.”). Niezaksięgowane zamówienie sprzedaży usługi jest usuwane; KP kaucji zostaje i ponowne „Wypożycz” nie tworzy drugiego. Nie da się cofnąć, gdy okres jest zamknięty, sprzedaż już zaksięgowana albo część towaru zwrócono.
- Edytuj nagłówek – okno „Wypożyczenie nr: …” (forma płatności, daty, wystawca, akwizytor, termin płatności, język, odbierający) → Aktualizuj. Niedostępne po wystawieniu sprzedaży i w zamkniętym okresie.
- Wystaw fakturę sprzedaży – zamówienie sprzedaży usługi wypożyczenia („Utworzono zamówienie sprzedaży …”) i przejście do edytora sprzedaży. Wymaga usługi sprzedaży dla wypożyczenia w danych firmy ( → Firma → Wypożyczalnia).
działa tak samo: wydruk zwrotu i specyfikacji numerów seryjnych oraz Cofnij dokument do zamówień („Dokument … cofnięty do zamówień zwrotu.”).
Prawa wypożyczalni
- p_zamowienia_wypozyczalnia28 + p_zamowienia_wypozyczalnia – ekran i operacje na zamówieniach wypożyczalni (oba domyślnie Tak, potrzebne razem).
- p_utworz_zamu_wypo (utwórz), p_usun_zamowienie_wypo (usuń), p_ustaw_wypo_biezaca + p_ustaw_zam_biezaca (ustaw bieżącą), p_autoryzacja_wypo (autoryzacja – z nim zamówienie autoryzuje się samo przy „Wypożycz”), p_komentarz_wypo, p_wypozyczenie_wczesniejsze, wystsprzedaz (automatyczne zamówienie sprzedaży) – Tak.
- zamroz_do_wpisania_sn – zamrażanie zamówienia do zczytania numerów seryjnych (Nie); sn_tylko_bramka – numery tylko przez bramkę (Nie).
- p_zawartosc_wypo – magazyn towarów wypożyczonych (Tak).
- p_zamowienia_zwrot – ekran zwrotów (Tak); p_komentarz_zwrot (Tak).
- p_historia_wypozyczalnia + p_fakt_wypoz – historia wypożyczeń (Tak); p_cofnij_fak_wypoz (cofnij), p_edycja_wypoz_nagl (edytuj nagłówek), p_zamowienia_sprzed (faktura) – Tak.
- p_historia_zwrot – historia zwrotów (Tak); p_cofnij_zwrot (Tak).
Część praw zwrotów jest domyślnie wyłączona: p_utworz_zamu_zwrot (utworzenie zwrotu), p_usun_zamowienie_zwrot, p_ustaw_biezacy_zwrot, p_autoryzacja_zwrot i sprzedaz_z_netto_brutto. Nowy użytkownik widzi listę zwrotów, ale nie ma przycisku „Utwórz zamówienie”, a bez p_autoryzacja_zwrot „Zwróć” kończy się komunikatem „Zamówienie nie posiada autoryzacji.”. Osobom przyjmującym zwroty administrator musi te prawa nadać.
Instrukcja dotyczy systemu Logos Online System w wersji 2.9. Program jest stale rozwijany – jeśli coś wygląda inaczej niż na zrzutach, skontaktuj się z nami.
W przygotowaniu
Przykłady ekranów dla: listy zgłoszeń z filtrami raportu oraz magazynu towarów wypożyczonych i historii zwrotów – pojawią się wkrótce.