Duża firma państwowa – informacje o kliencie

Największy szpital w woj. zachodniopomorskim, dział odpowiedzialny za środki trwałe i wyposażenie liczy około 8 osób.  Środki trwałe i wyposażanie rozmieszczone są w około 100 budynkach w 5 odległych lokalizacjach.

Sytuacja

Duża liczba środków trwałych i wyposażenia wymusiło pracę z programem internetowym, wyposażonym w wydruki kodów kreskowych, a także współpracę z kolektorami danych. Złożoność sytuacji skłoniła kadrę zarządzającą do  wdrożenia nowoczesnego rozwiązania Elaboro online system.

Historia wdrożenia systemu inwentaryzacji dla Samodzielnego
Publicznego Zespolonego Ośrodka Zdrowia „Zdroje”:

Zapotrzebowanie:

Gruntowna modernizacja systemu inwentaryzacji na terenie szpitala oraz podlegających pod niego innych jednostek lokalizacyjnych. Wdrożenie systemu
dla działu inwentaryzacji na 6 stanowiskach roboczych, współpracujących z drukarką kodów kreskowych, czytnikami kodów oraz kolektorem danych
(inwentaryzatorem). System ma obsługiwać ok. 130 magazynów (oddziały szpitalne, jednostki NZOZ i inne).

Sytuacja przed wdrożeniem:

Stany inwetaryzacyjne prowadzone były w tabelach dokumentu WORD. Istniało tyle dokumentów ile szpital posiadał jednostek geolokalizacyjnych. Wszystkie dokumenty (przyjęcia, wydania, zmiany miejsca) łącznie z arkuszami spisu z natury tworzone były ręcznie. Procedury wykonywane na dokumentach WORD wykonywane były ręcznie przez pracowników, za pomocą dodania lub usunięcia indeksu z konkretnego magazynu. Numeracja inwentarzowa również nadawana była ręcznie. Nie istniały żadne procedury zabezpieczające stany inwentaryzacji oraz dane przechowywane w plikach. Istniało spore ryzyko popełnienia błędu oraz utraty wszelkich danych. Nie istniała również historia przeprowadzanych operacji na inwentarzu.

Przebieg wdrożenia:

1.Instalacja oraz konfiguracja systemu na serwerze klienta.

2. Konfiguracja urządzeń peryferyjnych – w skład konfiguracji wchodzą:

podłączenie urządzeń peryferyjnych (drukarka kodów kreskowych, kolektor
danych, czytnik kodów kreskowych), oprogramowanie urządzeń,
konfiguracja ustawień.

3. Import bazy danych do nowego systemu – został utworzony moduł importu dla dokumentów WORD w celu zaimportowania wszystkich danych stanów
ilościowych (wartości do 1000 zł) z tabel. Drugi moduł został utworzony dla importu danych z bazy oprogramowania finansowo księgowego APUS dla
stanów wyposażenia (wartości od 1000 do 3500 zł) oraz środków trwałych (wartości powyżej 3500 zł).

4. Testy oprogramowania – sprawdzenie spójności i poprawności komunikacji systemu

5. Testy urządzeń peryferyjnych – sprawdzenie poprawnej komunikacji urządzeń peryferyjnych systemem

6. Etykietowanie jednego z oddziałów szpitalnych – Wydruk oraz metkowanie przykładowego magazynu na podstawie wprowadzonych danych magazynowych.

7. Szkolenie dla użytkowników systemu.

8. Przeprowadzenie testowej inwentaryzacji – na podstawie wprowadzonych danych magazynowych oraz metkowaniu przykładowego magazynu,
zostanie przeprowadzona próbna inwentaryzacja w celu sprawdzenia poprawności działania całego systemu.

9. Przeprowadzenie asysty powdrożeniowej – asysta polegała na obecności i rozwiązywaniu problemów w trakcie pierwszego okresu użytkowania
systemu.

Sytuacja po wdrożeniu:

W pełni zautomatyzowane procedury inwentaryzacyjne. W pełni zautomatyzowane formularze wydruków. System za pomocą automatycznego nadawania numeracji inwentarzowej, zniwelował praktycznie do zera prawdopodobieństwo wystąpienia błędów oraz luk w numeracji. Przy pomocy drukarki kodów kreskowych, pracownicy drukują etykiety z kodami paskowymi i etykietują inwentarz zamiast ręcznie go opisywać. Zmniejsza to znacznie  prawdopodobieństwo błędnego opisania produktu.

Spis z natury generowany jest automatycznie i pozwala na przeprowadzenie inwentaryzacji dla całego szpitala, konkretnej jednostki geolokalizacyjnej,
konkretnego indeksu lub grupy indeksów oraz konkretnego pracownika. Przy pomocy kolektora danych (inwentaryzatora) zniwelowano do minimum
prawdopodobieństwo popełnienia błędu w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Zmniejszyło to również czas przeprowadzenia inwentaryzacji.
System prowadzi pełną historię wszystkich wykonywanych operacji dzięki czemu widzimy co się działo z produktem od jego zaistnienia aż do zlikwidowania.

Dane systemu zabezpieczone są za pomocą wykonywanych kopii umożliwiających przywrócenie do stanu z praktycznie każdego okresu czasu.

Rozwiązanie

Pełne wdrożenie Logos online system, pozwoliło na pełną kontrola obiegu  dokumentów.  W dzisiejszych czasach dostęp do szybkich i solidnych informacji jest podstawą działania każdej firmy.

Korzyści

Poprzez informacje o przepływie dokumentów udało się usprawnić zarządzanie szpitalem.