Delegacje i kilometrówka

1Co jest gotowe

Moduł powstaje etapami (DE1–DE5). Gotowe są: stawki (słowniki), zasady liczenia podróży, księgowanie (reguły i operacje) oraz od 2.12.183 delegacje – ekran Kadry → Delegacje i zakładka „Delegacje” w portalu pracownika (rozdziały 6–8). W kolejnych wersjach: wydruk polecenia wyjazdu z rachunkiem kosztów podróży (DE3), pojazdy, ewidencja przebiegu, kilometrówka jazd lokalnych i ryczałt samochodowy (DE4), ewidencja przebiegu pojazdu firmowego dla VAT (art. 86a) z księgowaniem w księdze handlowej i KPiR oraz diety na listach płac i zestawienia kosztów (DE5).

2Prawa

• Kadry – delegacje (p_delegacje) – delegacje wszystkich pracowników, pojazdy, ewidencja przebiegu, stawki.
• Kadry – akceptacja delegacji (p_delegacje_akceptacja) – zatwierdzanie wniosków i rozliczeń.

Nowe prawa są domyślnie wyłączone – nadaje je administrator (Administracja → Użytkownicy → prawa, grupa „Kadry – delegacje”). Bez prawa słowniki stawek są na liście Słowników na szaro – kliknięcie pokazuje, jakie prawo jest potrzebne (od 2.12.183; wcześniej ich nie było na liście). Delegacje bez żadnego prawa: pracownik powiązany z kontem składa własne delegacje, przełożony widzi delegacje podwładnych.

3Stawki kilometrówki (Słowniki → Kadry i płace → Stawki kilometrówki)

• Stawka – ile płaci firma; Limit ustawowy – do tej kwoty zwrot jest wolny od PIT i ZUS. Firma może płacić więcej (np. 1,30 zł) – nadwyżka jest przychodem pracownika i nie jest kosztem podatkowym spółki (art. 16 ust. 1 pkt 30 CIT).
• Elektryk: rozporządzenie nie podaje stawki (auto nie ma pojemności silnika). Wpisz stawkę firmy; bez limitu ustawowego cała kwota jest traktowana jako przychód (bezpiecznie dla płatnika). Jeśli firma ma interpretację podatkową – wpisz limit.
• Każda stawka ma od dnia – do dnia. Przy zmianie przepisów dodaj nową pozycję z nową datą „od” – stare podróże liczą się po starych stawkach.
• Stawki ustawowe dopisują się same (także gdy ktoś je usunie).

4Diety i limity noclegów (Słowniki → Kadry i płace → Diety i limity noclegów)

• Polska: dieta 45 zł (od 1.01.2023), limit hotelu 20 × dieta = 900 zł, ryczałt za nocleg 150% diety.
• Zagranica: 119 państw wg załącznika do rozporządzenia i pozycja „Państwa inne niż wymienione” (np. Niemcy 49 EUR, hotel do 170 EUR); kraj spoza listy – „Państwa inne niż wymienione”.
• Firma może płacić dietę wyższą niż ustawowa (kolumna Dieta) – nadwyżka ponad Dietę ustawową jest przychodem pracownika.

5Jak program liczy podróż

• Krajowa (§ 7): do 8 h – 0; 8–12 h – pół diety; ponad 12 h – cała. Dłuższa: pełne doby + reszta do 8 h pół diety, ponad 8 h cała.
• Posiłki zapewnione: śniadanie −25%, obiad −50%, kolacja −25% (zagranica: 15 / 30 / 30%).
• Zagraniczna (§ 13): czas w kraju od przekroczenia granicy (samolot – od startu / do lądowania w Polsce); niepełna doba do 8 h – 1/3, 8–12 h – 1/2, ponad 12 h – cała dieta. Czas w Polsce liczy się jak podróż krajowa.
• Nocleg: rachunek do limitu (wyżej tylko za zgodą pracodawcy), ryczałt 150% diety (kraj) / 25% limitu (zagranica).
• Kilometrówka: km samochodem prywatnym × stawka. Paliwo jest w stawce – program ostrzega, gdy ktoś doda paliwo do kilometrówki.
• Rozliczenie w 14 dni od powrotu – później program ostrzega (§ 5).
• Każda kwota ma podstawę prawną w rozliczeniu. Po zatwierdzeniu wyliczenie jest zamrożone – zmiana stawek go nie zmienia.

6Księgowanie (Księgowość → Operacje / Reguły)

Przykład: zaliczka 800 zł, rozliczenie 570 zł → wypłata zaliczki Wn 234 / Ma 131 800; rozliczenie Wn 409 / Ma 234 570; zwrot 230 zł Wn 131 / Ma 234. Zaliczka nie jest kosztem. Hotel opłacony przez firmę (faktura zakupu) zaznacz w rozliczeniu jako „opłacone przez firmę” – nie wchodzi do rozliczenia drugi raz. Firma z kontami zespołu 5 może wybrać regułę „03. Delegacja rozliczenie (z kontami zespołu 5)” (Wn 550 / Ma 490; handlowiec – zmień na 520).

Program dopisuje brakujące reguły, operacje i konto 409-NKUP przy aktualizacji bazy; reguł, które firma już ma, nie zmienia. Szczegóły i przepisy: docs/decyzje-dekrety-domyslne.md cz. 8, docs/analiza-delegacje.md.

7Delegacja krok po kroku (Kadry → Delegacje)

Anulować można szkic i wniosek (pracownik), a kadry także zatwierdzone polecenie – nieobecność „Podróż służbowa” jest wtedy usuwana. Nikt nie zatwierdza własnej delegacji. Kadry bez prawa do wszystkich magazynów widzą tylko pracowników bieżącego magazynu.

8Karta delegacji – zakładki

• Polecenie wyjazdu – dane podróży; przy samochodzie prywatnym rodzaj pojazdu (stawka za km); zaliczka w złotych albo walucie z datą i kursem NBP z dnia wypłaty.
• Trasa – odcinki z godziną wyjazdu i przyjazdu, skąd–dokąd, kraj docelowy odcinka, środek transportu, km. Za granicą wpisz godzinę przekroczenia granicy (samolot – start z Polski / lądowanie w Polsce). „Dodaj powrót” tworzy odcinek odwrotny. Kursy walut: puste – średni NBP z dnia przed rozliczeniem (kurs zaliczki dla jej waluty).
• Posiłki i noclegi – dzień po dniu: posiłki zapewnione bezpłatnie (pomniejszają dietę), nocleg wg rachunku (kwota, waluta, „ponad limit za zgodą”), ryczałt albo zapewniony; ryczałt na komunikację miejscową i dojazdy z / do dworca za granicą.
• Koszty – bilety, parking, autostrady, wizy i inne wg dokumentów: kto zapłacił (pracownik – do zwrotu, firma – tylko informacyjnie) i VAT do odliczenia z biletu / faktury na firmę.
• Rozliczenie – „Przelicz” pokazuje każdą pozycję z podstawą prawną, kwotą w walucie i PLN, część ponad limit (przychód PIT / ZUS), zaliczkę i kwotę do wypłaty albo do zwrotu przez pracownika oraz ostrzeżenia (np. nocleg ponad limit, rozliczenie po 14 dniach).

9Portal pracownika – zakładka „Delegacje”

Pracownik widzi i składa tylko własne delegacje (bez wyboru pracownika), uzupełnia rozliczenie po powrocie i widzi decyzje z uzasadnieniem. Przełożony ma tam też delegacje podwładnych do decyzji. Powiadomienie o decyzji przychodzi w Planerze.