Nieobecności i urlopy

1Co to jest

Rejestr wszystkich nieobecności pracowników: urlopów, zwolnień lekarskich, urlopów rodzicielskich, podróży służbowych, nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych. Każdy wpis ma rodzaj z podstawą prawną, kod ZUS (do raportów RSA), liczbę dni kalendarzowych i roboczych oraz godziny. Program pilnuje limitów rocznych (urlop wypoczynkowy z zaległym, urlop na żądanie, opieka nad dzieckiem, siła wyższa, urlop opiekuńczy) i nie pozwala wpisać dwóch nieobecności na ten sam dzień.

Gdzie:

• Kadry i płace → Nieobecności i urlopy – rejestr wszystkich pracowników,
• karta pracownika → zakładka „Nieobecności i urlopy” – limity roku i wpisy jednego pracownika,
• karta pracownika → „Kalendarz” – dni z literami nieobecności (rejestr i listy płac starej wersji),
• Kadry i płace → Wnioski urlopowe – wnioski pracowników, decyzje przełożonych i kalendarz zespołu (rozdział 8).

2Prawa

• p_nieobecnosci (grupa „Kadry – nieobecności”, domyślnie wyłączone) – rejestr, limity, dodawanie, zmiana i usuwanie wpisów. Zwolnienia lekarskie to dane o zdrowiu, dlatego prawo jest osobne od „Pracownicy”. Bez prawa pozycja menu i zakładka karty są szare – kliknięcie pokazuje, jakiego prawa brakuje (administrator może je od razu nadać). W kalendarzu karty bez prawa widać tylko wpisy z list płac starej wersji.
• p_nieobecnosci_akceptacja – rozpatrywanie wniosków urlopowych: przełożony – wniosków swoich podwładnych, kadry (razem z p_nieobecnosci) – wszystkich. Nikt nie rozpatruje własnego wniosku.
• Wnioski urlopowe nie wymagają żadnego prawa. Pracownik, którego konto w programie kadry powiązały z jego kartoteką, widzi tylko swoje wnioski i swój urlop; przełożony – wnioski i kalendarz swoich podwładnych (zwolnienia lekarskie i urlopy rodzicielskie bez szczegółów, jako „NB”); kadry z p_nieobecnosci – wszystko. Konto bez powiązania widzi tylko informację, jak je uzyskać.

Prawa nadaje się w Administracji → Użytkownicy. W firmie, która nie ma jeszcze tych praw, trzeba najpierw wykonać aktualizację bazy (Administracja → Baza danych – „Aktualizuj”, albo w starej wersji „Wykonaj wszystkie poprawki”).

3Rodzaje nieobecności

Dni robocze to poniedziałek–piątek bez świąt ustawowych (z Wigilią od 2025 r.). Dzień urlopu = 8 godzin. Grafik pracy pracownika (np. praca w soboty, 12-godzinne zmiany) dojdzie w etapie „Czas pracy” – do tego czasu urlop liczony jest w dniach pn–pt. Kod ZUS i procent płatności podpowiada program; w razie potrzeby można je zmienić we wpisie. Kody wg załącznika 24 do rozporządzenia z 9.04.2026 (Dz.U. poz. 518) – od 2.12.91 urlop rodzicielski 319, ojcowski 327, opiekuńczy 131; wpisy sprzed poprawki z kodem 311 program w raporcie RSA zamienia sam.

4Jak dodać nieobecność

1. Kadry i płace → Nieobecności i urlopy → Dodaj nieobecność (albo karta pracownika → „Nieobecności i urlopy” → Dodaj nieobecność – wtedy pracownik jest już wybrany).
2. Wybierz pracownika i rodzaj. Pod rodzajem widać podstawę prawną i sposób liczenia.
3. Podaj daty od i do. Program od razu pokazuje liczbę dni kalendarzowych, roboczych i godzin.
4. Dla opieki nad dzieckiem (art. 188), siły wyższej, badań i nieobecności usprawiedliwionej płatnej można wpisać godziny zamiast pełnych dni (np. 4 godziny wyjścia z dzieckiem do lekarza).
5. Dla zwolnienia lekarskiego wpisz serię i numer e-ZLA oraz kod literowy (A–E, np. B – ciąża). Numeru statystycznego choroby nie wpisujemy – nie jest potrzebny do rozliczeń, a to dane o zdrowiu.
6. Zapisz.

