Rekrutacja

1Do czego służy

KsięgowośćKadry i płaceRekrutacja

Moduł prowadzi rekrutację od ogłoszenia do zatrudnienia:

• ogłoszenie z wynagrodzeniem zgodnym z zasadą jawności płac,
• oferta pracy z akceptacją online,
• publikacja na stronie kariery firmy, skąd kandydaci aplikują sami,
• tablica kanban z etapami, oceny zespołu, spotkania w kalendarzu Planera,
• wiadomości do kandydatów z szablonów i pełna historia każdego kandydata,
• RODO: okres przechowywania, automatyczna anonimizacja, link kandydata i eksport danych,
• baza kandydatów z dopasowaniem do nowej rekrutacji i wyszukiwanie duplikatów,
• zatrudnienie jednym przyciskiem – pracownik w kartotece i lista wdrożenia (onboarding) w Planerze.

Kolejne części (m.in. zapotrzebowania na pracowników z akceptacją, polecenia pracowników, ankieta kandydata) dochodzą w następnych wersjach programu.

Kto co widzi – prawa i role

Opcje, do których nie masz prawa, są na szaro. Kliknięcie pokazuje okno z nazwą potrzebnego prawa, a administrator może je od razu nadać (patrz Co widzi użytkownik bez prawa).

2Lista rekrutacji

Na górze są kafelki: otwarte rekrutacje, kandydaci w toku, nowe zgłoszenia z 7 dni i kandydaci, którzy czekają na etapie dłużej niż limit. Filtr pokazuje rekrutacje aktywne (domyślnie), wszystkie albo w wybranym statusie.

Nowa rekrutacja – podaj nazwę stanowiska. Rekrutacja dostaje etapy domyślne:

1. Nowe aplikacje (limit 3 dni)
2. Selekcja CV (5 dni)
3. Rozmowa telefoniczna (7 dni)
4. Rozmowa rekrutacyjna (7 dni)
5. Zadanie / test (7 dni)
6. Oferta (5 dni)
7. Zatrudnienie

Etapy zmienisz na karcie rekrutacji (zakładka „Etapy”). Statusy rekrutacji: szkic, otwarta, wstrzymana, zamknięta. Tylko „otwarta” jest widoczna na stronie kariery.

3Ogłoszenie i warunki

Zakładka „Ogłoszenie i warunki” na karcie rekrutacji:

• nazwa stanowiska, dział, lokalizacja, tryb pracy (stacjonarnie / hybrydowo / zdalnie), forma umowy, wymiar, liczba miejsc;
• wynagrodzenie – od–do, brutto / netto, okres (miesięcznie, za godzinę, rocznie). Przełącznik Pokaż wynagrodzenie w ogłoszeniu decyduje, czy kwota jest publiczna;
• kryteria ustalania wynagrodzenia;
• treść ogłoszenia, wymagania i „oferujemy” (jedna pozycja w wierszu – na stronie kariery będą punktami);
• publikacja do (data), publikacja na stronie kariery, pytania do kandydatów (patrz Pytania do kandydatów).

4Strona kariery

Co to jest

Każda firma w Logos ma własną, publiczną stronę z ofertami pracy: https://{twoja-firma}.logos.pl/kariera – np. firma z adresem programu abc.logos.pl ma stronę abc.logos.pl/kariera. Strona nie wymaga logowania i działa na telefonie. Kandydat widzi listę ofert, otwiera ofertę i wysyła zgłoszenie z CV. Zgłoszenie trafia od razu na tablicę rekrutacji – bez przepisywania maili i bez portali pośredniczących.

Włączenie (jednorazowo)

1. Otwórz ustawieniaKadryRekrutacja → przycisk Strona kariery (obok „Nowa rekrutacja”). Znaczek na przycisku pokazuje, czy strona jest włączona. Przycisk wymaga prawa p_rekrutacja_wszystkie.
2. WłączStrona kariery włączona.
3. UzupełnijTytuł strony (np. „Pracuj z nami”, domyślnie „Kariera – nazwa firmy”), Kolor nagłówka, przycisków i linków, Opis firmy nad listą ofert, Strona www firmy (trafia do danych dla Google) i Klauzula informacyjna RODO – podpowiadana z danymi firmy z kartoteki (cel i podstawa prawna: art. 22¹ KP i art. 6 RODO, okres przechowywania, prawa kandydata, skarga do Prezesa UODO). Przeczytaj ją i dostosuj, np. dopisz inspektora ochrony danych, jeśli go masz.
4. PotwierdzenieWysyłaj kandydatowi potwierdzenie – patrz Co się dzieje po wysłaniu zgłoszenia.
5. ZapiszW dolnej części okna są gotowe adresy do skopiowania (przycisk z kartkami) albo otwarcia (strzałka): adres strony kariery, kanał ofert JSON, kanał ofert XML i kod widżetu na stronę www.

Wyłączenie strony ukrywa od razu wszystko: stronę, oferty, kanały i widżet – kandydat zobaczy „nie znaleziono”. Rekrutacje i kandydaci w programie zostają bez zmian.

