Czas pracy

1Co to jest

Grafik (harmonogram) czasu pracy na miesiąc: dla każdego pracownika i każdego dnia – praca w godzinach od–do albo dzień wolny. Program liczy wymiar czasu pracy miesiąca i okresu rozliczeniowego (art. 130 Kodeksu pracy), godziny w porze nocnej i sprawdza grafik z przepisami: odpoczynek dobowy i tygodniowy, normę dobową systemu, dobę pracowniczą, wolną niedzielę, pracę młodocianych, pracę w dniu nieobecności, ważność badań lekarskich i szkolenia BHP. Ostrzeżenia nie blokują zapisu – decyzję podejmują kadry.

Gdzie: Kadry i płace → Grafik czasu pracy (menu Księgowość → Kadry i płace oraz pasek boczny „Kadry”).

2Prawa

• p_czas_pracy – „Kadry: grafik i ewidencja czasu pracy” (grupa „Kadry – czas pracy”, domyślnie wyłączone): grafik wszystkich pracowników, ustawienia czasu pracy firmy i pracowników, szablony zmian, publikacja.
• p_grafik – układanie i publikacja grafiku podwładnych: pracowników, przy których użytkownik jest przełożonym lub zastępcą przełożonego (karta pracownika → zakładka „Nieobecności i urlopy” → „Konto i przełożony”). Bez ustawień i szablonów zmian.
• p_nieobecnosci – w grafiku widać rodzaj nieobecności (U, C, …). Bez tego prawa zwolnienia lekarskie i urlopy rodzicielskie są oznaczone „NB” (nieobecność), bo to dane o zdrowiu.

Bez żadnego z tych praw ekran pokazuje tylko informację, kto układa grafik – bez danych. Pozycja menu jest wtedy szara, a kliknięcie pokazuje brakujące prawo (administrator może je od razu nadać). Przyciski „Szablony zmian” i „Ustawienia czasu pracy” bez p_czas_pracy są szare i działają tak samo.

3Ustawienia czasu pracy (kadry)

Przycisk Ustawienia czasu pracy – ustawienia firmy; ikona kalendarza z kółkiem przy nazwisku pracownika – ustawienia pracownika. Pracownik bez własnych ustawień dziedziczy ustawienia firmy, a firma bez ustawień ma domyślne: system podstawowy, okres rozliczeniowy 1 miesiąc, 8 godzin, pełny etat, pora nocna od 22:00, limit nadgodzin 150 h.

Ustawienia zapisuje się od dnia – zmiana (np. nowy etat od 1 marca) nie zmienia grafiku z wcześniejszych miesięcy. Zapis z tym samym dniem poprawia wpis. Dwuklik w wierszu historii przepisuje wpis do formularza.

4Szablony zmian (kadry)

Przycisk Szablony zmian: nazwa (np. „Pierwsza zmiana”), skrót widoczny w grafiku (do 4 znaków, np. „I”, „R”), godziny od–do (zmiana przez północ – „do” mniejsze niż „od”, np. 22:00–06:00), przerwa niewliczana do czasu pracy w minutach (art. 141 KP) i kolor. Nieaktywnego szablonu nie ma na liście wyboru, ale dni już zapisane z nim zostają. Dwuklik w wierszu – edycja.

5Układanie grafiku

Siatka: wiersze – pracownicy (pod nazwiskiem system, etat i okres rozliczeniowy), kolumny – dni miesiąca (soboty, niedziele i święta szare; nazwa święta w dymku nagłówka). Po prawej: Grafik – godziny pracy zaplanowane w miesiącu, Wymiar – wymiar miesiąca po obniżeniu za nieobecności (czerwony – grafik ponad wymiar, bursztynowy – poniżej). Dymek nad wymiarem pokazuje też okres rozliczeniowy.

Oznaczenia w komórkach:

Jak wpisać:

• klik w komórkę – okno dnia: rodzaj dnia (praca, W5, WN, WZ), zmiana z szablonu albo godziny od–do i przerwa, uwagi. „Wyczyść dzień” usuwa wpis.
• Ctrl / Cmd / Shift + klik – zaznaczenie kilku dni (także u różnych pracowników), potem przycisk Ustaw zaznaczone – jedno okno dla wszystkich.
• Wypełnij – dla wybranych pracowników i okresu: dni robocze pn–pt – praca (zmiana albo godziny), soboty – W5, niedziele i święta – WN. Za święto przypadające w sobotę program daje W5 w pierwszy dzień pracy po nim (art. 130 § 2 KP – święto w sobotę obniża wymiar). Dni z nieobecnością w rejestrze zostają puste. Dni już wpisane – tylko z zaznaczonym „Zastąp dni już wpisane”.
• Kopiuj tydzień – 7 dni od dnia wzoru (np. poniedziałek) trafia na kolejne tygodnie od wskazanego dnia (do 26 tygodni). Wpisy w docelowych dniach są zastępowane, praca przypadająca w święto staje się WN.