Program nie zapisze wpisu, gdy:

• okres nakłada się na inną nieobecność pracownika (podróż służbowa i badania mogą się nakładać),
• w okresie nie ma dnia roboczego (np. sam weekend) dla rodzaju liczonego w dniach roboczych,
• przekroczony jest limit roku – pojawia się komunikat z tym, ile zostało; jeśli to świadoma decyzja (np. urlop zaliczkowy), zaznacz „Zapisz mimo przekroczenia” i zapisz ponownie.

Ostrzeżenie (wpis się zapisuje) pojawi się, gdy:

• nieobecność wypada przed datą rozpoczęcia albo po dacie zakończenia pracy z karty,
• podróż służbowa albo badania wypadają w trakcie innej nieobecności (np. delegacja w czasie urlopu wypoczynkowego) – albo odwrotnie, urlop wpisywany na dni podróży. Zwykle to pomyłka w datach; praca w czasie urlopu wymaga odwołania z urlopu (art. 167 KP) – wtedy skróć urlop, a podróż zostaw.

Zmiana i usunięcie: przyciski ołówka i kosza w wierszu albo dwuklik w wierszu (okno zmiany).

5Limity roku i zaległy urlop

W zakładce karty pracownika „Nieobecności i urlopy” na górze są kafelki limitów wybranego roku (strzałki przy roku): ile zostało, pasek wykorzystania, wymiar, zaległy, korekta, wykorzystano.

• Urlop wypoczynkowy – wymiar z karty pracownika (20 lub 26 dni; gdy pusty – ze stażu pracy). W roku rozpoczęcia albo zakończenia pracy program liczy wymiar proporcjonalnie (art. 155¹ KP: każdy rozpoczęty miesiąc pracy = 1/12 wymiaru, niepełny dzień w górę) – np. zatrudnienie od 15 lipca przy 20 dniach = 6/12 = 10 dni. Urlop na żądanie wlicza się do wypoczynkowego.
• Zaległy urlop przechodzi sam z poprzedniego roku (pozostało), jeśli w poprzednim roku był zapisany limit albo urlop w rejestrze. Przy pierwszym roku pracy z programem wpisz zaległy ręcznie (ołówek na kafelku → „Zaległy”). Zaległy urlop trzeba udzielić do 30 września (art. 168 KP) – karta pokazuje ostrzeżenie z liczbą dni.
• Korekta (±) – np. urlop wykorzystany przed wprowadzeniem rejestru, ekwiwalent, urlop zaliczkowy z poprzedniego roku.
• Na żądanie 4 dni, opieka art. 188 i siła wyższa po 16 godzin (2 dni po 8 godzin), opiekuńczy 5 dni. Pracownik w niepełnym wymiarze etatu – zmień wymiar ręcznie (proporcja, art. 154 § 2 KP).

Puste pole w oknie limitu = wartość domyślna (podpowiedź w polu).

6Rejestr – wszyscy pracownicy

Kadry i płace → Nieobecności i urlopy: filtry okresu (domyślnie bieżący rok), pracownika, grupy (Urlopy, Choroba, Rodzicielskie, Inne) i rodzaju. Tabela ma zwykłe narzędzia (kolumny, szerokości, eksport do Excela / CSV / PDF), sumy dni i godzin; pod nią podsumowanie wg rodzaju. Kolumny Kod ZUS i Źródło (wpis z rejestru albo z listy płac starej wersji) są domyślnie ukryte – włączysz je w menu Kolumny nad tabelą.

Wpisy z list płac starej wersji (zakładka chorobowe listy płac) są oznaczone „lista płac (stara)” (kolumna Źródło) – tylko do odczytu. Nowe nieobecności wpisuj w rejestrze Logos (stara lista płac przy zapisie kasuje i zakłada od nowa swoje wpisy miesiąca, więc tam wpis z Logos by zginął).