Publikacja ogłoszenia

1. Otwórz rekrutację→ zakładka „Ogłoszenie i warunki”.
2. Włącz publikacjęW ramce „Strona kariery” włącz Publikuj ogłoszenie na stronie kariery.
3. TerminUstaw Publikacja do – ostatni dzień przyjmowania zgłoszeń. Puste pole oznacza ogłoszenie bez terminu.
4. Pytania i zapisOpcjonalnie dodaj pytania (niżej) i kliknij Zapisz.

Ogłoszenie jest widoczne, gdy spełnione są wszystkie trzy warunki:

Do tego cała strona kariery musi być włączona – gdy nie jest, pod przełącznikiem pojawia się ostrzeżenie. Po zapisaniu pod przełącznikiem widać adres ogłoszenia, np. abc.logos.pl/kariera/magazynier-k-m – ten link możesz wkleić w post na Facebooku, LinkedInie albo w ogłoszenie na portalu. Na górze karty rekrutacji pojawia się znaczek „na stronie kariery”. Wstrzymanie albo zamknięcie rekrutacji zdejmuje ogłoszenie ze strony od razu, a następnego dnia po dacie „Publikacja do” znika ono samo.

Kandydat widzi w ofercie: nazwę stanowiska, lokalizację, tryb pracy, formę umowy i wymiar, wynagrodzenie (tylko z włączonym „Pokaż wynagrodzenie w ogłoszeniu”), termin zgłoszeń, treść, wymagania, „oferujemy” i formularz. Danych wewnętrznych (zespół, oceny, etapy, kryteria wynagrodzenia, koszt) nie widać.

Pytania do kandydatów

W ramce „Strona kariery” kliknij Dodaj pytanie – do 15 pytań na ogłoszenie. Każde pytanie ma treść (np. „Czy masz uprawnienia UDT na wózki widłowe?”), rodzaj odpowiedzi (tak / nie, tekst albo liczba), znacznik „wymagane” (formularza nie da się wysłać bez odpowiedzi) i opcjonalnie „eliminujące” z oczekiwaną odpowiedzią.

Gdzie widać znacznik:

• na karcie kandydata na tablicy – czerwone „⚠ elim.”;
• w oknie kandydata – czerwona ramka nad przyciskami, a w profilu (Odpowiedzi na pytania) podświetlona odpowiedź z dopiskiem, czego oczekiwano, np. „inna niż oczekiwana (oczekiwano: co najmniej 2)”;
• na osi czasu – wpis zgłoszenia z dopiskiem o pytaniu eliminującym.

Formularz aplikacji

Błędnie wypełnione pola formularz zaznacza i zachowuje wpisane dane – kandydat poprawia tylko to, co trzeba, ale plik CV musi wskazać ponownie.

Co się dzieje po wysłaniu zgłoszenia

1. Kandydat widzi stronę „Dziękujemy za zgłoszenie”.
2. W programie powstaje kandydat. Jeśli kandydat o tym e-mailu jest już w bazie (np. z innej rekrutacji), zgłoszenie dopisuje się do niego, a puste dane się uzupełniają.
3. Zgłoszenie trafia do pierwszego etapu tablicy kanban, np. „Nowe aplikacje”, ze źródłem „strona kariery”.
4. CV jest w plikach kandydata, a odpowiedzi na pytania i oczekiwania – w oknie kandydata.
5. Na osi kandydata pojawia się wpis „Zgłoszenie ze strony kariery” (ewentualnie z dopiskiem o pytaniu eliminującym albo „kandydat już w bazie”).
6. Jeśli kandydat zaznaczył zgodę na przyszłe rekrutacje, program zapisuje ją z datą i treścią. Zgoda jest ważna 12 miesięcy.
7. Jeśli w ustawieniach włączone jest potwierdzenie, kandydat dostaje e-mail z poczty firmy (Administracja → ustawienia poczty). Treść pochodzi z szablonu wiadomości rodzaju „Potwierdzenie zgłoszenia” (patrz Wiadomości do kandydatów) – możesz ją zmienić, np. dopisać, ile trwa rekrutacja. Wysłana wiadomość jest na osi kandydata. Gdy poczta firmy nie jest skonfigurowana, zgłoszenie i tak się zapisuje, tylko bez e-maila.

Drugie zgłoszenie z tego samego adresu e-mail do tej samej rekrutacji jest odrzucane z komunikatem „Z tego adresu e-mail jest już zgłoszenie w tej rekrutacji” (wielkość liter nie ma znaczenia). Na inne rekrutacje ten sam kandydat może aplikować bez ograniczeń.

Ochrona przed spamem

Formularz chronią trzy zabezpieczenia, niewidoczne dla kandydata: ukryte pole-pułapka (wypełniają je tylko automaty), minimalny czas (formularz wysłany szybciej niż 4 sekundy po otwarciu strony uznajemy za automat) i limit – najwyżej 5 zgłoszeń w ciągu 10 minut z jednego adresu internetowego (po przekroczeniu kandydat widzi prośbę, żeby spróbował za kilka minut).

Przy pułapce i zbyt szybkim wysłaniu automat dostaje stronę „Dziękujemy”, ale nic się nie zapisuje – nie dowie się, że go wykryto. Jeśli kandydat twierdzi, że wysłał zgłoszenie, a na tablicy go nie ma, poproś o ponowne wysłanie. Limit liczy zgłoszenia z jednego adresu internetowego – jeśli kilka osób aplikuje z tej samej sieci (np. na targach pracy z jednego Wi-Fi), mogą chwilę poczekać.