Godziny pracy i godziny nocne program liczy sam z godzin od–do, przerwy i pory nocnej z ustawień.

Przykład: zmiana 22:00–06:00 przy porze nocnej od 22:00 = 8 h, w tym 8 h nocnych; zmiana 14:00–22:00 przy porze nocnej od 21:00 = 8 h, w tym 1 h nocna.

6Wymiar czasu pracy (art. 130 KP)

Wymiar okresu = norma dobowa (najwyżej 8 h) × liczba dni od poniedziałku do piątku bez świąt × etat. Każde święto w sobotę obniża wymiar o kolejny dzień; święto w niedzielę go nie obniża. Przykład: listopad 2026 – 21 dni pn–pt, 11 listopada (środa) – 20 dni, 160 h; grudzień 2026 – 23 dni pn–pt, Wigilia (czwartek) i 25 grudnia (piątek), 26 grudnia w sobotę – 20 dni, 160 h. Pół etatu – 80 h.

Nieobecność obniża wymiar o godziny pracy z grafiku na ten dzień, a gdy dzień nie był w grafiku – o normę × etat w dniu roboczym (art. 130 § 3).

7Kontrole Kodeksu pracy

Pod grafikiem lista ostrzeżeń dla każdego pracownika, przy nazwisku trójkąt (czerwony – błędy, bursztynowy – uwagi).

Błędy (czerwone):

• odpoczynek dobowy krótszy niż 11 h między końcem pracy a początkiem kolejnej (art. 132),
• odpoczynek tygodniowy krótszy niż 35 h w tygodniu okresu rozliczeniowego (art. 133),
• dzień pracy dłuższy niż dopuszcza system (podstawowy 8 h, równoważny 12 h…),
• praca w dniu nieobecności z rejestru,
• pracownik młodociany (poniżej 18 lat z daty urodzenia w karcie): ponad 6 h (do 16 lat) albo 8 h na dobę (art. 202) albo praca w porze nocnej (art. 203).

Uwagi (bursztynowe):

• praca zaczyna się wcześniej niż dzień wcześniej – godziny w tej samej dobie pracowniczej to nadgodziny (art. 128 § 3, art. 151 § 1),
• grafik całego okresu rozliczeniowego przekracza wymiar (nadgodzin nie planuje się w grafiku) albo do wymiaru brakuje godzin,
• więcej dni pracy niż wynika z przeciętnie pięciodniowego tygodnia (za mało dni W5),
• czwarta z rzędu niedziela pracy (wolna niedziela co najmniej raz na 4 tygodnie – art. 151¹²),
• nieważne badania lekarskie w dniu pracy (art. 229 § 4) albo minął termin szkolenia BHP (art. 237³) – terminy z karty pracownika.

Kontrole wymiaru i dni W5 działają, gdy grafik obejmuje cały okres rozliczeniowy (każdy dzień wpisany albo z nieobecnością).

8Publikacja

Przycisk Publikuj – grafik miesiąca dostaje status „opublikowany” (data i kto). Grafik przekazuje się pracownikom co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który go sporządzono (art. 129 § 3 KP) – przy późniejszej publikacji program to przypomina. Błędy kontroli nie blokują publikacji (okno pokazuje ich liczbę). Zmiana opublikowanego dnia oznacza go czerwoną kropką, a nad grafikiem pojawia się licznik „zmienione po publikacji” – ponowna publikacja zatwierdza zmiany. Pracownicy zobaczą swój opublikowany grafik w portalu pracownika (etap E8).