7Kalendarz pracownika

Karta pracownika → „Kalendarz”: rok × dni z literami (U – urlop wypoczynkowy, UŻ – na żądanie, C – wynagrodzenie chorobowe, Z – zasiłek, M – macierzyński, UR – rodzicielski, OJ – ojcowski, W – wychowawczy, OP – opieka art. 188, SW – siła wyższa, DS – delegacja, BD – badania, NN – nieusprawiedliwiona…) i legenda z sumami miesięcy.

8Wnioski urlopowe

Przygotowanie: konto pracownika i przełożony (kadry)

Karta pracownika → zakładka „Nieobecności i urlopy” → ramka „Konto pracownika w programie”:

• Konto pracownika – użytkownik programu, który jest tym pracownikiem (jedno konto – jeden pracownik),
• Przełożony – użytkownik, który rozpatruje wnioski pracownika (potrzebuje prawa p_nieobecnosci_akceptacja),
• Zastępca przełożonego – rozpatruje wnioski, gdy przełożonego nie ma.

Pracownik bez przełożonego też może złożyć wniosek – rozpatrzą go kadry (dostanie o tym informację przy składaniu).

Złożenie wniosku (pracownik)

1. Kadry i płace → Wnioski urlopowe → zakładka „Moje wnioski”: na górze kafelki urlopu w bieżącym roku (zostało, wykorzystano, w oczekujących wnioskach).
2. Złóż wniosek → rodzaj (wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, opieka nad dzieckiem art. 188, siła wyższa, opiekuńczy, szkoleniowy, bezpłatny, macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy), daty od – do (program od razu pokazuje liczbę dni kalendarzowych i roboczych), godziny przy opiece art. 188, uwagi → Złóż wniosek.

Program nie przyjmie wniosku, gdy:

• okres nakłada się na nieobecność w rejestrze albo na inny złożony wniosek,
• zabraknie urlopu – limit roku jest pomniejszany o dni z wniosków, które jeszcze czekają na decyzję,
• urlop na żądanie zaczyna się w przeszłości (zgłasza się go najpóźniej w dniu rozpoczęcia – art. 167² KP),
• w okresie nie ma dnia roboczego.

Wniosek czekający na decyzję można wycofać (przycisk w wierszu). Zaakceptowanego urlopu pracownik nie wycofa – odwołują go kadry (usunięcie wpisu w rejestrze; wniosek dostaje status „anulowany”).

Zwolnień lekarskich się nie wnioskuje – wpisują je kadry w rejestrze (dane z e-ZLA).

Decyzja (przełożony)

Zakładka „Do decyzji” (liczba oczekujących jest też przy tytule strony): Akceptuj albo Odrzuć.

• Akceptacja od razu zapisuje urlop w rejestrze nieobecności (z odnośnikiem do wniosku) – kadry nie przepisują go ręcznie.
• Odmowa wymaga uzasadnienia (pracownik widzi je przy wniosku). Urlopu na żądanie pracodawca co do zasady musi udzielić.
• Gdy po drodze urlop się wyczerpał, program pokaże komunikat; świadomą akceptację potwierdza się polem „Zaakceptuj mimo przekroczenia”.

Mój zespół / Wszystkie / Kalendarz zespołu

• Mój zespół (przełożony) i Wszystkie (kadry) – lista wniosków z filtrem statusu i roku, z eksportem jak każda tabela.
• Kalendarz zespołu – miesiąc × pracownicy: litery nieobecności (jak w kalendarzu karty), żółte pola z „?” to wnioski czekające na decyzję, szare – weekendy i święta. Ostatni wiersz „Nieobecnych” liczy osoby nieobecne danego dnia; na czerwono, gdy w dniu roboczym nie ma ponad połowy zespołu (co najmniej 2 osób) – sygnał przed akceptacją kolejnego urlopu. Kadry mogą zawęzić kalendarz do dywizji.