Google for Jobs

Każda oferta ma w kodzie strony ustandaryzowany opis ogłoszenia (schema.org JobPosting): stanowisko, opis, datę publikacji i termin ważności, rodzaj zatrudnienia (pełny etat, część etatu, zlecenie / B2B albo staż – rozpoznawany z wymiaru i formy umowy), lokalizację albo pracę zdalną, firmę i wynagrodzenie, jeśli jest jawne. Dzięki temu Google może pokazać ofertę w wynikach wyszukiwania pracy (np. „praca magazynier Gryfino”).

• dodaj link do strony kariery na stronie www firmy (np. w menu „Kariera”) albo wklej widżet;
• jeśli masz Google Search Console, zgłoś adres oferty do zaindeksowania;
• poprawność danych sprawdzisz w narzędziu Google „Test wyników z elementami rozszerzonymi” – wklej adres oferty.

Google sam decyduje, czy i kiedy pokaże ofertę – zwykle trwa to od kilku dni do kilku tygodni. Większe szanse mają oferty z jawnym wynagrodzeniem, lokalizacją i terminem ważności.

Kanały ofert (JSON i XML)

Dla programisty strony www, portalu albo agregatora ogłoszeń:

• JSON: https://{firma}.logos.pl/kariera/oferty.json – lista aktualnych ofert: nazwa, lokalizacja, tryb, forma umowy, wymiar, wynagrodzenie (tylko jawne), treść, wymagania, oferujemy, daty i link do oferty. Można go pobierać z dowolnej strony, z poziomu przeglądarki.
• XML: https://{firma}.logos.pl/kariera/oferty.xml – to samo w XML, dla agregatorów ogłoszeń.

Kanały pokazują tylko to, co jest publiczne na stronie kariery – bez pytań, kandydatów i danych wewnętrznych – i odświeżają się co kilka minut.

Widżet na stronę www firmy

W oknie „Strona kariery” skopiuj kod widżetu:

<div id="logos-kariera"></div>
<script src="https://{firma}.logos.pl/kariera/widzet.js" async></script>

Wklej go w miejscu, gdzie mają się pojawić oferty – w WordPressie w bloku „Własny HTML”, w innych systemach w elemencie „kod HTML”. Widżet pokazuje aktualną listę ofert w kolorze z ustawień, a kliknięcie oferty otwiera ją na stronie kariery. Nowe ogłoszenia pojawiają się w widżecie same, strony www nie trzeba zmieniać. Gdy ofert nie ma, widżet pisze „Obecnie nie prowadzimy rekrutacji”.

Najczęstsze problemy

5Tablica kandydatów (kanban)

• Kolumny to etapy z liczbą kandydatów. Przeciągnij kartę do innej kolumny, żeby zmienić etap.
• Karta pokazuje kandydata, dni na etapie, średnią ocenę, liczbę plików, tagi, źródło i znacznik eliminacji (czerwone „⚠ elim.”). Alarm pojawia się, gdy kandydat czeka na etapie dłużej niż limit dni etapu.
• Zaznacz kilka kart, żeby przenieść, odrzucić, oznaczyć tagiem albo napisać do nich zbiorczo.
• Odrzucenie wymaga powodu (brak kwalifikacji, za małe doświadczenie, oczekiwania finansowe, wybrano innego kandydata, brak kontaktu…). Odrzuconego można przywrócić – odrzuceni i wycofani są pod tablicą.
• Gdy etapy nie mieszczą się na ekranie, przewijaj je strzałkami Etapy: ‹ › nad tablicą.

Zakładka „Kandydaci” pokazuje tych samych kandydatów jako tabelę z kolumnami do wyboru, eksportem i sortowaniem.

Dodaj kandydata dodaje kandydata ręcznie, np. z maila, polecenia albo targów: dane kontaktowe, źródło i etap, tagi, oczekiwania, zgoda na przyszłe rekrutacje (zapisywana z datą i treścią), CV i inne pliki (PDF, DOC, DOCX, ODT, RTF, JPG, PNG do 10 MB, do 5 plików). Ten sam adres e-mail oznacza tego samego kandydata – jego historia łączy się w jedną.

6Okno kandydata

Kliknięcie karty otwiera okno kandydata. U góry: etap, odrzucenie z powodem i „Wycofał(a) się”. W oknie:

• dane kontaktowe, tagi, źródło, zgoda na przyszłe rekrutacje i jej ważność;
• list, oczekiwania i odpowiedzi na pytania ze strony kariery;
• pliki – CV i inne dokumenty, z podglądem w oknie;
• oceny – każdy członek zespołu ocenia według karty ocen (kryteria z wagami) i daje rekomendację: zdecydowanie tak / raczej tak / raczej nie / zdecydowanie nie, plus komentarz. Cudze oceny widać dopiero po wystawieniu własnej, żeby nie sugerować się innymi. Opiekun widzi wszystkie i średnią;
• notatki i oś czasu – zgłoszenie, zmiany etapów, oceny, spotkania, wiadomości, odrzucenie;
• spotkania (patrz Spotkania i Planer) i inne aplikacje tego kandydata w firmie.