9Ewidencja czasu pracy

Kadry i płace → Ewidencja czasu pracy – wykonanie czasu pracy dzień po dniu (art. 149 KP). Prawo p_czas_pracy (to samo co grafik kadr); przełożony z samym p_grafik ewidencji nie widzi. Ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Siatka: pracownicy × dni miesiąca. W komórce godziny pracy – zielone bez nadgodzin, bursztynowe z nadgodzinami 50%, czerwone z nadgodzinami 100%; szare godziny – grafik bez wpisanego wykonania; litery – nieobecności z rejestru (NB – bez szczegółów, gdy brak p_nieobecnosci); „D” – sam dyżur. Dymek komórki pokazuje grafik dnia, wykonanie, godziny nocne, nadgodziny i uwagi. Po prawej suma godzin i nadgodzin miesiąca. Pod siatką tabela miesiąca (kolumny do wyboru, eksport): przepracowane, nadgodziny 50% i 100%, w nocy, niedziele, święta, dni wolne, dyżury, okres rozliczeniowy z wymiarem, nadgodziny średniotygodniowe, nadgodziny roku z limitem i stan miesiąca.

Jak wpisać:

• Przepisz z grafiku – dni pracy z grafiku miesiąca trafiają do ewidencji z godzinami z grafiku (źródło „grafik”). Dni z nieobecnością w rejestrze są pomijane (nieobecności nie kopiuje się – ewidencja czyta je z rejestru), wpisane dni – tylko z „Zastąp dni już wpisane”, pracownicy z zatwierdzonym miesiącem – pominięci (lista w komunikacie).
• klik w komórkę – okno „Wykonanie dnia”: godziny od–do (przez północ), przerwa niewliczana, dyżur w godzinach, uwagi; „Tylko dyżur” – dyżur bez pracy (art. 151⁵ – czas dyżuru bez pracy nie jest czasem pracy, ale trafia do ewidencji). „Usuń wpis” kasuje dzień.
• Ctrl / Cmd / Shift + klik – kilka dni naraz, potem Ustaw zaznaczone.

Pod tabelą uwagi: dni pracy z grafiku bez ewidencji ani nieobecności, przeciętny tydzień okresu ponad 48 h (art. 131), nadgodziny roku ponad limit albo od 80% limitu, system zadaniowy (bez godzin – art. 149 § 2).

10Nadgodziny – jak liczy program

Program przelicza cały okres rozliczeniowy po każdym zapisie (art. 151 § 1 i art. 151¹ KP):

Przykład (grafik pn–pt 6–14): poniedziałek 6–16 – 2 h nadgodzin 50%; środa 6–23 – 9 h nadgodzin, w tym 1 h nocna (22–23) 100% i 8 h 50%; piątek 4–12 po czwartku 6–14 – 2 h (4–6) w dobie czwartkowej, w nocy – 100%; niedziela 8–12 poza grafikiem – 4 h 100%, a gdy w okresie jest dzień WZ – bez nadgodzin.

Doba pracownicza to 24 godziny od godziny, w której pracownik zaczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem (art. 128 § 3 pkt 1 KP). Dlatego:

• dobę otwiera godzina rozpoczęcia z grafiku – także wtedy, gdy pracownik faktycznie zaczął wcześniej albo później (grafik 6–14, faktycznie 9–17 – doba od 6:00, następnego dnia praca od 6:00 nie jest nadgodziną);
• praca w dniu wolnym poza grafikiem (niedziela, święto, W5, WN, WZ) nie otwiera doby – te godziny są już nadgodzinami albo pracą w dniu wolnym; przykład: niedziela 8–12 poza grafikiem, poniedziałek 6–14 wg grafiku – w poniedziałek bez nadgodzin (bez tej zasady godziny 6–8 liczyłyby się drugi raz jako praca w „dobie niedzielnej”);
• bez grafiku w dniu roboczym program przyjmuje faktyczną godzinę rozpoczęcia (jedyny znany rozkład) – żeby doba liczyła się wg rozkładu, prowadź grafik.

Kontrola odpoczynku dobowego 11 h (art. 132) w grafiku też opiera się na godzinach z grafiku.

Średniotygodniowe w trwającym okresie są wstępne (kursywa w tabeli); ostateczne – po zakończeniu okresu. Nadgodziny roku = dobowe z dni roku + średniotygodniowe okresów zakończonych w roku; limit z ustawień czasu pracy (domyślnie 150 h). System zadaniowy – bez nadgodzin.

11Zatwierdzenie miesiąca

Zatwierdź miesiąc – zatwierdza ewidencję pracowników z listy (data i kto). Zatwierdzonego miesiąca nie da się zmienić (także „Przepisz z grafiku” go pomija); listy płac Logos (E4) będą czytać godziny tylko z zatwierdzonych miesięcy. Przy pracowniku zielona kłódka – kliknięcie otwiera Odblokuj z obowiązkowym uzasadnieniem (co najmniej 5 znaków). Zatwierdzenia i odblokowania z uzasadnieniem zostają w historii (karta pracownika → Czas pracy). Miesiąca, który się nie zaczął, nie można zatwierdzić.