Wydruki

• Wniosek urlopowy (PDF) – przycisk drukarki w wierszu wniosku (Moje wnioski, Do decyzji, Mój zespół, Wszystkie). Wydruk ma oznaczenie pracodawcy, dane pracownika, rodzaj i okres urlopu z liczbą dni, zastępstwo, uwagi, decyzję z programu (zgoda / brak zgody, kto i kiedy, uzasadnienie) i miejsca na podpisy pracownika i przełożonego; przy urlopie wypoczynkowym – stan urlopu roku. Wniosek drukuje każdy, kto go widzi (pracownik swój, przełożony podwładnych, kadry wszystkie). Wzoru urzędowego wniosku nie ma – program używa typowej treści (art. 152, 154 i 167² KP).
• Karta urlopowa (PDF) – karta pracownika → zakładka „Nieobecności i urlopy” → Karta urlopowa (za rok wybrany strzałkami). Zawiera limity roku (wymiar, zaległy, korekta, wykorzystano, pozostało), wszystkie nieobecności roku z kodami ZUS (także wpisy z list płac starej wersji), sumy wg rodzaju, ostrzeżenia (np. zaległy urlop po 30 września) i miejsca na podpisy. Karta jest częścią ewidencji czasu pracy (art. 149 KP), którą pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej) – drukują ją kadry (prawo p_nieobecnosci, bo zawiera zwolnienia lekarskie).

Oba wydruki otwierają się w oknie podglądu – stamtąd druk albo zapis pliku.

Pulpit

Na pulpicie modułu Księgowość (kadry) można dodać panel „Wnioski urlopowe do decyzji” (Dostosuj → Dodatkowe panele): złożone wnioski Twoich podwładnych (kadry – wszystkich) według daty rozpoczęcia; kliknięcie otwiera Wnioski urlopowe. Panel jest dostępny z prawem p_nieobecnosci_akceptacja.

9API i AI (MCP)

• API v1: GET /api/v1/kadry/nieobecnosci/rodzaje, GET /kadry/nieobecnosci, GET /kadry/nieobecnosci/pracownik/{lp}?rok=, GET /kadry/nieobecnosci/dni, POST /kadry/nieobecnosci, PUT|DELETE /kadry/nieobecnosci/{id}, PUT /kadry/nieobecnosci/limity/{lp}/{rok}/{rodzaj} – szczegóły w dokumentacji API (Kadry). Zapis – token z uprawnieniem zapisu. Wnioski urlopowe: GET /api/v1/kadry/wnioski-urlopowe (moje role i limity), GET …/lista?zakres=moje|do_decyzji|zespol|wszystkie, GET …/kalendarz?miesiac=2026-12, POST /api/v1/kadry/wnioski-urlopowe (złożenie), POST …/{id}/decyzja, POST …/{id}/wycofaj, GET|PUT …/konta/{lp} (kadry), GET …/{id}/pdf (wydruk wniosku), GET …/limity?rok= (moje limity) i GET …/dni?od=&do= (podgląd dni okresu przed złożeniem – dla pracownika z konta, bez prawa p_nieobecnosci; od 2.12.121). Zakres danych jak w programie – wg roli tokenu (pracownik / przełożony / kadry). Karta urlopowa: GET /api/v1/kadry/nieobecnosci/pracownik/{lp}/karta-pdf?rok=2026 (p_nieobecnosci). Przykład:

``bash curl -X POST https://firma.logos.pl/api/v1/kadry/nieobecnosci -H "Authorization: Bearer TOKEN" -H "Content-Type: application/json" \ -d '{"id_pracownik": 123, "rodzaj": "wypoczynkowy", "data_od": "2026-11-09", "data_do": "2026-11-13"}' ``

• MCP (Claude, ChatGPT): pytania „ile urlopu zostało Kowalskiemu”, „kto był na zwolnieniu w październiku”, „zaległe urlopy do 30 września” – asystent czyta rejestr i limity (tylko z prawem p_nieobecnosci). Pracownik może zapytać „ile mam urlopu” i „co z moim wnioskiem”, przełożony – „jakie wnioski czekają na moją decyzję”, „kto z zespołu jest nieobecny w grudniu”. Zapis tylko w programie albo API.

10Co dalej

• grafik czasu pracy – od 2.12.67 (docs/instrukcja-czas-pracy.md); ewidencja czasu pracy (E3b), naliczanie wynagrodzenia chorobowego i urlopowego w płacach Logos (E4).