Ślepa rekrutacja (zakładka „Zespół i oceny”): oceniający nie widzą danych identyfikujących kandydata – imienia, nazwiska, kontaktu i plików – tylko kwalifikacje i odpowiedzi. Ogranicza to nieświadome uprzedzenia.

7Wiadomości do kandydatów

Kandydatom piszesz z programu, z poczty firmy (Administracja → ustawienia poczty). Każda wiadomość trafia na oś czasu kandydata z tematem i treścią (rozwiń „Treść wiadomości”) i ma kopię na skrzynce firmy, jeśli w ustawieniach poczty jest e-mail odbiorczy. Cała historia kontaktu jest w jednym miejscu.

Szablony. KadryRekrutacja → Szablony wiadomości. Na start program zakłada pięć szablonów: potwierdzenie zgłoszenia, zaproszenie na rozmowę, prośba o termin rozmowy, odmowa po selekcji CV i odmowa po rozmowie. Każdy szablon ma nazwę, rodzaj (potwierdzenie, zaproszenie, prośba o termin, odmowa, oferta, informacja, inne), temat i treść. Szablon nieaktywny nie pojawia się przy wysyłce. Szablony zmienia osoba z prawem p_rekrutacja_wszystkie, a pozostali tylko z nich korzystają.

Znaczniki w nawiasach kwadratowych program zamienia przy wysyłce na dane:

1. Do jednego kandydataW oknie kandydata kliknij Wiadomość, wybierz szablon albo napisz od zera (znaczniki wstawisz kliknięciem pod treścią).
2. PodglądPodgląd pokazuje tekst z podstawionymi danymi i adres odbiorcy.
3. WyślijWyślij.

• Do wielu kandydatów: na tablicy zaznacz karty i kliknij Wiadomość… na pasku zbiorczym. Każdy kandydat dostaje osobny e-mail ze swoimi danymi, więc adresy nie są widoczne dla innych.
• Odmowa przy odrzuceniu: po wybraniu powodu odrzucenia (w oknie kandydata albo zbiorczo) zaznacz Wyślij kandydatowi odmowę. Program wyśle szablon rodzaju „Odmowa”; gdy szablonów odmowy jest kilka, wybierzesz jeden z listy.
• Wiadomości wysyła opiekun albo menedżer rekrutacji. Oceniający nie wysyła i w ślepej rekrutacji nie widzi treści wiadomości. Kandydat bez adresu e-mail jest pomijany – program podaje, kogo pominął i dlaczego.
• Gdy wiadomość nie wyszła (brak e-maila, błąd poczty firmy – np. złe hasło do skrzynki), program pokazuje czerwony komunikat „NIE WYSŁANO do…” z przyczyną, a na osi kandydata zostaje wpis ⚠️ „Wiadomość NIE wysłana – przyczyna” z treścią, której kandydat nie dostał. Jeśli w wiadomości był link (terminy rozmowy, oferta), skopiuj go w oknie kandydata i przekaż inaczej, np. telefonicznie albo SMS-em.

8Spotkania i Planer

Spotkania z kandydatem planujesz w oknie kandydata, na zakładce „Spotkania”. Są dwa sposoby: sam ustalasz termin (Zaplanuj spotkanie) albo kandydat wybiera termin z kilku Twoich propozycji (Zaproponuj terminy do wyboru…). Spotkania planuje opiekun albo menedżer rekrutacji; oceniający widzi spotkania, ale ich nie planuje.

Zaplanuj spotkanie (termin ustalasz Ty)

1. RodzajRozmowa telefoniczna, rozmowa rekrutacyjna, rozmowa online, zadanie / test albo dzień próbny.
2. Termin i miejsceDzień, godzina, czas trwania i miejsce (adres albo link do rozmowy online).
3. ZespółZaznacz osoby z zespołu rekrutacji, które mają być na spotkaniu; opcjonalnie dopisz notatkę lub agendę – trafi do opisu wydarzenia.
4. ZaproszenieZaznacz Wyślij kandydatowi zaproszenie e-mailem (z plikiem .ics do kalendarza), jeśli kandydat ma się o spotkaniu dowiedzieć od razu – program użyje szablonu rodzaju „Zaproszenie”.
5. ZaplanujZaplanuj.

Co się dzieje po zapisaniu:

• spotkanie trafia do Twojego kalendarza w Planerze z przypomnieniem 30 minut przed;
• zaproszone osoby z zespołu dostają powiadomienie w Planerze i odpowiadają: tak / nie / może;
• kandydat (gdy zaznaczyłeś zaproszenie) dostaje e-mail z plikiem .ics – jednym kliknięciem doda spotkanie do swojego kalendarza (Google, Outlook, Apple);
• na osi czasu kandydata pojawia się wpis o spotkaniu i o wysłanej wiadomości.

W zaproszeniu działają dodatkowe znaczniki:

Kandydat w pliku .ics widzi tylko rodzaj spotkania, stanowisko, nazwę firmy i miejsce – nie widzi nazwisk osób z zespołu. Przy każdym zaplanowanym spotkaniu jest odnośnik .ics – pobierzesz ten sam plik, który dostał kandydat (np. żeby przesłać go innym kanałem).