12Karta pracownika i pulpit

• karta pracownika → zakładka „Czas pracy” (w grupie Kadry): miesiące roku – wymiar, dni pracy, przepracowane, nadgodziny 50% i 100%, w nocy, niedziele, święta, dni wolne, zatwierdzenie; nad tabelą system czasu pracy i nadgodziny roku z limitem; dwuklik w miesiącu otwiera ewidencję tego miesiąca; niżej historia zatwierdzeń. Bez p_czas_pracy zakładka jest szara z informacją o prawie.
• pulpit Księgowości → panel „Nadgodziny w roku” (z p_czas_pracy, do dodania w ustawieniach pulpitu): pracownicy z największą liczbą nadgodzin dobowych w roku i ich limit; kliknięcie otwiera kartę pracownika.

13Wydruki

Wszystkie wydruki otwierają się w oknie z podglądem PDF (drukowanie i zapis z okna). Wzorów urzędowych nie ma – treść wg przepisów.

Ewidencję czasu pracy prowadzi się dla każdego pracownika (art. 149 § 1 KP); obejmuje ona pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych i w dniach wolnych, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy i inne nieobecności (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej) – to wszystko jest na karcie miesięcznej. Harmonogram przekazuje się pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony (art. 129 § 3 KP) – wydruk można wywiesić albo wręczyć. Lista obecności nie jest obowiązkowa – sposób potwierdzania obecności w pracy ustala regulamin pracy (art. 104¹ KP).

Bez prawa p_nieobecnosci choroba i urlopy rodzicielskie są na wydrukach jako „NB” (dane o zdrowiu). Wydruki są też w API (rozdział 14).

14API i AI (MCP)

• API v1 (grupa Kadry): GET /api/v1/kadry/grafik?miesiac=2026-12 (grafik miesiąca z wymiarem i ostrzeżeniami; dywizja, pracownicy[]), POST …/komorki (zapis dni), POST …/wypelnij, POST …/kopiuj, POST …/publikuj, GET|POST …/zmiany, PUT …/zmiany/{id}, GET|POST …/ustawienia, DELETE …/ustawienia/{id}, GET …/wymiar?od=&do=&lp=. Zakres jak w programie – wg prawa tokenu (kadry – wszyscy, przełożony – podwładni). Zapis – token z uprawnieniem zapisu. Przykład:

``bash curl -X POST https://firma.logos.pl/api/v1/kadry/grafik/komorki -H "Authorization: Bearer TOKEN" -H "Content-Type: application/json" \ -d '{"komorki": [{"id_pracownik": 123, "data": "2026-12-07", "typ": "P", "godz_od": "06:00", "godz_do": "14:00"}]}' ``

• Ewidencja (p_czas_pracy): GET /api/v1/kadry/ewidencja-czasu?miesiac=2026-12, POST …/dni (wykonanie dni: godz_od, godz_do, przerwa_min, dyzur, uwagi, usun), POST …/przepisz, POST …/zatwierdz, POST …/odblokuj (z uzasadnienie), GET …/pracownik/{lp}?rok=2026 (rok pracownika z nadgodzinami).

• Wydruki PDF: GET /api/v1/kadry/ewidencja-czasu/druk/karta?miesiac=2026-12&pracownicy[]=123, GET …/ewidencja-czasu/druk/rok/123?rok=2026, GET /api/v1/kadry/grafik/druk/harmonogram?miesiac=2026-12, GET …/grafik/druk/lista-obecnosci?miesiac=2026-12; pobierz=1 – plik do zapisu. Prawa jak w programie.

• MCP (Claude, ChatGPT): pytania „jaki jest wymiar czasu pracy w grudniu”, „kto pracuje w sobotę 12 grudnia”, „jakie błędy ma grafik na styczeń”, „ile godzin ma zaplanowane Kowalski” – asystent czyta grafik i wymiar (tylko z prawem p_czas_pracy albo p_grafik). Układanie grafiku – w programie albo API. Z prawem p_czas_pracy także „ile nadgodzin miał Kowalski w tym roku”, „kto przekroczył limit nadgodzin”, „czy ewidencja listopada jest zatwierdzona” (ewidencja i rok pracownika). Zapis ewidencji – w programie albo API.

15Co dalej

• E4 – płace Logos: godziny, nadgodziny, dodatek nocny i za pracę w niedziele / święta z zatwierdzonej ewidencji.