Zaproponuj terminy do wyboru (kandydat wybiera sam)

Zamiast wymieniać maile „czy pasuje wtorek?”, podaj kilka wolnych terminów, a kandydat kliknie ten, który mu odpowiada.

1. OtwórzW oknie kandydata, na zakładce „Spotkania”, kliknij Zaproponuj terminy do wyboru…. Dla kilku kandydatów naraz: zaznacz karty na tablicy i kliknij Terminy… na pasku zbiorczym.
2. SpotkanieWybierz rodzaj spotkania, czas trwania i miejsce.
3. TerminyWybierz dzień i godzinę, kliknij Dodaj termin. Program podpowiada kolejną godzinę (czas spotkania + 15 minut przerwy). Możesz dodać do 30 terminów.
4. ZespółZaznacz osoby z zespołu, które mają być na spotkaniu.
5. WiadomośćProgram wstawia szablon rodzaju „Prośba o termin”. Znacznik [link_terminu] to osobisty link kandydata – jeśli go usuniesz z treści, program dopisze link na końcu.
6. WyślijWyślij propozycję.

Kandydat dostaje e-mail z linkiem. Strona z linku pokazuje proponowane terminy i działa bez logowania, także gdy strona kariery jest wyłączona. Kandydat:

• wybiera termin i klika „Potwierdzam termin” – spotkanie staje się zaplanowane, trafia do Twojego kalendarza w Planerze (z zaproszeniem dla wybranych osób z zespołu), a kandydat dostaje e-mail z potwierdzeniem i plikiem .ics;
• albo klika „Żaden termin mi nie pasuje” i może napisać, kiedy może. Na karcie spotkania pojawia się czerwona etykieta „kandydat prosi o inny termin”, a jego wiadomość jest na osi czasu. Link działa dalej, więc kandydat może jeszcze wybrać któryś z terminów.

Na zakładce „Spotkania” propozycja ma etykietę „czeka na wybór kandydata”, listę proponowanych terminów i przycisk „kopiuj” z linkiem kandydata (np. żeby wysłać go SMS-em).

Odwołanie

Przycisk Odwołaj przy spotkaniu usuwa wydarzenie z Planera. Przy zaplanowanym spotkaniu pyta, czy powiadomić kandydata – jeśli tak, kandydat dostaje e-mail z plikiem .ics, który usuwa spotkanie z jego kalendarza. Przy propozycji terminów unieważnia link – kandydat zobaczy „Propozycja nieaktualna”. Gdy wydarzenie w Planerze założył ktoś inny (np. drugi menedżer), zostaje w jego kalendarzu, a odwołanie widać w rekrutacji.

9Oferta pracy z akceptacją online

Gdy wybierzesz kandydata, wyślij mu ofertę z programu. Kandydat dostaje e-mail z linkiem i ofertą w PDF, a na stronie oferty klika „Akceptuję” albo „Odrzucam”. Nie musisz pilnować odpowiedzi w skrzynce – program zapisze ją i powiadomi zespół.

Jak wysłać ofertę

1. OtwórzW oknie kandydata otwórz zakładkę „Oferta” i kliknij Przygotuj ofertę….
2. WarunkiProgram podpowiada je z ogłoszenia: stanowisko, formę zatrudnienia, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie (kwota, waluta, brutto lub netto, okres), miejsce pracy i „Dodatkowo oferujemy”. Zmień je dla tego kandydata i dopisz datę rozpoczęcia pracy.
3. WażnośćUstaw Oferta ważna do – domyślnie 7 dni. Popraw wstęp oferty, jeśli chcesz.
4. WiadomośćProgram wstawia szablon rodzaju „Oferta pracy”, a gdy go nie ma – gotowy tekst. Zostaw zaznaczone Dołącz ofertę w PDF.
5. WyślijWyślij ofertę.

W wiadomości działają dodatkowe znaczniki:

Po wysłaniu oferta ma status „czeka na odpowiedź”, kandydat przechodzi do etapu „Oferta” (jeśli był na wcześniejszym etapie), a na osi czasu jest wpis o wysłanej ofercie i wiadomości. Ofertę wyślesz tylko kandydatowi w toku i z adresem e-mail – kandydatowi bez e-maila przekaż ją inaczej.

Co widzi kandydat

Strona z linku pokazuje warunki, wstęp, datę ważności i odnośnik „Pobierz PDF”. Kandydat może dopisać komentarz (np. „mogę zacząć od 1-go”) i kliknąć:

• „Akceptuję ofertę” – oferta jest „zaakceptowana”, kandydat dostaje e-mail z podziękowaniem;
• „Odrzucam” (z potwierdzeniem) – oferta jest „odrzucona przez kandydata”.

Strona nie wymaga logowania, działa także przy wyłączonej stronie kariery i nie jest indeksowana przez wyszukiwarki.

Powiadomienie zespołu

Odpowiedź kandydata (z komentarzem) trafia na oś czasu. Ty i opiekun rekrutacji dostajecie wiadomość w czacie „Planer” (dzwonek powiadomień w nagłówku) z odnośnikiem do rekrutacji. Tak samo program powiadamia, gdy kandydat wybierze termin spotkania albo poprosi o inny (patrz Zaproponuj terminy do wyboru).

Statusy oferty

Przy każdej ofercie są przyciski PDF (podgląd oferty w oknie), Link (kopiuje link kandydata) i Wycofaj (link przestaje działać, kandydat zobaczy „Oferta nieaktualna”). Chcesz zmienić warunki? Wyślij nową ofertę – poprzednia zostanie wycofana automatycznie.

Ofertę przygotowuje, wysyła i wycofuje opiekun albo menedżer rekrutacji. Oceniający widzi tylko status oferty – bez warunków, wynagrodzenia, PDF i linku.

10Zatrudnienie i onboarding

Gdy kandydat przyjmie ofertę, zatrudnij go jednym przyciskiem. Program założy pracownika w kartotece i przygotuje listę zadań wdrożenia (onboarding) z terminami, żeby nic nie umknęło – od badań lekarskich po ocenę po okresie próbnym.

Kto może zatrudnić

Opiekun albo menedżer rekrutacji, który ma też prawo p_pracownicy (Pracownicy) – bo zatrudnienie zakłada pracownika w kartotece. Bez tego prawa przycisk jest wyszarzony, a po kliknięciu program pokaże, którego prawa brakuje. W ślepej rekrutacji, po anonimizacji i po zatrudnieniu przycisku nie ma.

Jak zatrudnić

1. OtwórzOtwórz kandydata i kliknij Zatrudnij… (pod etapem i przyciskami odrzucenia).
2. Sprawdź danePracownik w kartotece – domyślnie „Nowy pracownik”; jeśli w kartotece jest już osoba o tym samym imieniu i nazwisku (np. była pracownica wraca), program to podpowie – wybierz ją, żeby nie dublować pracownika. Indeks pracownika – wolny indeks z nazwiska i inicjału imienia (np. KOWALSKIJ), możesz go zmienić. Data rozpoczęcia pracy – z przyjętej oferty pracy. Stanowisko – z oferty albo rekrutacji; jeśli nie ma go w słowniku stanowisk firmy, pracownik zostanie założony bez stanowiska, a program o tym przypomni.
3. OnboardingPrzejrzyj listę zadań wdrożenia: odznacz zbędne, zmień nazwy, liczbę dni, odpowiedzialnych, dodaj własne.
4. OpcjeUtwórz listę „Onboarding” w moim Planerze – zadania trafią do Twojego Planera z terminami i będą powiązane z kartą pracownika. Zamknij rekrutację (zatrudniono) i zdejmij ogłoszenie – zaznaczone samo, gdy obsadzasz ostatnie miejsce.
5. ZatrudnijZatrudnij.

Program zakłada pracownika z danymi kandydata (nazwisko, imię, telefon, data urodzenia, stanowisko i dywizja z rekrutacji, kwalifikacje w polu „Posiadane uprawnienia”) – resztę (PESEL, adres, konto, umowę) uzupełnisz w karcie pracownika. Kandydat przechodzi do etapu „Zatrudnienie” (status „zatrudniony”), a zdarzenie trafia na oś czasu i do czatu Planera zespołu rekrutacji.

Lista zadań wdrożenia

Domyślna lista wynika z przepisów i dobrych praktyk. Terminy liczymy od dnia rozpoczęcia pracy:

Zakładka „Onboarding”

Po zatrudnieniu w oknie kandydata pojawia się zakładka „Onboarding” z licznikiem „wykonane / wszystkie” (czerwony, gdy coś jest po terminie):

• zaznacz zadanie, gdy jest zrobione – jeśli zadanie jest w Planerze, tam też zmieni się na „zrobione”, i odwrotnie: odhaczenie w Planerze widać w rekrutacji;
• zadanie po terminie ma czerwoną datę;
• przy skierowaniu na badania i informacji o warunkach zatrudnienia jest odnośnik druk – otwiera Druki urzędowe w karcie pracownika;
• Karta pracownika – przejście do kartoteki; na dole dodasz własne zadanie z terminem.

Zadania z Planera widać też w karcie pracownika, w sekcji Planer → Zadania i terminy.

11Zespół, karta ocen i etapy

• Zespół i oceny: opiekun, członkowie zespołu z rolą menedżer albo oceniający, karta ocen (kryteria i wagi, np. Doświadczenie ×2, Komunikacja ×1) i przełącznik ślepej rekrutacji.
• Etapy: nazwa, rodzaj, limit dni, kolor i kolejność. Etapy zmienia opiekun.

12RODO – dane kandydatów

Program sam pilnuje, jak długo przechowujesz dane kandydatów, i usuwa je po terminie. Kandydat ma własną stronę, na której wycofa zgodę, aplikację albo zażąda usunięcia danych – dział kadr nie musi prowadzić tego w arkuszu.

Okno RODO (przycisk na liście rekrutacji) i operacje na danych osobowych są dostępne dla osoby z prawem p_rekrutacja_wszystkie (Rekrutacja – wszystkie rekrutacje). Opiekun czy menedżer jednej rekrutacji ich nie widzi – przycisk jest wyszarzony.

Zasady

• Klauzula informacyjna jest na stronie kariery przy każdym formularzu. Przy kandydatach dodawanych ręcznie przekaż ją sam.
• Zgoda na przyszłe rekrutacje jest dobrowolna, osobna i zapisana z datą i treścią. Domyślnie jest ważna 12 miesięcy.
• Bez tej zgody dane kandydata służą tylko tej jednej rekrutacji.
• Pytania eliminujące nie odrzucają automatycznie – decyduje człowiek (art. 22 RODO).

Jak długo przechowujemy dane

Termin i jego podstawę widać w oknie kandydata, w sekcji RODO. Dlaczego 3 miesiące: to częsta praktyka, która daje czas na pytania i ewentualne roszczenia kandydata (np. o dyskryminację, art. 18³ᵈ KP), a jednocześnie nie trzyma danych dłużej, niż trzeba (zasada ograniczenia przechowywania, art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Możesz ustawić inny okres – wpisz wtedy uzasadnienie do polityki ochrony danych firmy.

Automatyczna anonimizacja

Codziennie o 3:40 program anonimizuje kandydatów po terminie. Anonimizacja:

• zmienia imię i nazwisko na „Kandydat #numer” i usuwa e-mail, telefon, miejscowość, datę urodzenia, linki (np. LinkedIn), wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie, notatki i tagi;
• usuwa pliki CV i załączniki z dysku;
• usuwa list motywacyjny, odpowiedzi na pytania i oczekiwania z aplikacji;
• usuwa treść notatek i wiadomości z osi czasu – zostają same wpisy „(usunięto – RODO)” i przejścia między etapami;
• usuwa komentarze w ocenach (oceny liczbowe zostają, statystyka rekrutacji się nie zmienia);
• usuwa notatki i miejsca spotkań, treść ofert i linki kandydata; w Planerze spotkanie nazywa się „Spotkanie rekrutacyjne: Kandydat #numer”.

Okno RODO

KadryRekrutacja → RODO:

• Ustawienia – okres przechowywania po zamknięciu rekrutacji (miesiące), ważność zgody na przyszłe rekrutacje (miesiące) i przełącznik Anonimizuj automatycznie (co noc). Jeśli go wyłączysz, program tylko pokaże kandydatów po terminie, a anonimizujesz ich sam;
• zakładka Po terminie – kandydaci, których dane trzeba usunąć; przycisk Anonimizuj teraz usuwa dane wszystkich od razu;
• zakładka Żądania – kandydaci, którzy zażądali usunięcia danych. Masz na to miesiąc (art. 12 ust. 3 RODO). Otwórz kandydata i użyj Usuń dane (RODO)…;
• zakładka Rejestr zgód – kto wyraził zgodę na przyszłe rekrutacje, kiedy, do kiedy i czy jest aktywna, wygasła albo wycofana. To dowód zgody na wypadek kontroli UODO.

Link kandydata „Twoje dane w rekrutacji”

Każdy kandydat ma osobisty, podpisany link. Na tej stronie widzi swoje aplikacje i może wycofać aplikację (opcjonalnie z powodem), widzi zgodę na przyszłe rekrutacje i może ją wycofać jednym kliknięciem (art. 7 ust. 3 RODO) oraz może zażądać usunięcia danych (art. 17 RODO). Każde działanie trafia na oś czasu kandydata, a opiekun rekrutacji dostaje powiadomienie w czacie Planera.

Jak przekazać link: w wiadomości do kandydata wstaw znacznik [link_rezygnacji] (warto dodać go do szablonów potwierdzenia aplikacji i odmowy) albo skopiuj link w oknie kandydata (sekcja RODO → Link kandydata (zgody, usunięcie)). Linku nie da się podrobić ani zmienić na innego kandydata; po anonimizacji przestaje działać.

Prawo dostępu i usunięcie na żądanie

• Eksport danych (JSON) – pobiera plik JSON ze wszystkim, co program wie o kandydacie: dane, aplikacje, odpowiedzi, pliki (nazwy), historię, oceny, spotkania, oferty, okres przechowywania i dane administratora. Przekaż go kandydatowi, gdy zażąda dostępu do danych (art. 15 RODO) albo ich przeniesienia (art. 20);
• Usuń dane (RODO)… – natychmiastowa anonimizacja z podaniem powodu (np. „żądanie kandydata z 6.11.2026”). Powód zostaje w historii.

Eksport i usunięcie zapisują się na osi czasu kandydata (kto i kiedy).

13Baza kandydatów i duplikaty

Dobry kandydat z poprzedniej rekrutacji to najszybsze zatrudnienie. Baza kandydatów pokazuje wszystkich, którzy zgodzili się na udział w przyszłych rekrutacjach, i pozwala jednym kliknięciem zaprosić ich do nowej. Przycisk Baza kandydatów jest na liście rekrutacji i działa dla osoby z prawem p_rekrutacja_wszystkie (inni widzą go wyszarzonego).

Kto jest w bazie

Tylko kandydaci z aktywną zgodą na przyszłe rekrutacje (zaznaczona i nie wygasła). Kandydat bez zgody jest widoczny tylko w rekrutacji, na którą aplikował – tak wymaga RODO. Gdy zgoda wygaśnie albo kandydat ją wycofa, znika z bazy.

Wyszukiwanie

• Szukaj – słowa w kwalifikacjach, doświadczeniu, wykształceniu, tagach, imieniu, nazwisku, e-mailu, telefonie, miejscowości. Przy kilku słowach kandydat musi mieć wszystkie (np. „spawanie MAG”);
• Tag, Miejscowość;
• Ocena – najlepsza ocena z dotychczasowych rekrutacji (co najmniej 3,0 / 4,0 / 4,5).

Tabela pokazuje też ostatnią rekrutację kandydata (z etapem i statusem), liczbę aplikacji i datę ważności zgody. Kolumny e-mail i telefon włączysz w ustawieniach tabeli.

Dopasowanie do rekrutacji

Wybierz rekrutację w polu Dopasuj do rekrutacji. Program policzy dla każdego kandydata dopasowanie 0–100% i ułoży listę od najlepszego:

Nad tabelą widać słowa kluczowe rekrutacji, a po najechaniu na wynik – słowa, które trafiły. Im lepiej opiszesz wymagania i uzupełnisz kwalifikacje i tagi kandydatów, tym trafniejsze dopasowanie. Dopasowanie to podpowiedź – nikogo nie odrzuca (art. 22 RODO).

Zaproszenie do rekrutacji

1. RekrutacjaWybierz rekrutację w polu Dopasuj do rekrutacji.
2. KandydaciZaznacz kandydatów (albo Zaznacz wszystkich). Kandydatów, którzy już są w tej rekrutacji, nie da się zaznaczyć.
3. ZaprośZaproś do rekrutacji – kandydaci trafią na tablicę w pierwszym etapie, ze źródłem „baza kandydatów”; albo Zaproś i napisz… – to samo plus wiadomość z poczty firmy (szablon i znaczniki jak w Wiadomościach, np. „Dzień dobry [imie], mamy nową ofertę: [stanowisko]”).

Program pominie kandydatów bez aktywnej zgody i tych, którzy już są w rekrutacji – w komunikacie podaje, kogo i dlaczego. Do zamkniętej rekrutacji nie można zapraszać.

Duplikaty

Ten sam człowiek może trafić do programu kilka razy, np. raz z prywatnego, raz ze służbowego e-maila. Zakładka Duplikaty w oknie bazy pokazuje grupy kandydatów, którzy mają ten sam e-mail, ten sam telefon (porównujemy 9 ostatnich cyfr, więc „+48 601 234 567” i „601-234-567” to ten sam numer) albo to samo imię, nazwisko i datę urodzenia.

Zaznacz, którego kandydata zostawić (domyślnie tego z największą liczbą aplikacji), i kliknij Scal w kandydata #…. Scalenie:

• przenosi aplikacje pozostałych do wybranego kandydata. Gdy obaj byli w tej samej rekrutacji, zostaje jedna aplikacja, a przechodzą do niej historia, notatki, pliki, spotkania, oferty i oceny (jeśli ta sama osoba oceniła oba zgłoszenia na tym samym etapie, zostaje ocena wybranego kandydata);
• przenosi pliki CV i wpisy z osi czasu;
• uzupełnia puste pola (np. telefon, miejscowość), łączy tagi i zostawia zgodę na przyszłe rekrutacje, która wygasa później;
• usuwa pozostałych kandydatów i zapisuje na osi, kto został scalony.

Możliwy duplikat widać też w oknie kandydata, w zakładce „Profil” – żółta ramka „Możliwy duplikat” z przyciskiem Scal z tym kandydatem (również tylko z prawem do wszystkich rekrutacji).

14API i asystent AI

• API: GET /api/v1/rekrutacje, /rekrutacje/{id} (z tablicą kandydatów, ustawieniem publikacji i pytaniami), /rekrutacje/aplikacje/{id}. Wiadomości: GET /api/v1/rekrutacje/szablony, POST /api/v1/rekrutacje/aplikacje/{id}/wiadomosci (token z zapisem). Prawa jak w programie.
• Zatrudnienie: POST /api/v1/rekrutacje/aplikacje/{id}/zatrudnij, PATCH /api/v1/rekrutacje/onboarding/{id} (token z zapisem; prawo do pracowników).
• Baza kandydatów i duplikaty: GET /api/v1/rekrutacje/baza (filtry jak w oknie, id_rekrutacji – dopasowanie), POST /api/v1/rekrutacje/baza/zapros, GET /api/v1/rekrutacje/duplikaty, POST /api/v1/rekrutacje/kandydaci/{id}/scal (zapis – token z zapisem). Tylko z prawem do wszystkich rekrutacji.
• RODO: GET /api/v1/rekrutacje/rodo (ustawienia, po terminie, żądania, rejestr zgód), GET /api/v1/rekrutacje/kandydaci/{id}/eksport, POST /api/v1/rekrutacje/kandydaci/{id}/anonimizuj (token z zapisem). Tylko z prawem do wszystkich rekrutacji.
• Publiczne kanały ofert nie wymagają tokenu (patrz Kanały ofert).
• Asystent AI (MCP dla LLM) odpowie m.in. na pytania: „którzy kandydaci czekają za długo”, „kto ze strony kariery nie spełnia pytania eliminującego”, „czyje dane trzeba usunąć (RODO)”, „kto wycofał zgodę”, „kto z bazy kandydatów pasuje do rekrutacji spawacza”, „czy mamy zdublowanych kandydatów”.

Instrukcja dotyczy systemu Logos Online System w wersji 2.12. Program jest stale rozwijany – jeśli coś wygląda inaczej niż na zrzutach, skontaktuj się z nami.